科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。
（1）分类要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：
①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。
②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。
③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。
④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。
（2）编目科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。
主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。
档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。
（3）拟写案卷题名案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。
（4）装订案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。
（一）科技档案种类特点
（1）工业生产技术档案的特点：专业性、标准性、成套性
（2）基本建设档案的特点：成套性、专业性
（3）设备档案的特点：型号成套
（4）自然科学研究档案的特点：成套性、多样性、专业性
（二）科技档案收集工作的方法和要求
1、科技档案收集工作的基本方法：接收、征集、征购或购买、代存、实测补制
2、科技档案收集工作的要求
①、在法律法规的指导下进行收集；
②、收集工作应当遵循科技档案的自然形成规律；
③、收集工作要保证科技档案的质量
（三）科技档案整理工作
1、科技档案分类的基本方法
科技档案分类的标准、层次、级别,应依科技档案的性质、形成规律及其数量而定。总的要求是：同一种科技档案的分类标准应该一致,分类层次应简明,一次分类只能采用一种分类标准。为了使科技档案的分类科学合理,应制订科技档案分类方案或分类大纲,指导分类的顺利进行,保证分类的科学性、一致性和稳定性。
对象分类法：是以一个事务对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行的分类方法。典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。
特征分类法：是以科技档案的内容特征为依据进行的分类的方法。典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。
在实际分类过程中,单纯使用一种分类方法的情况很少,一般是几种分类法结合使用。例如,对水利工程项目进行分类,可采取地域(流域或水系)与工程项目两种分类方法相结合的方法,先按流域(水系)划分大类,再以每个流域(水系)上建造的工程项目为属类,这种二级分类方法可充分体现水利工程档案的形成规律。
2、科技档案号概念与编制方法
科技档案保管单位之间的排列是通过卷、册、袋、盒的编号来固定其次序的。科技档案的保管单位,是指一组数量适中的具有有机联系的科技文件材料,可以是一个案卷,也可以有册、袋、盒等形式。
科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。
编制方法：
科技档案号的结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号。
科技档案号的编注要求：
①、科技档案号的机构要清晰；
②、科技档案号代字的含义要明确；
③、科技档案号的位置要醒目。
科技档案号的编注程序：
第一，设计科技档案号；
第二，编制科技档案代字表；
第三，纳入辅助代号。
（四）科技档案提供利用工作
1、科技档案提供利用工作的含义
科技档案的开发利用就是将科技档案中的各种使用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，直接服务于国家的各项工作，满足人们的各种利用需求的一项工作。包括：建立和完善科技档案的检索系统；开展科技档案的编研工作；采用多种方式，直接利用；收集反馈信息，不断完善科技档案的管理、服务系统。
2、科技档案提供服务的方式
科技档案的借阅；科技档案的复制供应；科技档案有关内容的抄录；科技咨询；印发目录；编辑出版。
科技档案整理的基本步骤
技档案整理：按类别整理，装订成册，图纸要折叠成A4纸大小，然后装订成册，图纸的折叠要蓝面朝里，白面朝外，角图章要在右下角。
1、准备工作
(1)熟悉科技档案整理规范标准
熟悉《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术研究课题档案管理规范》《技术制图—复制图的折叠方法》等。
(2)了解被指导单位的职能与内部机构组成
了解被指导单位的职能与内部机构组成，以便于指导其对应归档的科技文件材料收集齐全、科技档案保管期限的划定以及科技档案整理的分类等。
(3)了解被指导单位的有关科技档案整理规范标准
如果被指导单位的系统有科技档案整理规范标准，应该熟悉，如《中国地震局科技档案管理办法》《水利科学技术档案管理规定》等。
还应该了解被指导单位是否制定了本单位的科技档案整理规范标准；如果有，应该了解并按照其进行指导。
2、查看科技档案整理重点容易出现的
问题与整改建议
查看科技档案整理重点容易出现的问题可以通过查看科技档案的《案卷目录》《卷内目录》和档案实体，很容易地找出来。
(1)查看《案卷目录》和《卷内目录》
①科技档案收集的问题。
通过查看《案卷目录》《卷内目录》，可以很容易地看出都归档了哪些科技档案材料。
科技档案具有成套性的特点，一般某类科技档案都有大致相同的组成部分，如科研类档案由课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报，推广应用等部分组成；产品类档案由产品设计、工艺、工装、制造、定型工作程序等部分组成；建设项目类档案由项目前期、项目设计、项目施工、项目监理，项目竣工验收等部分组成；设备仪器类档案由设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等部分组成。
注意查看的重点是看各类科技档案有没有缺组成部分，比较容易缺的部分是前面的部分。
如科研类档案中的可行性研究立项部分，由于种种原因立项拖的时间很长，造成这部分的档案收集不全或收集不到。
因此，要特别关注与科研项目关系密切的前期管理性文件，如申请立项的报告与批复、列入年度计划的请示与批复等，原件原则上应当归入科技档案整理。
原已放人文书档案中整理的不再拆卷,但在科研档案分类目录中，要将这部分文件材料名称注上，以便检索。还有容易缺的部分是立档单位自身不易控制的档案部分，如建设项目类档案中的项目施工、项目监理部分，由于施工方、监理方的原因，也容易造成这部分的档案收集不全或收集不到。
这些问题是很容易从目录中看出来的。如果再细一点，还可以对照被指导单位制定的《科技档案归档范围和保管期限表》中的归档范围来查看目录，那样可以更多地发现收集不齐全的问题。
对于科技档案收集的问题，一般给出的建议：
一是对照被指导单位制定的《科技档案归档范围和保管期限表》中的归档范围重新收集，尤其是对那些容易漏掉或不容易收集齐全的部分的收集;
二是将重新收集来的科技档案材料进行归档整理。
②科技档案分类的问题。
对照被指导单位的科技档案分类方案，从目录上就可以看出有没有分类的问题。科技档案分类原则：
一是要符合科技档案形成和形成单位科技活动的性质和特点，对不同种类的科技档案采取不同的分类方法；
二是一个单位和一个专业系统同一科技档案的分类标准应该一致；
三是分类的层次要简明，不宜过多过繁；
四是分类应力求按专业系统实现标准化。
对于科技档案分类的问题，一般给出的建议：
一是按照规范要求分类准确并保持分类的相对稳定；
二是对错误的科技档案分类进行整改。
③科技档案编目的问题。
常见的编目问题有以下几种情况：
◎责任者填写过于简单、不规范。
尽管按照规定要求责任者可以填写规范通用的简称，不能使用“本公司”、“本单位”等含义不明、难于判断的简称，但是仍然有不少单位出现这样的问题，使用这些不规范通用的简称。
还有的责任者不是填写不明确就是不全。对于责任者一般应该填写直接编制的单位名称并且以印章为准：
a.合同协议书等应写双方或多方。
b.设计图责任者应为设计单位。
c.施工图责任者一般应为设计单位。
d.竣工图责任者一般应为施工单位。
e.质量评定表的责任者应为质量监督部门。
f.领导讲话、科研项目、论文、讲义等均可填写个人。
◎文号省略或部分省略。
文号一般由单位代字、年度、顺序号三部分组成。
尽管按照规定要求填写文号要照实抄录，不能省略，但是仍然有不少单位出现这样的问题，有的是将文号三部分全部省略，有的省略代字，有的省略代字和年度。
◎题名部分省略。
尽管按照规定要求题名应填写科技文件全称照实抄录，但是仍然有不少单位出现部分省略的现象，而以省略责任者的居多。
对于科技档案编目的问题，一般给出的建议：
一是按照规范要求填写责任者、文号和题名；
二是改正错误的写法。
(2)查看档案实体
对于查看档案实体，如果时间允许，最好的方法是一卷一卷地看，一页一页地看。如果时间不允许，也应该采用等距抽样查看。
①科技档案装订的问题。
常见的装订问题有以下情况：
◎漏除金属物。去除金属物是科技档案装订的第一道工序，但还是有漏除金属物的。
◎科技档案装订的次序问题。按照规范标准要求卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。
管理性文件一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。但还是有将其次序颠倒的。
对于科技档案装订的问题，给出的建议：对归档的科技文件材料全部检查一遍，不能有遗漏，必须去除金属物，将颠倒次序的改正过来。
②科技档案缺页缺项的问题。
由于有些科技档案是立档单位自身不易控制的，如建设项目类档案中的项目施工、项目监理部分，由于施工方、监理方的原因，很容易造成这部分的档案缺项。有的虽然施工方、监理方交了，但施工方、监理方不认真造成缺页。
对于归档科技档案缺页缺项的问题，给出的建议：对归档的科技档案材料全部检查一遍，并重新收集，将缺页缺项的归档科技档案补齐。
③卷内备考表的填写问题。
卷内备考表的主要问题是漏填或漏填项目。如有的只填写立卷人，其他的内容就都省略或漏填了。
对于卷内备考表的填写问题，给出的建议：
对科技档案的卷内备考表全部检查一遍，不能有遗漏，将漏填项目补齐。
