《公文条例》规定,“公文整理归档及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档”。凡已经办理完毕的公文,应按下列程序处理。
公文整理归档
一、办结暂存
将收发文中已经办理完毕的公文,即收文经注办、发文经分发递送出去的公文,在公文处理部门暂时存放一段时间,以待次年上半年分别立卷归档或清退、销毁。
文件办结暂存,目的在于保证文件完整无缺,便于日后立卷归档或清退,便于在当年工作中查找利用。
(一)办结暂存内容
1.将有保存价值的文件、材料收集齐全,剔除重份文件。
2.按文件形成的先后次序(如依收文流水号)或内容性质等其他排列组卷原则,将办结文件初步整理分类,排列放入办结文件卷。
(二)文件、材料收集范围
1.反映本机关单位主要职能活动和基本历史面貌,对本机关单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。
2.机关单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。
3.本机关单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料,下级机关单位报送的重要公文材料。
4.其他对本机关单位工作具有查考价值的公文材料。
二、整理立卷
文件立卷是整理与保管公文的一种方法。即将已经办理完毕并有保存价值的公文,在收集齐全的基础上,按一定的标准(形成机构、内容性质等)分类,而后按其一定的特征与联系组合成案卷。一般在次年上半年进行此项工作。
公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。整理立卷工作包括装订、分类、排列、编号、编目和装盒。
立卷时要注意到下列几种特殊情况:电报随同文件一起立卷;联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件;机关领导人兼任其他机关职务的,在履行其所兼职务过程中形成的公文,由其兼职的机关立卷归档;公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
电子公文的立卷归档,应按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》办理。
案卷应当确定保管期限,按规定定期移交给档案部门。
个人不得保存应当归档的公文。
三、移交归档
归档是把按规定组合好并编目的案卷交给档案部门,也叫存档。
公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便于保管和利用。
归档既是公文处理工作的终结,又是档案管理工作的开始,它是公文转化为档案的中间环节。在移交之前,拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作,公文就正式转化为档案。
《公文条例》规定,“两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档”。