为完善档案管理工作，惠州公司始终以“内容完备、材料精炼、规格统一、使用方便”为工作目标，不断推进规范化、精细化档案管理。
公司现有档案库房面积162.5平方米，目前能满足档案存放的需要。2019年公司本部办公室改造，为进一步提升工作效率，成立专门档案室，将公司各部门、各项目资料统一管理。同时设立财务专用档案室，用于存放财务凭证等。各项目设立档案室，主要用于存放业主信息等资料。随着项目入伙户数不断增加，计划另行新增档案库房。
档案室库存档案均按照项目、业务条线保管存放，并且各项目配有兼职档案管理员负责引导、借阅、查找等具体档案管理工作。
完善档案管理建章立制，多措并举
为统一规范档案管理工作，惠州制定发布了《档案管理办法》、《档案实体库房突发事件应急处置预案》，明确应急预案处置程序，职责落实到位。并建立《档案室温湿度记录表》、《档案室巡查表》，每天监测档案室温湿度变化，加强汛期档案库房巡逻检查工作，建立巡逻检查台账，发现问题及时汇报、解决，确保档案资料的安全。合同类、制度类、公文类等相关资料台账，做好资料借阅登记、签收或移交登记。
登记台账
应急处置预案
档案室、库房和阅览室实行“三分开“，配备空调机、除湿机、灭火器、温湿度计等，便于档案的安全和保管。档案数据异地或异质存档，实行安全备份机制。如合同、人事档案、劳动合同、考勤资料、员工关怀相关电子等资料，实现异地或异质存档。档案异地备份、档案数据安全备份机制。
根据《中海物业集团有限公司档案分类管理办法》、《中海物业集团有限公司总部档案管理办法》，设计文件盒标签模板，编制各项目档案编号模板，要求各项目归档档案按制度要求分类、编号与贴标签。
强化监督，防患未然
不断加强档案安全管理机制建设，档案安全日常管理、档案库房管理、档案“八防”措施、档案数据安全管理、档案消防安全等情况自查。定期巡查档案库房、设备机房、周边环境等。
档案安全管理实施工作，包括档案安全管理机制建立及执行情况、档案库房设施配置及实施情况、电子档案及档案信息管理系统安全管理机制建立及执行情况。
节假日前档案安全检查，包括检查消防设备安全情况、监控报警设备安全情况、电气设备安全情况、设施安全情况、温湿度情况等。
