法律分析：机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接受范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接受范围的档案，立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
法律依据：《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，
应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。
1. 目的和范围
1.1为加强公司档案管理～推进档案管理的规范化、现代化建设～有效地保管和利用档案～更好地为企业两个文明建设提供服务～根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《管理暂行办法》等有关规定～结合本公司工作实际情况～特制定本制度。
1.2本制度规定了****公司文书、电子、科技、声像等档案管理的职责、管理内容与方法。
1.3本制度适用于*****公司文书、电子、科技、声像等档案的管理工作～包括档案的归档、整理立卷、保管、利用和借阅、鉴定销毁等。本制度所指的档案是指公司在生产、服务、经营、管理、电力工程、科研等各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。
2. 引用标准
本制度引用了《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《管理暂行办法》等相关法律法规。
3. 管理职责
3.1 人事行政部职责
3.1.1人事行政部是公司档案工作的主管部门～负责制定,或定期修订,本公司档案管理工作的有关规章制度。
3.1.2 人事行政部配有专职档案人员负责档案管理工作。
3.1.3 人事行政部的档案主管部门需坚持用党的路线、方针、政策作为管理档案的指导思想,认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》～坚持以法治档～有法可依～执法必严～违法必究,定期组织专兼职档案人员的档案专业培训～掌握档案专业知识～不断提高科学管理档案的水平～积极开展档案的开发和利用工作～为企业创效益服务。
3.1.4档案主管部门需接受领导的工作指导～接受上级档案主管部门的业务指导、监督和检查。
3.1.5 档案主管部门负责对公司各管理部门文件材料的归档工作并进行指导和监督。
3.1.6 档案主管部门负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。
3.1.7 档案主管部门需积极参加上级档案主管部门组织的各项业务活动～执行档案工作的法律、规章和有关的业务标准～技术规范～维护公司档案的完整与安全。
3.2 分管副总经理职责
3.2.1 在公司负责组织学习、贯彻国家《档案法》和《档案法实施办法》等有关档案工作的文件～将档案管理工作同其它管理工作一样～纳入年度工作计划目标～做到组织、定员上的落实。
3.2.2督促制订本公司档案工作规章制度～不断提高档案管理标准化、规范化水平。采取有效措施～较好地解决档案工作中存在的实际问题和困难。
3.2.3 对公司档案工作做到有布臵、有检查、有总结、有奖励。
3.2.4督促、指导和检查公司各部门做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
3.2.5负责审阅档案分类方案、归档范围和对各类档案鉴定和销毁工作～并报上级审查备案。
3.2.6 认真履行组织协调职能～全面完成公司各项档案管理工作。
3.3 各部门职责
3.3.1各部门配备兼职档案人员～收集和保管本部门的档案。公司档案实行统一领导、统一管理、统一制度。
3.3.2 档案专兼职人员需热爱档案事业、忠于职守、遵纪守法。经过档案专业培训～获得档案管理资格上岗证书～具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.4 各部门负责人职责
3.4.1学习档案管理工作的标准、公司档案管理制度和办法～关心本部门档案～指导本部门的档案工作的开展～督促做好本部门档案的立卷归档工作。
3.4.2 顾全大局～带头向档案室移交和捐献反映本公司工作有价值的文件材料～不留作私用。
3.4.3 支持本部门兼职档案员的工作～协调好本职工作与档案工作的关系～解决实际问题～创造条件做好本部门档案整理工作～随时督促按规定做好文件材料的归档工作。
3.4.4 发现档案工作存在问题～与兼职档案员联系～并及时向档案部门提出意见和建议～搞好部门档案工作。
4. 总则
4.1 档案是国家和企业的宝贵财富～任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务～有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和处理。
4.2 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和～是反映企业各项活动的重要史料～是企业的一种资源～各级领导应重视档案管理工作。
4.3 档案工作是企业管理的一项重要基础工作～应切实加强对档案工作的领导～把档案工作摆上议事日程～列入本公司的工作计划、纳入目标管理责任制。
4.4 专兼职档案管理人员要不断提高专业管理水平～使档案管理做到完整、齐全、真实、准确～做到案卷质量高、编目清楚、书写工整～帐、物、卡一致～做到底数清、情况明。
4.5 档案管理应贯彻执行国家和行业的有关法规和制度～档案的分类编号办法应遵循国家档案局和电力行业档案分类编号方法规定的原则～并结合企业的实际情况。
4.6 各类档案应按总目录、全引目录、分类目录及底图目录～并满足现代化管理的需要～逐步利用计算机进行编目和检索。档案著录、案卷格式要符合国家有关标准。
5. 文书档案的归档
5.1 归档范围
5.1.1 公司自身形成的～反映本公司主要工作活动的文件材料～包括重要的会议材料～包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
5.1.2 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。
5.1.3 干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
5.1.4上级单位颁发、转发的针对本公司工作或本公司须遵循、贯彻的文件材料。
5.1.5 下属单位或部门报送的需办理的～具有查考价值的文件材料。
5.1.6 同级机关和非隶属单位颁发的本公司需执行的文件材料～以及与本公司联系、协商工作的重要来往文件。
5.1.7公司下属单位或各部门反映其基本面貌和经营状况的具有保存、查考利用价值的文件材料,
5.1.8 本公司职工因公外出参观、学习、考察和参加各种会议～收集获得的具有保存、查考价值的文件材料。
5.1.9 对外签订的合同、协议书等文件材料。
5.1.10. 信访工作材料。
5.2 归档要求
5.2.1 凡在工作中形成的～或上级单位颁发需要贯彻执行的～具有保存价值的文件材料～分别由相关职能部门负责收集齐全～并分类整理～按规定时间移交本单位档案室归档。
第一条 为规范公司人事档案管理，维护公司和员工权益，特制定本办法。
第二条 XXX是公司人事档案（含公司退休员工档案）的归口管理部门，负责人事档案的收集、归档、保管、借阅及传递的管理。
第三条 XXX按人事档案归档的内容有计划、定期向各部门收集人事档案资料，经整理后入档。
第四条 各部门按人事档案归档要求的内容和规定及时向XXX报送员工的有关档案材料。XXX收到人事档案材料后，须经整理、鉴别认定后入档。
第五条 各部门因工作需要需查阅人事档案时，须持本部门开具的《查阅档案材料介绍信》，且至少要有两个人到XXX档案室内查阅，少于两人的不予提供查阅。对于非公司内职工查阅公司相关人员档案时，需填写《查阅人事档案材料审批表》，经XXX领导签字同意后按程序办理。
第六条 查阅档案必须严格遵守以下规定：
（一）未经人事档案员允许，查阅人不准摘录或复制档案内容；
（二）查阅人不准查阅本人或直系亲属档案材料；
（三）查阅人不准泄露被查阅人档案内容。
第七条 人事档案借阅管理
（一）凡需要办理人事档案借阅手续的，经办部门须至少提前一天向XXX提交所需内容、时间、目的等情况，以便XXX及时办理相关手续；
（二）经办部门借用人事档案须经XXX主管领导批准，借用时间不得超过三天，确需超期借用时必须补办延长手续。
（三）查阅、借用人事档案，经办人双方必须履行交接手续。查阅、借用后XXX人事档案员须查对档案无任何问题后收回归档。不履行交接手续和不经查对即归档的，追究人事档案员责任。
（四）对借用的档案，借用人必须妥善保管，不准转借、传阅、涂改、复印、拍照、不准抽撤张页及泄露档案内容。对违反规定视其情节和造成后果，予以行政处理和经济处罚。
第八条 凡经公司批准由公司调出的人员，XXX负责其人事档案调转手续的办理，将其人事档案发送调往单位或转交调出人员自带。
档案管理办法：
档案管理体制：
1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。
2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。
档案管理工作：
1、档案材料的收集。
建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。
及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
2、档案的归档、立卷与管理。
区分全宗，确定立档单位。
分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
每年对档案进行一次清理。
3、档案的保管。
防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案。
做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
4、档案的鉴定。
从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
5、档案的销毁。
对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。
销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
6、档案借阅、利用工作。
凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
借阅期限不得超过一星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等）。
标准档案是国家档案的重要组成部分。第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。
下列文件材料需要永久保管：
（一）上级下达任务的文件；
（二）标准报批稿；
（三）标准编制说明及其附件；
（四）意见汇总处理表；
（五）标准审查会议纪要或函审结论；
（六）标准报批公文；
（七）标准申报单；
（八）标准发布本；
（九）标准正式出版本；
（十）标准修改通知单及其附件；
（十一）标准作废通知单。
下列文件材料需要长期保管：
（一）论证报告；
（二）调研报告；
（三）试验验证报告；
（四）标准征求意见稿（最后一稿）；
（五）标准送审稿；
（六）等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料（只归难得的，一般的只列目录和出处）；
（七）标样。第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理；长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。
国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。
省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。
企业单位负责管理本单位的企业标准档案。第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：
（一）收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案；
（二）编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料；
（三）负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁；
（四）监督检查标准档案的修改、补充和复制；
（五）按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续；
（六）认真执行档案管理制度。第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、发布后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。
标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对；对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按“GB／TL1182－－89科学技术档案构成的一般要求”执行，并应当符合下列要求：
（一）各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。
（二）归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。
（三）永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。
（四）标准文件材料的幅面大于A4（210×297mm）的，按A4幅面折叠；小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。
档案保管办法的具体内容包括：
( 1) 日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。
( 2) 预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。
( 3) 抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。
( 4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。
库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。
一、档案库房的布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。
库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排。确定了库位号后，就应在此基础上制成库位索引。
二、档案架( 柜) 的排放和编号
库房中的档案架( 柜) 的排放，应符合下列几个要求：
1. 排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架( 柜) 子，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。
2. 有窗库房的架( 柜) 子的排列，应与窗子垂直，以避免强烈光线直射；无窗库房的架( 柜) 子的排列，纵横均可但应注意不要有碍通风。
3. 架( 柜) 子排列应最大限度地利用库房的地面与空间，并要便于档案的搬运和取放，不宜太松或太紧。
三、档案的存放和全宗排列
企业档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。
当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次序应根据档案架( 柜) 及其“栏”、 “格”的编号次序进行。
企业档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案( 如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等) ，通常采用平放的方法，这样使文件较舒展，有利于保护档案。
平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。
四、建立全宗卷
在企业档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。
全宗卷是在企业档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据，是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一种工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。
五、温、湿度调节和清洁卫生管理
科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好企业档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。
六、保卫和保密管理
档案是企业的文化财富，其中许多是机密性的。企业档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。
在企业库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案内容。关于库房内档案的存放状况和管理制度的具体内容，也应列入企业档案室的保密范围。
七、防火的管理
企业档案管理部门必须建立防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的管理主要体现在三个方面：
1. 加强检查，消除一切发生火灾的可能性
要定期检查电气设备，有毛病的立刻修理。库房内应严禁吸烟，忌用移动式的火烛。规模大的库房，一般应安装避雷针。
2. 做好灭火的准备
有条件的地方，可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源，这些都应设在便于取用的地方。在档案工作部门要经常进行防火教育，学习有关的理论知识和技术方法。
3. 拟制档案抢救方案
即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时可指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。
八、档案在搬动中的保护
由于种种原因，库内档案有时需要搬动，在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。
在库房内搬动数量较多的案卷时，必须准备一定的工具，如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具，那么每次搬动的案卷不要太多，以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运，应注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等均应注意选择。
做好搬动中的保护工作，除了物质和技术措施以外，特别重要的是，要求档案管理人员有高度的责任心和踏实细致的工作作风。不负责任、粗枝大叶是搬动中发生机械磨损和污染的主要根源。
九、档案的安全检查
定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，制止档案被继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查，应在下列情况下进行：水灾、火灾之后；发现档案遗失或被盗窃后；对某些档案( 如利用频繁的部分) 是否遗失发生怀疑时；发生虫害、霉烂、水湿等现象时。
检查方法，最基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照和检查人员的实地观察，为此检查人员应当由比较有经验的人来担任。
检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时对某些制度做适当的修改。
