智慧档案管理平台系统采用了档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等技术，能够实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索。该平台实现了档案收集整理、档案开放审核、档案资源挖掘编研、档案全程利用服务的智能化。
智慧档案平台开发拓展了档案收集整理AI辅助、查阅利用多维服务、数据检索一键通达、开放审核全流程管理、全域档案精准统计、原生电子文件长久保存等智慧应用，推动太仓市档案服务更加优质高效。
智慧档案的大智慧
世界正日新月异地变化着，伴随着社会的发展以及科技的进步，智慧交通、智慧医疗、智慧家居、智慧教育、智慧公共服务等如雨后春笋进入社会，在某些些城市崭露头角。智慧城市也逐渐趋于兴盛。
智慧地球与智慧城市
想要了解智慧档案的本质意义，我们必然应该先了解智慧地球和智慧城市的定义。所谓智慧地球，既包含了2008年IBM首席执行官彭明盛所提出的三个维度：
第一，能够更透彻地感应和度量世界的本质和变化；
第二，促进世界更全面地互联互通；
第三，在上述基础上，所有事物、流程、运行方式都将实现更深入的智能化，企业因此获得更智能的洞察。随后，智慧城市、智慧交通甚至智慧图书馆等新事物不断出现，进一步讲，智慧城市是由城市的地区、街道、各行业、各机构的子系统构成，是在城市全面数字化基础上建立的可视化、可测量、可感知、可分析、可控制的智慧城市管理机制。
智慧城市的主要目标，是实现城市各方面的信息共享，充分利用信息来规划城市、建设城市，满足人们更智能、更快捷、更幸福的生活需求。例如智慧城市在公共服务方面，在线教学、在线研讨会、视频会议等远程教学现已被普遍用于城市各大中小学校、学院以及其他组织机构中（包括企业、咨询公司、工会、协会、民间组织），实现网上授课和进行各种业务培训。
信息化技术广泛应用于学习管理系统中，加强对相关教学管理信息的智能化管理和服务。再如，智慧城市所推出的城市短途自行车自助租赁服务，最大限度地减少了对高能耗车辆的使用，以此达到节能环保的效果。此举既改善了高速公路运营情况，又提高了交通运输效率。进一步提升城市运行交通管理智能化水平。
在智慧城市的环境下，与之相对应的智慧技术和智慧管理也已经逐步成为新的发展趋势。
智慧档案的兴起
而在现代社会，档案学依旧方兴未艾，我们步入了一个智慧档案的新时代。世界各地的档案馆不仅要跟进技术发展的新趋势，在履行为党管档、为国守史、为民服务的同时，也要积极地融入智慧城市建设的大潮中，打破“信息孤岛”，努力提高档案工作在智慧城市建设过程中的参与度和贡献率，跟上时代发展的步伐。所以当今档案学的主要研究在于智慧档案馆的发展理念、工作目标和实现路径，开展智慧档案馆建设，为档案馆事业的持续发展创造条件。
档案记载了与城市相关的城市规划、建设、管理等有关活动中形成并归档，参与智慧城市建设，首先要做好智慧档案工作。目前，关于智慧档案的建设，档案界的专家和学者从理论到实践都提出了不少良策。
随着档案信息化建设的不断深入，档案工作者运用现有技术设备，已很难完成海量信息资源的管理，必须探索战略转型，提出档案管理的新途径、新方向、新办法。具体工作中，既要有对信息深入挖掘、互联互通、提供智慧服务的能力，又要有对信息进行感知、深度加工、协调开发治理的能力。这些要求无疑就落在智慧档案身上，因此，建设智慧档案势在必行。
而在这一方面，南京市档案馆就给我们提供了一个较为前沿的例子。他们在全国档案界首先提出《智慧档案建设实施方案》，探索了档案信息化发展的愿景，搭建应用平台，构建智慧要件，积极参与智慧城市建设，实现对档案信息深度挖掘，形成智慧信息，基本满足了智慧城市的智慧需求，走出一条创新发展的特色之路。
当然，智慧城市建设方兴未艾，还有很大发展空间，这给智慧档案发展提供了不竭动力。当前重要的是，档案工作应立足于求“新”、求“变”。构建高效、安全、共享的实用平台，实现“1+1＞2”的效果，必须狠抓三个建设，即智慧档案应用体系建设、智慧档案信息基础设施建设、智慧档案信息资源开发利用建设。
智慧档案的未来前景
作为传统档案馆、数字档案馆建设的更高层次和阶段，智慧档案馆的理念确立以及实际建设迫在眉睫。智慧档案馆有狭义和广义两个概念，狭义智慧档案馆是指包含多元化档案资源中传统档案和新型档案内容信息和载体信息的档案馆建设等方方面面的内容。
广义的智慧档案馆是指涉及全部信息的档案馆，凡是数字化、智能化等信息化管理下的档案馆都一律统称为广义智慧档案馆。目前来看，狭义档案馆建设以外的各方面建设与发展也是尤其重要，也是我们未来发展的重要方面。
智慧档案馆是以多元化的档案资源为管理对象。智慧档案馆建设是“智慧城市、智慧中国、智慧地球”建设与发展的重要组成部分，社会大发展也迫切要求档案馆建设主动融入和跟进这一发展大趋势。
因此，这就更加需要将档案管理信息建设推向一个更新阶段，并且要我们主动瞄准智慧档案馆的新目标而积极发力。在未来，所有事物的流程、运行方式等管理都要实现智能化，智能技术与智能管理已经成为未来社会发展大趋势。未来档案馆建设应该积极跟进技术发展的新趋势，为未来档案馆建设与发展铺平道路，为可持续发展创造条件。
智慧档案馆能够全面感知、分析和整合档案资源和档案馆的运行信息，可以为档案管理和信息开发创造了更美好的前景。智慧档案馆在智慧城市建设中的作用越来越大，作为智慧城市建设的重要组成部分，其价值愈加显现，比如，可以为市民发挥多元化的信息资源服务作用；
符合市民和社会组织需求导向；建立广覆盖、多样化、多途径的档案信息服务体系等，让市民和诸多社会组织感受到档案馆信息化带来的智慧服务和个性化服务。智慧档案馆建设与发展能够大大提高工作效率，可以更好的为党政机关、事业单位、企业、社会组织、基层群众等提供优质服务，为全社会提供档案信息共享支撑平台。
所以在智慧地球，智慧城市这个逐渐蓬勃发展的时代下，智慧档案也将会带着它独有的优势条件，走进一个档案事业的新时代。
智慧档案平台建设流程
随着我国智慧城市理念的提出和不断深入，智慧档案平台工作的重要性日益突显。档案馆的发展从最初的纸质文献存储档案馆，发展到现在的数字档案馆（室），未来也将升级为智慧档案馆（室）。因此，积极推进智慧档案馆（室）建设，不仅对于智慧城市建设发展起到了重要作用，同时也是现代化、高质量档案管理的必然要求。
一、数字档案馆（室）与智慧档案馆（室）区别
智慧档案馆应用物联网、云计算等新技术实现档案馆的新型管理，根据数字档案馆与智慧档案馆的特点及内涵，从核心技术、管理对象、理念中心、服务模式等四个方面对其进行对比分析。
数字档案馆（室）与智慧档案馆（室）区别
二、为什么说智慧档案馆（室）是对数字档案馆（室）的升级？
数字档案馆（室）是对传统的纸质档案进行图像扫描，每页档案只是一张可供阅读的图像，每件档案只有题名、形成者、形成时间、主题词或关键词等是可由电脑编辑处理的数据，而大量的扫描图像都是不可编辑的，档案的全文内容仍要人工来阅读、检索、组合、分析、挖掘。
相比之下，智慧档案馆（室）的所有文字记录档案甚至声像档案，都已经经过识别或转换成了电脑可检索的电子文档，所有文字都已经被输入电脑，成为电脑可用大数据挖掘技术任意处理的信息或数据。智慧档案馆（室）是在智慧城市的驱动下，对原有的数字档案馆（室）进行深化，最大限度地提高档案资源整合和开发服务利用的能力。
数字档案馆（室）与智慧档案馆（室）区别
三、智慧档案馆（室）建设的意义
（一）突破档案信息资源开发利用
传统的档案信息调用仅仅表现在人工调阅，用户很难获取档案背后更深层次的价值；而智慧档案馆则借助现代化信息技术，对实体档案资源进行采集、整合、加工、分析以及挖掘，对档案信息资源进行综合处理与协同利用，从而发现新信息、新知识，生成科学、系统的知识架构，为用户进行推送，实现档案信息资源的增值和深层次利用。
（二）实现档案管理流程智慧化
智慧档案馆是围绕档案实体及其信息而开展的收、管、存、用等业务，通过RFID、大数据、云计算等技术自主感知、汇集、记忆、分析信息，挖掘知识、发现关系，完成既定的档案工作业务，实现档案信息的一体化管理。其次，针对档案馆设备运行，如供电供水、消防、温湿度控制等设备及密集架等档案装具能够进行智能控制，为档案资源提供良好的环境。
（三）创新档案服务模式
当前社会，人工调阅模式已经无法满足人们对于档案服务的需求。社会进步让网络化、便捷化、高效化、知识化以及个性化等服务模式，成为当前用户对建设智慧档案馆的诉求。智慧档案馆中的大数据技术，对用户身份、借阅内容、搜索方式等进行数据化分析，挖掘用户隐形诉求，改善服务方式，实现档案服务从“供给导向”模式向以用户为中心的“需求导向”模式转变。
（四）助推智慧城市发展
档案作为社会发展的真实记录，在信息化社会中的作用举足轻重，是智慧城市建设过程中不可或缺的重要基本信息。智慧档案馆建设是智慧城市建设的重要组成部分，城市档案的智慧管理，通过透彻地感知、智慧地发现、跟踪、收集智慧城市产生的、具有长久保存价值的资源，有效整合数据信息并实现智能化处理，让智慧档案馆成为智慧城市记忆资源的存储基地和信息服务中心，助推智慧城市快速发展。
（五）减少纸质档案数字化过程中的浪费
档案数据化之于档案数字化，智慧档案馆（室）之于数字档案馆（室），是迭代式的更新和发展，是覆盖性的提高和增强，是管理方式的根本性变化、转向性发展。不少工作在数字档案馆（室）建设中是必要项，而在智慧档案馆（室）中则会成为非必要项，成为闲置的、冗余的、无用的东西。比如，目前仍有不少单位或机构在做档案数字化工作，也就是最原始的题名、责任者、文种、形成时间等字段的人工著录。但在智慧档案条件下，通过OCR识别技术、声音转化文字技术、人脸识别特征码提取技术等，可将档案全面数据化，而现在人工著录的信息，就没有单独存在的意义了，因为它已经包含在全文数据当中。
四、智慧档案馆（室）如何建设？
建设智慧档案馆（室）要具有整体意识和全局观念，从不同的角度，以不同的方式加快智慧档案馆（室）建设进程，包括实现电子文档一体化、提升档案信息资源妥善保管、保证信息资源安全、深度挖掘和利用档案信息资源等。
与此同时，中博奥智慧档案平台以科学技术为基础，依靠优越的设计理念和科学客观的管理理念，深耕档案行业多年，利用自主研发的GIS平台、OCR识别技术、人脸识别技术、数据挖掘技术等，为各大档案管理机构和政府机关带来了高效、安全、便捷的管理环境，为智慧档案馆（室）建设提供了强大的软件基础和保障。
智慧档案室管理平台
（一）非电子档案的数据化
1.纸质档案数据化
中博奥智慧档案信息管理平台结合第三方技术公司，全面应用OCR识别技术、手写字扫描识别技术，服务各种格式的文档、图片、数据库等异质海量信息进行统一检索，百万数据亚秒级返回，能够帮助档案管理人员、调用人员快速、精确地使用档案。
2.音像档案数据化
中博奥智慧档案信息管理平台目前应用声音转化文字技术，将声音、图像、录像等全部数据化并入库存储。未来，还将在此基础上，通过声音识别，将此人的其他音像档案皆予以识别，并且，还可以根据文字找到声音在档案中的位置，调用者通过文字等数据内容即可听到声音或看到录像。
3.照片、录像档案中的人物数据化
中博奥智慧档案信息管理平台结合人脸识别技术，将人脸特征码、姓名等可识别信息存储入数据库，不仅方便档案使用，同时方便人物识别（当输入电脑中的照片或影像中的人物，与数据库中存储的人物信息匹配，即可自动、准确地将该人物识别出来，并对上姓名等信息）。
照片档案和影像档案中的很多人物就可被自动识别，“无名氏”就变成“有名氏”，人物数据就会变得更为广泛。
（二）结合数据挖掘技术
在当前的大数据环境下，档案数据种类繁多，数据量也与日俱增。中博奥智慧档案信息管理平台在此背景下，将结合数据挖掘技术，依照不同用户的不同需求，在档案数据库中进行信息收集和处理，充分保证档案数据处理的个性化。同时，根据全网用户的检索情况，分析他们之间的联系或工作内容等项目，自动将相似的信息进行汇总，并统一于一个档案数据库当中，为档案管理技术人员工作效率的提升提供更大帮助。
（三）档案信息主动推送
中博奥智慧档案信息管理平台，可主动向各行业调用者推送现有的、有关联的档案数据。与以往的“馆”或“室”不同，智慧档案馆（室）可根据调用者以往的调用经历，以及本次调用的主要内容进行关联，将其相关的其他档案信息一并推送，并且是主动推送、自动推送、无偿推送，即“1+N”，充分彰显了智慧档案馆（室）的“智慧化”。
（四）系统环境安全保障
在当前的国际形势下，各企事业单位、政府机关等对软件、硬件环境的安全性越来越重视，部分政府机关单位已全面采用全国产化软、硬件设备。
中博奥智慧档案信息管理平台顺应当前形势，已完成了全国产化软、硬件设备的适配工作，包括：国产服务器、操作系统、数据库、中间件等，完全能够满足全国产化应用平台的需求，降低软、硬件带来的风险！
（五）依托自主知识产权的三维数据管理平台
作为中国领先的地理信息平台供应商，中博奥智慧档案平台非常重视在智慧城市建设方面的产品研发，目前已正式推出了“中博奥智慧档案平台”，是基于公司自主研发的、全面支持国产化环境的中博奥地理信息平台打造的！
智慧档案平台是一款具备跨平台能力的三维数据管理平台，具有全空间多源异构三维数据处理和整合能力；支持超大规模高精度三维场景可视化、模型处理以及三维空间分析等功能；实现平面球面一体化、地上地下一体化、室内室外一体化和微观宏观一体化。
经过构建一个虚拟的三维场景后，可直观地展示档案库房，系统地展示实时密集架开架情况，同时可对密集架进行开架、合架、架体通风等操作，从而全方位地服务智慧档案馆（室）建设！
