企业职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关企业职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
企业职工档案是历史地、全面地考察和对企业职工晋升奖励以及降级辞退的依据。今天小档员和大家分享企业职工档案整理管理的通用规定。
企业企业职工档案管理办法
第一条目的
为保证公司企业职工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特制定本管理办法。
第二条适用范围
本制度适用于集团全体企业职工。
第三条职责
人资本部负责本管理方法制定、修改、废止、解释等工作。
第四条归档范围
企业职工入职档案、专项培训档案、离职档案、绩效管理档案、异动档案以及与企业职工个人有关的具有参考价值的文件资料。
第五条档案管理员的职责
由人资本部专人负责保管企业职工档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证集团与各个子公司的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
第六条档案管理内容
（一）、企业职工入职档案：
1、应聘人员面试登记表或个人简历；
2、离职证明（注：如无离职证明材料且能力突出者可签订无离职证明承诺函。）；
3、身份证复印件；
4、最高学历证书复印件；
5、学位证复印件；
6、从业证书复印件；
7、个人体检报告；
8、廉洁与诚信承诺书；
9、劳动合同（注：实习生可签订实习协议。）；
10、入职须知回执；
11、工资卡号或复印件；
12、社保及公积金账号（注：如因企业职工在本公司以外的地方或已在其他公司缴纳或因企业职工个人原因导致社保或公积金无法正常缴纳者，须提供已缴纳证明或确认书。）；
13、责任状（注：所有营销人员试用期须签订责任状）。
（注：根据企业职工入职管理制定修订企业职工入职档案内容。）
（二）、培训档案
1、培训合同、协议；
2、培训相关资料及获取证书原件；
3、培训日志或总结报告；
4、外派培训审批表；
5、企业职工外派培训合同；
6、外出培训反馈表（或证书原件）。
（注：根据公司培训管理制度修订企业职工培训档案内容。）
（三）、绩效管理档案
将企业职工绩效考核相关的档案资料按月规整。
（注：根据公司绩效管理内容修订企业职工绩效管理档案内容。）
（四）、企业职工异动档案
1、转正申请表；
2、延长试用期申请及审批记录；
3、晋升评估表；
4、任免文件；
5、内部调动审批流程表；
6、奖惩文件；
7、薪资调整记录；
（五）、企业职工离职档案
1、辞职信；
2、企业职工离职审批表；
3、企业职工辞退审批表；
4、工作交接单；
5、劳动合同解除协议；
（六）、其他资料档案
决定、委托书、其他合同、协议或通知等与企业职工个人有关的具有参考价值的文件资料。
第七条档案管理相关规定
（一）、基础管理
1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、企业职工入职前，人力资源部应对企业职工档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。
3、新录用的企业职工应及时建立档案、造册登记、并更新企业职工信息表。
4、人员档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号，人事档案原则上是永久保存。
5、当在职企业职工的基本档案资料有变动时（如学历变动、身份证信息变动、技术职称变动、婚姻状态变动等）,应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。
6、调动和录用入公司的企业职工，应在办理手续前调阅档案，在其报道一个月内立档，对调入或新建立的档案都应造册登记。
7、对企业职工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整性；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。
8、离职企业职工档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该企业职工离岗8年止）。
9、人力资源部档案管理人员应根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。
10、档案应分类编号后存放，档案编号应和企业职工编号统一，防止重名重姓企业职工材料入档交叉，制检索目录以方便查找。
11、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的规范化和科学化。
（二）、档案的查阅
1、如因公须查阅档案，须填写《查阅企业职工档案审批表》，经人力资源部负责人审批后方可查阅；下级企业职工不得查阅上级企业职工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人批准后方可查阅。
2、公司级领导及人力资源部可直接通过档案管理员办理查阅手续。
3、所有经批准后借阅出的企业职工档案需于借阅的三天之内归还（特殊情况可延长期限），对借阅后到期未归还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。
4、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《企业职工档案借、阅登记表》签字登记。
（三）、查、借阅档案注意事项：
1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料。
2、不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要需从档中取证必须事先经人力资源部负责人同意。
3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。
4、原则上不允许企业职工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
第八条档案的销毁
（一）、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司企业职工档案资料。
（二）、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《企业职工档案资料销毁审批表》交人力资源负责人审核经总经理审批后执行。
（三）、经批准销毁的企业职工档案，档案管理员须认真核对，将批准的企业职工档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
（四）、在销毁公司企业职工档案资料时，必须由总经理或分管负责人指定专人监督销毁。
第九条制定、修订、废除与颁布实施
本办法经核准后，由人资部公告实施；修订或废止亦同。
企业单位企业职工档案如何整理
1、整理要求
认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
2、档案材料的鉴别
鉴别归档材料理论依据：
《干部档案工作条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》
鉴别归档材料四步走：
1、判定材料是否应归档。
不属于归档内容，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁。
2、审查材料是否齐全完整。
属于成套的，必须齐全；每份归档材料，必须完整。
3、审查材料是否手续完备。
凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后归档。
4、鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。
3、档案材料的分类
第一类履历材料
干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。
第二类自传及属于自传性质的材料
自传材料指报告个人有关事项的材料，包括包括自传和属于自传性质的材料。
第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料
以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。
第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料
报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。
第五类政审材料
审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
第六类
加入党团的材料
中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取销预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。
第七类
奖励（包括科技和业务奖励）材料
各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类
干部违犯党纪、政纪、国法等材料
处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
第九类
干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
第十类
其他可供组织参考有保存价值的材料
有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
4、档案档案副本内容
是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成。
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定，干部考核材料。
第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其它类别多余的重要材料，也可归入副本。
5、内容交叉的材料归类
（一）带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。
（二）履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
（三）有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。
（四）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。
6、档案材料的排序与编目
每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。
（一）档案材料排序的基本方式。
1、按档案材料形成时间排序：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。
2、按档案材料内容的主次关系进行排序：第五类、第六类、第八类材料。
如：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列；入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序；
3、采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序：第九类材料。
如：（1）工资情况的材料；（2）任免材料；（3）出国、出境材料；（4）其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
7、档案材料的抢救
（一）档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。
（二）为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。
8、整理准则
（一）企业单位企业职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库；
（二）严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密；
（三）在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；
（四）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；
（五）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后予以处理；
（六）加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案。
