档案数字化是目前档案部门开展较多，也是外包较多的一项业务。纸质档案数字化公司而言，有时候也是一项看似简单弄不好不赚钱的工作。《纸质档案数字化规范》为我们提供了一套可供借鉴的数字化工作流程。但实际工作中档案馆的档案整理情况以及数字化需求千差万别，因此，开展数字化工作时可有所取舍地参考该标准。
必须赞的一点是这个标准对每个数字化工作环节均给出了相应的表单，质量控制理念一级棒。
开展数字化工作首先要配备相关的人员、设备，制定数字化工作管理制度。
作为一项劳动密集型的工作，不管对档案馆还是数字化公司会希望扫描设备速度快、效果好、不损伤档案。
目前常见的扫描设备有平板扫描仪、高速扫描仪等。
在开展数字化工作前，需要制定相应的工作计划，其中重点要明确扫描前整理要求、扫描文件的格式、扫描文件的命名方式、分辨率、数据移交要求。
如果通过外包形式开展数字化工作，这些需求要在合同中予以明确。
作为档案馆人员，还要重点做好数字化成果检查和档案安全保密工作，档案出库时要做好登记，之后便进入数字化流程。
对数字化的档案首先要进行数字化前处理。
明确是否需要对档案进行重新排序、重新编制页码，是否能够拆除装订物，破损的档案是否需要修复等，并根据确定的结果开展工作。
同时要建立目录数据库，也就是确定档案的著录信息。
具体的著录内容可参考《档案著录规则》以及《文书档案元数据方案》等相关元数据方面的标准。
接下来进行档案扫描。
纸质档案数字化公司扫描工作注意几点：
一是要根据档案的纸张韧性、大小选择能确保档案安全又能快速扫描的设备。
二是扫描模式一般选择彩色模式。
三是分辨率一般不低于300dpi。
四是存储用文件格式一般为JPEG，浏览用文件格式一般为PDF或OFD。
五是数字化档案的命名一般在档号基础上扩展。
比如一份文件共5页，可以命名为“档号+页号”。
档案扫描完毕后需要进行图像处理，主要工作内容是纠偏、裁边、去污、质检。
图像处理完毕进行数据挂接，挂接完毕的数据主要检查目录是否与原文保持一致，图像能否正常打开。
挂接完毕后进入验收环节。
验收内容主要有：过程文件的齐全性，目录数据的准确性，元数据元素的完整性，数据挂接的准确性以及载体有木有病毒。
验收工作是一项很有技术含量的工作，能够将更多的验收内容交给软件进行的话，会高效又准确，但对很多档案员来说是个短板。
人工验收的话一般采取抽检方式，如果一批次抽检不合格，这批次档案需重新进行质检、修正，直至合格。
验收合格的档案装订回原样入库并办理入库手续。
接着开始下一批档案的数字化工作。
什么是档案数字化呀？
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，为档案工作提供更好的服务。
传统档案管理模式存在的劳动强度大、重复工作多、占用空间多、利用效率低和档案信息共享、利用不便捷等问题，不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，会出现发黄、变脆、破损甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中又极易造成新的、不可逆的损坏。在数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质档案数字化势在必行。
为加快推进档案信息化建设，做好“存量数字化”，在湛江市档案局、四航局档案室的指导下，公司档案室于2021年12月全面启动了档案数字化扫描工作。截至今年5月底，对室存1974-2000年10万余页文书档案进行了系统化、规范化的数字化加工，取得了阶段性成果。
正值“喜迎二十大档案颂辉煌”第十五个国际档案日，让我们来看看公司纸质档案数字化工作的行动吧~
扎实推进严把档案数字化建设“质量关”
试加工确定标准
2021年12月20日，数字化加工正式进场，开启档案数字化试加工阶段。在试加工阶段，公司档案室选取了一批存在纸质磨损、归档有错漏、字迹不清、纸张大小不一等疑难问题的档案作为试加工阶段的样本，按照档案修裱、档案查缺、材料补充、信息录入、原件扫描、图像处理、挂接归档等加工程序，逐一确定数字化加工标准，形成涵盖档案出入库、数字化前处理、数据库建立、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、装订还原、成果验收与移交9个方面39条数字化加工工作标准，并邀请四航局档案室到现场指导确定数字化加工标准，验收数字化档案试加工批次数据，全面启动档案数字化工作。
表单化规范流程
公司档案室在扫描工作中始终坚持标准，狠抓质量，根据《纸质档案数字化技术规范》制定档案数字化项目要求，细化项目实施方案，整理制定了包括《借档还档登记表》《纸质档案数字化前处理工作单》《纸质档案扫描工作单》《数字化图像处理工作单》《数据录入工作单》等8个档案数字化各流程规范表单。
加强与档案数字化外包公司沟通，通过集中培训、跟踪指导等方式，确保档案案前处理、目录著录、档案扫描、图像处理存储、数据质检挂接、数据验收备份等各个环节质量保证措施落到实处。
定任务严格验收
组织严格规范的档案数字化数据验收工作，明确数字化加工各环节工作人员质量检查任务，每个工作人员操作前，要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查：档案扫描员负责检查档案前处理质量，图像处理员负责检查档案前处理和档案扫描质量，数据挂接员负责检查档案前处理、档案扫描和图像处理质量，质检员负责检查所有环节工作质量，并在具体工作中，安排专人以每日抽检当日已完成数据的方式，检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库和图像文件的总体质量，确保数据达到有关要求和标准。
扫描处理前效果VS扫描处理后效果
每批数字化加工成果抽检比率不低于20%，如出现目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”，并退回重新处理。质量抽检的合格率达到100%时，才给予验收“通过”，并填写纸质档案数字化验收登记表单，确保数据达到有关要求和标准。
