档案数字化加工是一个庞大的系统工作，从以前的翻阅目录，库房调阅，再到复印，需要大量时间，而如今有了唐山市档案数字化公司的参与极大提高了档案的查全率、查准率，降低了档案出库率。不仅可以保护档案资料的完整性，减少对实体档案资料的损伤，又最大限度的拉近群众与档案资料的距离，方便利用和研究。
翻开悠悠历史的层叠档案，一幅幅泛黄的照片、一份份珍贵的文件、一件件特藏的实物……唐山高新区档案馆内记录着高新的成长嬗变，见证着高新的历史变迁，成为高新区20多年来波澜壮阔的一个缩影。让我们一起走近高新建设美好蓝图历史轨迹的“守护者”，让我们和唐山市档案数字化公司一起看看它如何为我们记录下这一场场时光追溯之旅……
馆藏“琳琅满目”记录高新岁月变迁
来到唐山高新区档案馆库房，眼前整齐统一的自动化智能档案架已经整理、存档了部分单位的档案材料。从成立唐山高新区管委会的通知文件到唐山高新区升级为国家级高新区的国务院批复文件，从高新区历年的工作记录、区内重大项目规划图到全区大大小小的备案文件……记录了唐山高新区数十年的岁月变迁。
“这是一项极赋责任心的工作，我们每天都和上百件档案打交道，虽然比较枯燥，但是却让人注意力高度集中。”从事档案工作的她对这项工作充满着特殊的感情，能为历史留下宝贵资料，也是一种幸福。从事的这项庞大繁琐的工作，每天，每月，每年，不停地更新归档、整理汇编、梳理守护，才真正让更多人见证了这个区域的发展。
自建区至今，高新区档案馆共接收文书档案8万多件，实物档案378件，图书档案237册，光盘档案61张，照片档案2657张。接待查档8400左右人次，复印有效材料5万余页，查全率和查准率98%以上。
建库“数字智能”查档用档高效快捷
今年以来，高新区档案馆把丰富馆藏作为工作重点，并在完成基础工作立卷归档同时紧跟时代步伐，全面推进档案的数字化、信息化、规范化，构建档案网络互通格局,提升档案服务能力。
现在高新区档案库房安装智能卷宗存储柜共计230组,馆藏容量能达90万件（册）以上，可满足未来80年的馆藏档案需求，并采用一体化智能管理综合管理系统，包括智能密集架控制系统、RFID智能档案管理系统、移动视频监控系统等，各子系统之间互通互联，信息共享，实现档案出入库、盘点管理、视频巡检等统一管理。同时，档案馆充分利用管理系统的平台优势，实现档案服务现代化、为群众查阅利用便捷化打下坚实基础。
筑牢安全屏障档案存储“固若金汤”
如今，高新区档案馆内保存着部分馆藏珍贵档案，有1992年《关于成立唐山市高新技术产业开发区管理委员会的通知》红头文件等高新区重大历史事件档案，还保存着照片、实物等所有纸质档案以外的特殊载体档案。
为使这些珍贵档案得以长期保存，档案馆库房内部现已实现恒温恒湿，安保措施也更加严格。馆内常年对档案数字化扫描全流程的安全保密进行监督，开展网络安全自查自纠，制订维护方案和应急预案，数字化加工现场全部处于监控范围内，严禁带手机或移动存储设备进入，产生的数据由专人进行上传和迁移。同时为档案馆中心机房配备了专用服务器、存储器和防火墙等，确保档案信息数据安全。
2020年是习近平总书记对唐山作出“三个努力建成”重要指示十周年，高新区将面向大众征集极具时代发展印记的高新老照片、视频、图片等档案文件入驻档案馆。相信未来，那些具有重要保存价值、镌刻着高新记忆片段的珍贵档案能让一代代高新人在岁月的不断流逝中仍能感知高新的记忆与温度。
市档案馆将以建设“全国示范数字档案馆”、智慧档案馆为契机，在全市档案系统推行“最多跑一次改革”，积极搭建“唐山市智慧档案馆档案资源共享利用系统”，实现市档案馆与部分市直各单位、各县(市)区档案馆互联互通，信息共享。
通过“唐山市智慧档案馆档案资源共享利用系统”，市县档案馆可以相互查阅政务内网上的档案数据，市直单位可以查阅市档案馆馆藏开放档案和本单位非涉密档案数据，逐步与部分市直单位和县区档案馆实现档案“异地查询、跨馆出证”，实现“让数据多跑路，让群众少跑腿”，让档案更好地服务经济发展、服务民生。
这项工作上半年首先在10个市直单位和5个县区进行，下半年逐步铺开。同时，继续推进我市档案数字化工作，开展档案数字化备份和异地备份，确保档案数字化数据安全。积极推动数字化工作完成较好的县级馆建设数字档案馆，档案数字化进展较慢的县区，要加快数字化扫描进度，为数字档案馆建设打好基础。
有条件的机关企事业单位也要积极创建数字档案室。依据国家、省《电子档案移交接收管理办法》，市档案馆研究制订《唐山市电子档案移交接收实施细则》，建立档案信息化、电子文件接收管理的各项工作标准和规章制度，今年对部分单位实行纸质档案和电子档案同步接收。
