档案应该怎么整理和归类？为了适应纸质文件与电子文件并存的现状，满足信息化条件下归档文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）在整理原则、整理流程等方面做了较大幅度的修订。
档案应该怎么整理和归类
整理原则
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。
文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。
2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。
便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。
3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
这是一项全新的整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。因而，合理规划归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入整理环节，同时，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。
4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。
整理流程
《规则》规定，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程。
具体来说，纸质文件的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。
与之相对应，电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编页、编目、归档数据包组织、存储等。
一般要求
在整个整理流程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程，亦即归档文件整理的一般要求。
1、组件
组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序。也就是说，完成组件流程需要明确两项内容：一是件由哪几部分构成，二是这些构成部分如何排序。按照要求构成并规范排序的文件才能完成组件。
在组件流程中，新旧《规则》的区别主要反映在对“来文与复文”的组件方法上。对于来文和复文，原《规则》规定“可为一件”，实践中不少地区和部门往往采取组成一件的方式对纸质文件整理来说没有问题，但如果照此对电子文件进行整理，则会增加管理层次、影响命名和即时归档。新《规则》将之修订为“一般独立成件，也可为一件”，是归档文件“一般以每份为一件”这一原则的回归，同时也使归档文件的整理更加契合文件的形成规律。当然，提倡“一般独立成件”并不是绝对排斥“也可为一件”，各地区各部门可以基于习惯做法、办公自动化等因素合理确定。
需要特别指出的是，机关工作中形成审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料，如果按“件”整理，则一次审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。在排序上，要求结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。
2、分类
分类是指全宗内归档文件的分类、即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的特征，分为若干类别、并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。
考虑到原《规则》中“保管期限—年度—机构”分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便、新《规则》推荐优先采用“年度—机构（问题）—保管期限”“年度—保管期限—机构（问题）”三级分类方法，规模较小或公文办理程序不适于机构（问题）分类的立档单位，推荐采用“年度—保管期限”分类方法。
需要注意的是，分类方案应保持相对稳定。确需调整时，最好从一个新的阶段开始。分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明，以便档案管理前后工作的衔接。
3、排列
排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比，修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化，规定“按时间结合事由排列”，使之更加符合办公自动化条件下归档文件的整理。同时，要求“同一事由重点的文件，按文件形成先后顺序排列”，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则:在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列；同一事由的归档文件应集中排列在一起；同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列；不同事由的归档文件应按照时间顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4、编号
编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求、也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。
在表现形式上，档号除了表现为一组体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的数字、字符的集合外，还表现为盖在每件纸质文件上、包含档号构成要素的归档章。因而，在归档文件整理中，档号编制具体体现在两处：一是在归档文件目录中按照档号编制要去填写“档号”项目，二是在纸质文件上盖归档章并填写内容。
档号的编制原则、结构、编制方法等将在后续解读文章中专章论述，此处不再展开。
5、编目
编目是指编制归档文件目录。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文件的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。
新《规则》在编目项目上增加了序号、档号、密级项目，去掉了件号项目；同时对调文号与责任者位置，使责任者链接题名，便于阅读。新《规则》增加的序号项目是指固定归档文件顺序号，其作用仅为配合档号固定归档文件先后顺序，并对一定范围内的归档文件数量进行简单统计，本身并没有特定涵义。而原《规则》中的件号既承担固定顺序、统计数量的职责，又在一定程度上代行“档号”职能，容易造成混淆，因而在修订中予以去掉，并以序号、档号代之。
需要指出的是，归档文件目录只是最基本的检索工具，各地区各部门还可以根据需要另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具，以方便归档文件的查找、利用。
档案整理程序
一、整理含义
档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。
二、整理原则
遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
一个单位形成的档案，具有内在联系，是一个有机联系整体。同一单位的档案不允许拆散，不同单位档案不容许混淆。
三、整理程序
（一）分类
1.原则
应遵循必要的逻辑规则正确设置类目，做到类目间的界限清楚，又不交叉重叠；
2.含义
将归档文件按某些特征分别归类；
3.要求
归档文件的分类按照年度、机构（问题）保管期限进行分类并保持分类体系的稳定；
4.方法
（1）年度——机构——保管期限分类法
采用此分类法，有一个机构就分一个类，机构的名称就是类名。
（2）年度——问题——保管期限分类法
凡单位内设机构比较简单或单位职能机构交叉不便于按机构分类的适合此种方法
（二）排列
1.含义
根据一定的方法确定文件内及文件之间的前后顺序及存放位置
（1）同一份文件内其组成部分的排列
（2）每一份之间的文件排列按照是由结合时间、重要程度排列
2.要求
归档单位以件为单位，在分类方案的最低一级类目内按照事由结合时间重要程度排列
按照重要程度是指：将主要职能或重要活动形成文件排在前面将其它工作形成排在后面
3.方法
同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件之间按文件形成时间和先后顺序排列。（方法比较简单，适用于随用随归的企业）
一般同一事由的文件办理完后就可以相关文件整理完毕归档保存。采用年终集中整理的单位或部门，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。
（三）编号
归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。
档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。
上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
档号按照以下要求编制：
a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。
b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。
c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
（四）归档章
文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章的式样
归档章是一个长50mm，宽30mm由六个提示项目，六个编制项目组成的长方形实体。
归档章填写方法
1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
2.年度：文书材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
3.保管期限：整理时确定的文书材料保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”。
4.件号：包括室编件号和馆编件号，分别在归档文书材料整理和档案移交进馆时编制。室编件号即同一年度、同一保管期限中文书材料的顺序号，馆编件号按进馆要求标注。
5.机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。此项目为选择项，不选用时无须填写。
归档章式样及示例(规范性附录)
（五）编目
归档文书材料应依据室编件号顺序编制归档文件目录，逐件填写。
归档文件目录式样如图所示：
编写方法：
a）序号：填写归档文件顺序号。
b）档号：档号按照（四、档号）编制。
c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。
f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i）备注：注释文件需说明的情况。
（六）装订
1.含义
装订是从实体上确定“件”的形态，同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后的保管和利用
2.方法
（1）归档文件按“件”用线装订，也可以采用其他方法装订，但要符合档案保护要求。
对字迹模糊的或容易褪变的文件进行复制
装订材料不易腐蚀
装订材料不应过多增加归档文件自身体积盖归档章
（七）装盒
将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，酌情每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
同一保管期限的文书材料按室编件号顺序装入档案盒，每盒装满后再换下一盒，并填写档案盒封面、背脊和备考表项目。
备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。
a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
c）整理日期：归档文件整理完成日期。
d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。
（八）排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
