科技档案整理基本规范,遵循科技文件材料的归档时间，分按项目结束时间归档，按工作阶段归档；按子项目结束时间归档；按年度归档和随时归档等几种情况进行归类。
科学技术档案案卷构成的一般要求是：一个工程或者是一个项目形成的所有科学技术档案必须要保持它们的完整性，连续性和准确性，比如：一个项目从设计，施工，检验检测，竣工，验收全过程形成的图纸，可行性报告，检测数据，竣工验收等全部资料整理立卷，科学保管，方便查阅利用。
科技档案整理基本规范,遵循档案案卷构成的一般要求
1范围
本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 10609.3技术制图复制图的折叠方法
3术语与定义
下列术语与定义适用于本标准。
3.1科学技术文件材料（以下简称科技文件）
记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。
3.2科学技术档案（以下简称科技档案）
国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。
3.3案卷
由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
3.4卷内文件目录（以下简称卷内目录）
登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
3.5卷内备考表
卷内文件状况的记录单。
3.6档号
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.7案卷目录
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
4案卷组织
4.1组卷原则
遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。
4.2组卷要求
4.2.1案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。
4.2.2案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。
4.3组卷方法
4.3.1针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
4.3.2科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。
4.3.3成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。
4.3.4通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
4.3.5底图以张或套为保管单位进行整理。
4.3.6产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。
4.3.7产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
5案卷和案卷内科技文件排列
5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。
5.2案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。
5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
5.4产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。
5.5建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。
5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
6案卷编目
6.1卷内科技文件页号编写
6.1.1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。
6.1.2已有页号的文件可不再重新编写页号。
6.1.3卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.2案卷封面编制
6.2.1案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式(封面式样见图A1。虚线内为提示项，下同）
6.2.2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。
6.2.3立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。
6.2.4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。
6.2.5保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
6.2.6密级，应填写卷内科技文件的最高密级。
6.2.7档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。
全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；
分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；
项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；
目录号，填写目录编号；
案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。
6.3案卷脊背编制
6.3.1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A2。
6.3.2案卷题名、保管期限、档号，填写方法同6.2。
6.3.3案卷脊背项目可根据需要选择填写。
6.4卷内目录编制
6.4.1卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A3。
6.4.2序号，应依次标注卷内文件排列顺序。
6.4.3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
6.4.4责任者，应填写文件形成者或第一责任者。
6.4.5文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
6.4.6日期，应填写文件形成的时间---年、月、日。
6.4.7页数，应填写每件文件总页数。
6.4.8备注，可根据实际填写需注明的情况。
6.4.8档号，填写方法同6.2.7
6.5卷内备考表编制
6.5.1卷内备考表式样见图A4。
6.5.2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
6.5.3立卷人，应由立卷责任者签名。
6.5.4立卷日期，应填写完成立卷的时间。
6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。
6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。
6.5.7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。
6.5.8档号，填写方法同6.2.7。
6.5.9卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。
6.6案卷目录编制
6.6.1案卷目录式样见图A5。
6.6.2序号，应填写登录案卷的流水顺序号
6.6.3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。
6.6.4总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。
6.6.5备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
7案卷装订
7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。
7.2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A7。档号填写方法同6.2.7，序号填写方法同6.4.2。
7.3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。破损的科技文件要应修复。
8案卷、表格规格及其制成材料
8.1卷盒式样见图A6。
8.2卷盒规格和制成材料
8.2.1卷盒外表面规格为：310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。
8.2.2卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
8.3表格规格和制成材料
8.3.1案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。
8.3.2表格宜采用70g以上白色书写纸制作。
8.4表格字迹应清晰端正。
第一章总则
第一条为了建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科学技术档案（以下简称科技档案），充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用，特制定本条例。
第二条科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。
第三条科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，各工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位（以下简称各单位），都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中，加强领导。
第四条各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
第二章科技文件材料的形成和归档
第五条各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。
第六条各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。
第七条各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。
第八条一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。
第九条凡是需要归档的科技文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。
第十条科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。
第三章科技档案的管理
第十一条科技档案部门对接收来的科技档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
国务院所属各工业、交通、科研、基建等专业主管机关（以下简称专业主管机关），应当拟定本专业系统的科技档案分类大纲。
第十二条各单位应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。
第十三条科技档案部门应当及时地提供科技档案为科研、生产、基建等各项工作服务，并编制必要的检索工具和参考资科。
借阅和复制科技档案要有一定的批准手续。
第十四条各单位应当定期对科技档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。
第十五条科技档案部门对科技档案的利用效果，应当进行必要的调查和建立借阅档案的统计制度。
第十六条国务院所属各专业主管机关，应当编制本专业的科技档案保管期限表。科技档案的保管期限，分为永久、长期、定期三种。
第十七条各单位应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。
第十八条要销毁的科技档案，必须造具清册，经单位领导审定，报送上级主管机关备案。销毁科技档案，要指定监销人，防止失密。
第十九条保管科技档案必须有专用库房，库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查科技档案的保管状况。对破损或变质的档案，要及时修补和复制。
第二十条科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。
第二十一条引进技术和设备的档案，由引进单位的科技档案部门统一管理。
第二十二条凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。
第二十三条凡单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，其档案要妥善整理，并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。
第二十四条科技档案部门增添设备和用品的费用，分别从企业、事业单位的生产费、科研费或事业费中开支。
第二十五条新建的企业、事业单位，应当同时建设符合要求的科技档案库房。
第四章科技档案工作管理体制
第二十六条国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。
第二十七条科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，应当建立相应的档案机构，加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导。
第二十八条国务院所属的各专业主管机关，根据需要建立专业档案馆，收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案。
大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。
专业档案馆和城市基本建设档案馆是科学技术事业单位。
第二十九条大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构；小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。
各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导。
第三十条专业档案馆或各单位的科技档案机构，根据需要可以兼管科技资料工作。
第五章科技档案干部
第三十一条国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关都应当积极建设一支坚持社会主义道路，具有科技档案专业知识和懂得有关的科学技术，有一定工作能力的科技档案干部队伍。
第三十二条科技档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，认真执行国家的方针政策，刻苦钻研业务，不断总结经验，提高管理工作水平，积极为社会主义现代化建设服务。
第三十三条各单位要给科技档案部门配备足够数量和能胜任工作的干部，还应当配备一定数量的科技干部，以保证工作的需要。
第三十四条各单位要经常对科技档案干部进行保守国家机密的教育，检查遵守保密制度的情况。
第六章附则
第三十五条国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关，可以根据本条例的精神，结合本系统、本地区科技档案工作情况，制定实施细则。
第三十六条本条例自发布之日起施行。过去有关规定与本条例有抵触的，以本条例为准。
