办公室档案整理
一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1.纸质文件资料。尽量别留，或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先，名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。
办公室文件资料的整理分类技巧有哪些？
1.存放有序，固定位置
在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。
2.要删的文件暂时先留着
在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；
若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。
3.随时做好PlanB
列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。
4.将经常使用的文件夹放到桌面
在桌面创建快捷方式。
5.电子文件建档
选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。
6.定期备份资料
每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。
7.在名片上写清详细信息
在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。
8.手机号码备注要详细
以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。
9.活用手账的两个重点:及时写，多次看
一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。
10.客户的名称要加上职称、称谓
在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。
办公室档案整理
11.手账上方注明日期和主题
给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。
12.所有的信息注明来源
为每条从外部获取的信息注明来源。
13.勤于找出问题、总结经验
提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。
14.记下经常去的餐馆
用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。
15.组织商谈的注意事项
打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。
特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。
16.准备2个笔记本
只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。
17.给用过的笔记本制作索引
在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。
18.给笔记本足够的留白
开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。
19.以金字塔原理记笔记
做完笔记后，在笔记顶部写下结论。
20.利用“5W2H”整理重点内容
做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN)-地点(WHERE)?用了多少钱(HOW MUCH)?
21.将工作的“PDCA”记下来
按照Plan(计划)→Do(执行)→Check(回顾)→Action(改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。
如何建立办公室档案管理
要建立起办公室档案管理工作，一般从人、财、物三方面入手。人：即档案管理员，你需设置一位专职或者兼职的档案干部具体指导和执行该工作，设一办公室主任分管该工作。这位档案管理员总体负责全公司的档案工作，在此基础上，每个部门要设一名兼职档案员，负责将本部门的应归档的材料整理后交办公室档案管理员，部分材料如有必要要说明重要性以便设定保管期限。财：即档案工作经费，每年档案装订消耗材料，档案装订工具和档案专业继续教育培训等经费保障。物：档案室是基本必备的，要符合档案“八防”要求；有条件差的也必须有档案专用的铁皮柜，不能和其它资料混放。这样基本上档案工作的框架算搭起来了，档案工作的制度可以参考楼上团队的，都是文字化的东西。另有一点日常档案工作必须要有的两个东西：第一个是归档期限及保管期限表，企业使用的是十大类分类法，但国家档案局关于文书立卷改革以件为单位保管单位的也可以参考，毕竟你是企业的话，档案如何保管更方便还是自己企业说了算，要注意设定保管期限的时候充分征求各部门意见，因为只有经办的部门才更深刻理解该份材料到底该长期保存还是短期保存。第二个是借阅利用制度，不知你们企业是否会将董事会材料单独设一位董秘保管，如果全部公司的材料都在档案室的话，作为企业要严格规定档案查阅的人员，哪些可以公司里人随便查，哪些只有部门经理查，哪些要办公室主任同意才可以查，哪些要总经理同意才可以查，以保护企业商业秘密。
办公室档案管理制度
一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好库房温湿度的监控与登记工作。
七、每季度对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
如何建立办公室档案管理？
建立办公室档案管理的方法：
(一)建立档案管理制度：
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室借阅。
(二)建立档案库房管理制度：
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
如何进行办公室档案管理
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如何做好办公室的档案管理工作？
一、规范公文处理，把好公文形成关
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我局就属于后者，由于各职能科队写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我局在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。3、公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。5、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的科队进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：
1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。
2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。
在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。我局在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度---组织机构--内容，但在实际工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。
三、完善公文材料，做好档案收集工作
文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：
1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用。因此应按档案整理规范要求，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。
四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。
办公室文秘人员如何做好档案管理工作
档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？一起看看吧！
一规范公文处理，把好公文形成关
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档案；档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我区就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我们单位在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：
1.文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。
2.附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。
3.公文印制不规范，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。
4.公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
5.数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，一名专门负责公文拟制的你人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
二档案整理工作，从公文的评估分类做起
公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或随意销毁，而是放到别处）；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的'挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：
1.对档案工作要有高度的认识
要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。
2.要有高度的职业责任感。
档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。
3.要不断提高自己的专业素质和综合素质。
文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。由于我区成立较早，在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度——组织机构——内容，但在工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合本单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高本单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。
三完善公文材料，做好档案收集工作
文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：
1.档案整理工作必须从平时做起。
对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
2.档案整理工作应注重细节。
对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
四善于交流，接受新信息，达到资源共享
随着社会形势的变化和发展，对档案整理工作的规范性要求也会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。
不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。
如何整理办公室档案
最好建立电子档案进行管控。这样CTRL+F输入文件名就能够快速的找到文件所在的文件夹，当然如果有扫描仪就更好了，直接做成PDF文档链接在EXCEL表里，连翻阅文件夹的时候都可以省了。
纸质文件分类可以在地区的基础上以发文时间或者文件类型做划分
但主要是看你个人的查阅习惯
如何做好好办公室档案管理工作
1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。
2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。
3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。
4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。
5、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及邮件交换。
6、做好办公室每月考勤。
做好物品保管工作。
1、负责组织部召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，起草会议纪要、简报，协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。
2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本。
3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。
4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。
5、做好部信件登记、分发、寄发工作，受理党员干部来信来访工作，及时做好登记、自办或传递等工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。
6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。
7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。
8、协助做好部办公室的日常工作。
9、做好部领导交办的其他各项工作。
技能要求：
1、大学本科，经济或中文专业，2年以上秘书工作经验；
2、良好的组织、沟通能力；
3、流利的英语听说读写能力；
4、熟练的计算机操作技巧。
