合同怎么归档整理？采购合同是商务性的契约文件，不同的采购项目签订的采购合同有所差异，因此“采购合同如何整理分类”成了许多企业关注的问题。下面本文将分享合同怎么归档整理的方法，供各位参考学习!
合同怎么归档整理
1、按照采购物资的性质，对签订的合同进行分类整理，分区存放。有电子档案的，分建不同的文件夹。
2、建立合同履行监督卡监督卡。按类别，每一类型建立一种监督卡，有特殊事项的单独建立。将每份合同所有的需要监督的事项全部填写完毕。留待合同正式履行时监督供应商使用。
3、建立付款台帐付款台帐。管理各合同付款明细情况，重点记录：合同总价、每次付款金额、付款凭证编号、发票收到否、是否完成付款等情况。为严格规范部门合同的签订、整理、归档、保管工作，方便日常查阅。
4、合同履行期限管理。将所有合同履行时间进行登记汇总，做好到期前的合同收尾工作，有电子档案的，可以设置到期自动提醒。
5、建立合同变更登记薄。记录合同履行的变更情况和审批情况。如下：合同编号、变更时间、原合同内容、变更后内容、变更执行时间、变更审批报告编号、批准人。
6、用新的合同编号，如果合同进行变更或者补充则合同编号相应的增加“补”字。
7、供货商合同，必须留存其提供物品的报价单，必要时还要附上与其他供货商提供的同等物品的价格对比单。
8、所签订的合同必须留存对方材料，即个人的留存身份证复印件等，企业、单位的留存企业相关材料、授权书、被授权人的身份证复印件等。
9、招投标的合同单独保存。
一、收集
收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。
1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。
2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类
归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。
三、编制页码
注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订
用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。
五、排序
对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识
对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。
七、著录
著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒
即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。
九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具
对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
