档案是项目工作的“见证者”和“记录者”。为确保项目档案材料的收集齐全、整理规范，充分发挥档案在推进项目工作中的独特作用，衡阳宝盈长盛体育扎实做好扶贫项目材料收集及档案整理工作。
为确保项目档案收集、整理规范完整，衡阳宝盈长盛体育按照项目材料清单目录内容，逐项收集材料，包括项目出库材料、批复及实施前公示公示公告材料、施工材料、验收材料、竣工后公告材料、决算审计材料以及报账材料等，确保项目档案资料存档完整、整理规范、标注清晰。
一、什么是建设工程档案资料？
基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其他载体的材料。
二、档案资料如何管理？
1.工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
3.工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
4.设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细账。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。
5.购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。
三、归档文件的质量规定
1.凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
2.施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。
3.调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
4.主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
5.书写规定
5.1书写字迹工整，图样清晰。
5.2书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
5.3文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
6.书写材料的大小尺寸应规范，装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。
五步理清建设工程档案资料
同步收集
工程档案包含立项文件、施工合同、设计资料、监理文档、竣工决算等多项内容，在工程开展的各环节中实时收集资料，在资料送审环节直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，将档案管理紧密融入日常管理工作，成为密不可分的一部分。
完整、准确、真实
工程档案专业性强，且与公司的投资成本紧密相关，重要性非同小可。全体员工、分公司工程人员进行档案审核方面的专门培训。结合实际对关键审核要点再次作了提炼：
完整性：各环节文档齐备、签字盖章齐全。
准确性：除各类技术参数外，重点审核工程量、设计变更、材料平衡数据。
真实性：重点根据文本内容，再次确保隐蔽工程100%到现场记录及签证手续完备。
学习与合作
学习先进归档经验，做好资料临时保管工作。从收集到归档需要一定周期，由于工程资料滚动速度快，数量庞大，临时保管也是重要课题。经过学习，工程建设部对收集的资料进行分类、编号，统一存放，确保资料妥善保管。
通过学习平台检索及实地考察，思考并形成对归档后资料的调阅使用管理模式，即创建通过索引目录实现资料的齐全及追溯管理模式。
编写“档案目录”
工程建设平均每年专项达到20个以上，单项建设量更是高达上万个。各类文档的追溯与寻找十分困难。应在各单项工程生命周期中，以单项任务号为索引，建立完备的档案索引管理目录，并在整期工程结束后同步归档，电子目录留存在工程建设部，纸质文档移交综合办，实现清晰索引，并双重备份。
断舍离
随着工程建设工作的开展，工程档案管理也经历了多次模式转变，仓库中存在一些老资料的堆砌现象。应定期对老资料进行全面清查，逐个核实，力争不多头管理、不重复归档，排除管理干扰，减少无效管理成本。
铁路建设项目监理档案整理流程及注意事项
一、档案的概念：
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像、电子文件等形式的历史记录。(这句话揭示了档案的原始性、真实性的本质属性)
二、档案的分类：
按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等等）
按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案
按信息表达方式分：文字档案、音像档案
按记录方式分：普通档案、电子档案
按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案
按时期分：建国前档案、建国后档案
目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。
专业档案具体分类很多，比如：会计档案、人事档案、社保档案、公积金档案、审计档案、婚姻档案、环评保护档案、国土资源档案、金融业务档案、移民档案、病历档案、医保档案、许可档案、执法档案、学籍档案等
科技档案具体分为基建档案、设备档案、科研档案、产品档案
三、基建档案
(一)、基建档案概念
基建档案：全称是“基本建设档案”指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、监理、使用、维修活动中直接形成并整理归档的科学技术文件材料。
(二)、基建档案归档范围
基建项目类：每一个单项基建工程基本上都可以分成前期准备、设计、施工(监理)、竣工验收和使用维护五个阶段形成的文件材料。其归档范围是：
1、前期准备阶段：
包括每一个工程项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资的请示、批复、征地、报建、工程合同、协议等
2、设计阶段文件
包括工程勘察报告、总体规划设计文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等。
3、施工(监理)阶段文件
包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等。同时包括监理工作专项报告、验证材料及监理工作中形成的文件材料等。
4、竣工验收阶段文件
包括竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等
5、使用维护阶段文件
包括在使用、维修、管理、维护、改造、扩建中形成的文件。
