上海陆家嘴银城中路，金融机构鳞次栉比，凸显出上海金融中心的地位。国泰君安证券股份有限公司（以下简称国泰君安）总部就坐落在此。作为目前国内规模最大、经营范围最宽、机构分布最广的证券公司之一，国泰君安及其子公司在全国各地的营业部有近300家，处于业内领先地位。国泰君安在证券领域的业绩有目共睹，但鲜为人知的是，国泰君安以客户档案大集中管理为代表的档案管理模式，也创下了诸多业内第一。
诞生：迎难而上的选择
大集中，顾名思义是指总部对其所辖全国各营业网点客户档案进行集中统一管理。所有客户档案的数字化加工、审核、保管、维护及利用都集中到总部来完成，各营业网点只需完成初期收集和移交工作，通过集约化管理，即可规范高效地实现客户档案的安全保管和高效利用。
这样的描述和定义看起来简单，然而对于国泰君安这样一家分支机构众多、分布范围广、客户档案数量大的公司来说，大集中之路不可能一蹴而就，有很多困难等着他们去克服。首先，如此大批量、网点分布较广的客户档案大集中管理在证券行业乃至金融行业尚没有可借鉴的成功先例，仅实体档案的安全运输就是一个难题。
其次，如何使这种模式可持续发展？第三，全国客户档案大集中管理，涉及大量实体档案数字化及实体档案保管利用等问题，怎样细化每一步操作，使方案切实可行？
面对这些困难，国泰君安一方面关注档案工作政策动向，深入研究档案管理发展趋势；另一方面，通过对金融行业的反复调研、考察，探索可参考的管理模式和经验。最终，在国泰君安管理层的支持和档案人的努力下，一一解决了难题。
在档案的运输和移交方面，采取由总部与专业物流公司签订总协议，全国各分支机构统一物流运输的方法，运输方式以空运为主，部分结合公路运输，所有档案资料均进行高额保值处理，确保档案运输安全。同时，由总部统一发布接收档案计划表，各分支机构按相关规定提前准备，并严格按照接收计划移交总部档案管理中心。
在档案保管方面，一次性投入预算资金2000万元（实际发生费用1456万元）筹建档案管理中心，保障了档案管理中心的高标准、高配置，显示了国泰君安领导层的决心和气魄。在档案管理的长效运营方面，采取专职档案人员与劳务外包相结合的方式，大大节省了运营成本。同时，制定、完善一系列相应规章制度及档案收集整理利用流程，确立客户档案规范管理的长效机制。
2008年，国泰君安以总使用面积3600平方米、可存放500万卷客户档案的库房为基础，在中国证券行业内率先建立了大集中档案管理模式的档案管理中心，对其下属各分支机构的客户档案进行集中管理和规范，成为中国证券行业内首家档案（电子影像和实体档案）集中化管理的大型证券公司。
创新：从硬件到软件
国泰君安档案管理中心根据职能配置了档案库房、档案查阅室、电子化扫描室、档案整理室等；库房全部采用集架，配备了保温防盗防火门、专用灯具、除湿机等；中心机房配备了可存放20TB（太字节）以上容量的服务器、实时备份磁带库等设施，还配有独立专用空调系统、气体消防灭火装置，保证机房设施和档案的安全。
国泰君安自主研发了档案全文电子化管理系统。该系统将公司客户档案以实物原件为标准进行电子化集中扫描，根据按户立卷要求，实现同客户代码自动电子并卷，并提供客户档案信息与柜面系统客户信息比对功能、要件检查、合规检查等审核功能，使公司合规、法律、风险监管、稽核、营运等部门可以方便地对电子化入库客户档案进行合规及要件检查、信息比对等。
科学合理的档案管理组织架构是大集中档案管理模式能顺利实施和运行的保证。国泰君安根据大集中档案管理模式的特点，并结合公司的发展需求，建立了科学高效的组织体系。国泰君安在总裁办公室下设置档案管理中心，档案管理中心对国泰君安总部档案及全公司各营业网点的客户档案等实施集中管理，作为国泰君安内部业务规范和风险控制、合规管理的重要环节，对档案的安全性、完整性和一致性负责。
大集中档案管理模式的关键就是统一的标准化流程。国泰君安对客户档案推行按户立卷的整理方式，制定完善了相应的规章制度。同时，从企业经济效益角度出发，采取了关键环节（公司自管）、操作性环节（第三方专业机构协助）相结合的创新管理方式，在工作流程中的操作性环节，充分借助第三方专业机构力量，实现档案实体的安全保管及档案全文影像在全系统的网络化共享利用，很好地解决了大数据时代海量客户档案的集中统一保管与快速利用的难题。
改变：由外到内
大集中档案管理模式在国泰君安筹备上市中大显身手。老李在国泰君安工作多年，参与了3次上市筹备工作。提起前两次，她说，当时查档都是一页页、一本本查找复印，既浪费资源又耗时耗力。
但这一次，她感到有很大的不同。档案管理中心应对自如，甚至在一天要查数百件档案的情况下，也能在当天提供影像扫描件，查档效率相当高。稽核审计部门也是大集中档案管理模式的受益者。
以前，查看客户档案必须到营业部现场才能调阅，如今，审计工作人员只要几秒钟就能调阅出所需档案。比起各分支机构分散建立小而全的档案管理部门的方式，大集中档案管理模式无论在人力、物力、财力上都能达到资源共享、节约成本的目的。
未来：大数据时代的智慧档案馆
创新，是企业发展的灵魂和动力。不满足于现有成绩的国泰君安档案人，将目光投向了更远的未来。经过调研，2015年国泰君安企业数字（智慧）档案馆正式立项。该项目是国泰君安大集中档案管理模式的升级和升华，它是建立在大集中档案管理模式及存量纸质档案100%完成数字化的基础上，进一步对本系统电子文档进行全面大集中化管理的探索。
国泰君安的企业数字（智慧）档案馆建设项目按照国家档案局有关数字档案馆（室）建设的规定和上海市智慧城市建设的总体要求，结合实际情况，以存量数字化、增量电子化、安全第一、保障有力的原则进行建设和落实。
它并非简单地对原有档案进行数字化处理，而是从采集自动化、存储安全化和服务人性化等方面入手，全面构建统一的智慧运营平台，将有力推动档案管理中心向现代化数字档案信息中心转型，为国泰君安档案信息资源的科学存储和高效利用开辟新道路。数字（智慧）档案馆建成后，还能进一步节约企业成本，使纸质档案减少50%，每年节约档案管理费用约60万元。
国泰君安档案人始终清醒地认识到，已经到来的大数据时代，是考验企业档案数据管理能力的时代，落后的档案管理方式只会掣肘企业在大数据时代的发展。在信息技术日新月异，企业发展步伐不断加快的背景下，只有永不止步的创新，才能更好地满足公司在大数据时代中的档案利用需求，为公司的发展保驾护航。
