员工人事档案整理公司：员工信息档案管理，是人事档案的一种类型，是对员工的入职信息、员工简历、劳动合同、薪酬调查、移动等资料管理的统称。员工信息档案管理对公司来说至关重要，既是任人用人的依据，也是开展管理的支撑，必要时还能作为法律凭证。因此，HR有必要掌握员工信息档案管理的建立方法，以便更好地为公司服务。那HR如何建立员工信息档案管理呢？
员工人事档案整理公司
1、入职材料需齐全
当录取新员工的时候，一般都由人事部发出录取通知，在通知里列清了需要准备的入职材料，并且在新员工报到的当天，要清点所有材料。HR在收齐新员工资料后，对其编号，扫描，归档，还要录电子花名册，不同材料的归档位置都要制作索引表格。做到纸质材料与电子材料一一对应。如果公司有员工管理系统，则会更加便捷，并且系统有提示缺失材料提醒功能，可比人脑的记忆强大多了。
2、在职变动需更新
员工从入职开始，岗位、部门、薪级、职责等不会是一成不变的，跟员工相关的档案资料就需要实时更新。随之而来的还有月度或季度考核表，年中和年终述职评价，优秀的员工会有调薪机会，财务必定只认准了各级领导签批后的调薪申请表；委以重任的员工会晋升，职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表；因为职务升级，相应的待遇也随之不同，通讯补贴，交通补贴、住房补贴等等；还有参加培训的签到记录等；人事部需要留存所有变动前后的档案资料，以备随时查阅。
3、离职档案需备查
离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处，盘点离职员工的各类信息，从历史数据中把握新方向，所以，价值量仍然非常高。
对于一个企业来说，必须要对人事档案进行全面的管理，只有这样才能够真正的了解自己的人力资源都有哪些，员工管理系统在进行这项管理工作的时候，需要将人事档案划分为4个不同的人员库，分别为在职员工，离职员工，退休员工和后备员工，在整个员工管理系统当中，还有大量的人事档案字段，操作人员能够自由调整人事档案的数据字段，通过这样的方式就能够按照自身需求规划人事档案界面。
对于一些规模较大的企业来说，他们的员工数量非常多，很多中小型企业的员工数量都已经超过了上千人，对于一些大型企业来说他们的员工数量甚至达到了几万人，在这种情况下，人力资源管理工作就变得非常的复杂，并且工作量非常庞大，所以在这种情况下，大型企业都会选择使用员工管理系统进行管理，在人力资源管理工作当中有一项工作非常重要，就是员工信息档案管理。
由此可以看出员工管理系统确实能够发挥非常重要的作用，在一个企业当中进行人力资源管理的时候，它就是通过这样的方式进行管理的，但是除了这些之外，它还能够发挥其他的一些作用，比如能够对员工的各种信息进行快速的识别与读入等等。红海eHR是拥有丰富的人力资源数字化解决方案经验，同时深刻了解如何做好员工信息档案管理等相关问题，覆盖组织人事、考勤、薪资绩效、招聘培训等人事业务全流程的一体化人力资源解决工具。
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档案管理规定
第一章总则
第一条为加快建设现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄露，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制订本规定。
第二条员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。
第三条本规定适用于公司全体员工。
第二章机构和职责
第四条员工的档案由公司的人力行政部负责管理，人力行政部设专人管理员工档案。
第五条公司员工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由公司人力行政部管理。
第六条人力资源档案管理人员的职责
（一）保管员工档案；
（二）收集和整理员工档案资料；
（三）办理员工档案的查阅、借阅和传递手续；
（四）登记员工工作变动情况；
（五）为有关部门提供员工情况；
（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七）办理其他有关事项。
第三章档案的内容
第七条公司员工档案的内容和分类
（一）岗位招聘申请单；
（二）应聘者登记表
（三）个人简历
（四）初试评估表；
（五）复试评估表；
（六）部门接收确认单；
（七）《聘任书》；
（八）《员工试用期报告单》；
（九）身份证复印件（或户口本复印件）；
（十）学历证明、职业资格证书复印件；
（十一）《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》；
（十二）《员工手册》签收单；
（十三）《离职证明》；
（十四）包括但不限于员工入职后的各类人事变动及奖惩情况等相关资料；
（十五）《劳动合同》。
第四章档案的收集、保管和销毁
第八条公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。
第九条人事资料收集、归档后、人事管理专员在档案目录上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。
第十条人力资源档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要的时候能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。
第十一条凡是归档的材料必须各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字后归档。
第十二条按规定需要销毁的档案材料，必须经公司主管档案工作的领导批准。
第十三条档案目录和档案的样式、规格实行公司统一的制作标准。
第十四条严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。
第五章档案的提供利用
第十六条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案须经部门负责人的同意，并签字确认。
（二）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（三）任何个人不得随意查阅或借用非本人的档案。
（四）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。
（五）因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。
第六章档案的转递
第十七条公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保管期限的档案进行统一销毁。
第七章附则
第十八条本规定自下发之日起执行。
第十九条本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善。
第二十条本规定由公司人力资源部负责解释。
