各单位在建设档案室时需要对照《机关档案管理规定》《档案馆建筑设计规范》关于档案库房的相关标准以及档案库房管理制度，对库房的位置、面积、承重、安全等方面进行全面考虑，建设符合国家规定的档案库房。
《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）
1.档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量+年增长量×存放年限）×60m²/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m²测算。
2.档案用房宜集中布置，自成一区。
3.档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。
4.档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。
5.档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。
6.档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m²或按档案装载情况相应增加。
7.档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。
保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。
8.档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。
9.档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。
10.机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。
县级或形成档案数量较少的机关配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
《档案馆建筑设计规范》JGJ 25-2010
1.档案库可包括纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、特藏库、实物档案库、图书资料库、其他特殊载体档案库等，并应根据档案馆的等级、规模和实际需要选择设置或合并设置。
2.档案库应集中布置、自成一区。除更衣室外，档案库区内不应设置其他用房，且其他用房之间的交通也不得穿越档案库区。
3.档案库区的平面布局应简洁紧凑。
4.档案库区或档案库入口处应设缓冲间，其面积不应小于6m2；当设专用封闭外廊时，可不再设缓冲间。
5.档案库区内比库区外楼地面应高出15mm，并应设置密闭排水口。
6.每个档案库应设两个独立的出入口，且不宜采用串通或套间布置方式。
7.档案库净高不应低于2.60m。
8.档案库内档案装具布置应成行垂直于有窗的墙面。档案装具间的通道应与外墙采光窗相对应，当无窗时，应与管道通风孔开口方向相对应。
9.档案装具排列的各部分尺寸应符合下列规定：
（1）主通道净宽不应小于1.20m；
（2）两行档案装具间净宽不应小于0.80m；
（3）档案装具端部与墙的净距离不应小于0.60m；
（4）档案装具背部与墙的净距离不应小于0.10m。
10.档案装具的档案存储定额的计算指标应符合下列规定：
（1）当采用五节档案柜时，库房每平方米(使用面积)存储档案长度不小于2.70延长米；
（2）当采用双面档案架时，库房每平方米(使用面积)存储档案长度不小于3.30延长米；
（3）当采用密集架时，库房每平方米(使用面积)存储档案长度不小于7.20延长米。
11.档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5kN／m2，采用密集架时不应小于12kN／m2。
12.当档案库与其他用房同层布置—巳楼地面有高差时，应满足无障碍通行的要求。
13.母片库不应设外窗。
14.珍贵档案存储应专设特藏库。
档案库房管理制度（一）
一、贯彻“以防为主，防治结合”的原则，认真做好“八防”（防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫）。“五查”（案卷半年一抽查，年终全面查，每天下班前检查门窗是否关、开关是否打下、档案箱柜是否上锁），“三不准”（不准在库房内抽烟，不准携带易燃易爆等危险物品进入库房，不准未经批准的外来人员进入库房）。
二、档案库房由专人管理，负责安全防范和提供利用等工作，除专职档案人员外，其他人员未经批准，不得进入。
三、库房内设置防光窗布、温湿度计、抽湿机，认真做好温湿度记录，尽可能调节和控制适宜档案保管的温湿度（温度14—24℃，相对温度45-60%）。库房门窗加设铁门、铁窗，房内添置铁柜装具和消防灭火器械等，同时，根据实际需要和可能，逐步增设复印机、抽湿机、吸尘器、空调设备、摄像机等工具。
四、档案管理人员必须注意库内清洁卫生。除尘去污，发现问题（如有损坏、虫蚀、鼠咬、字迹模糊等）及时进行修补、粘贴、复制等技术处理。
五、档案管理人员必须守岗尽责。遵守库房制度，爱护档案，确保档案的完整和安全。在工作变动时，必须做好档案清点和交接手续。
档案库房管理制度（二）
1、档案库房是机要重地，非档案工作人员未经许可不得进入。
2、档案库房贯彻“以防为主，防治结合”的方针，在现有条件下，采取措施做好库内空气温湿度控制。
3、档案库房内配备自动温湿度计，每天进行观察和登记，针对温湿度变化情况，采取调解措施。
4、库房内外经常保持清洁卫生，防止灰尘、微生物及有害气体对档案的破坏，做好档案入库前的消毒工作，定期向档案箱内放驱虫药。
5、库房禁止吸烟，禁止使用电器及存放易燃易爆物品。
6、库房照明灯要与档案箱柜保持50厘米距离，照明灯不用时要及时切断电源。档案库房内要配备适当的消防器材，并做到定期检查、更换，经济保持良好状态。
7、库房档案箱柜要排列整齐、规范，符合规定要求，要设置指引卡和存放地点示意图，加强档案工作的条理性、科学性。
8、库房要确定专人管理，管理人员要努力熟悉馆藏，不断提高检索的查全率和准确率。
档案库房管理制度（三）
为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，使之有效地为本校的教学、科研、党政管理各项工作服务，特制定库房管理制度。
1、对于档案库房的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。
2、档案库房严防水淹，室内温度控制在14―24℃，相对湿度控制在45―60%，库内安装温湿度仪表及空气调节设备，定期察看仪表并作记录。
3、档案橱与墙壁保持一定距离，与有窗的墙面垂直，成排摆设，以便通风降湿。
4、采取有效措施防鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。
5、库房内配备吸尘器，加密封门和双层窗，防止污染气体进入库房。
6、库房内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带入库房。
7、库房内配备适当的消防器材，并按器材要求定期检查更换。
8、库房内严禁明火装置，严禁使用电炉子，定期检查电器线路，确保安全用电。
9、库房内安置白炽灯作人工照明光源，明度不超过100勒克斯，避免自然光源直射。
10、库房有专人管理，借阅室与库房分开。
