大数据时代背景下的档案管理分析
在大数据时代的发展进程中，应该将大数据的价值积极的展现出来，所以相应的管理模式需要加以进一步的变革。应该将相应的管理模式加以进一步的转变，积极的采用大数据技术实现档案数据信息的相互关联，这样才能更好的实现档案资源的共享。相关的档案管理部门也应该做相互协调的工作，将档案数字资源中所蕴含的潜在价值充分的体现出来，这样才能实现进一步的整合。传统的档案管理部门中，供给式的模式占据重要位置，而在新时期的发展下，这一思维模式应该加以进一步的转变，从用户面临的问题入手，为人们的行为决策提供有益指导。以解决用户所面临的问题为目标整合档案数字资源，构建起以社会利用需求为导向的档案数字资源体系，不断提高档案服务与用户需求之间的匹配程度。
构建适应大数据要求的档案数字资源。以云计算为例，它适应了大数据时代分布式存储与海量数据并行处理的需要，实现了计算机资源的服务化，是大数据时代档案数字资源整合的基础平台和支撑技术。首先，各档案部门应根据国家统一规划以及自身基础设施建设与档案数据库资源匹配程度的具体情况，灵活选择适合的云部署方案。对于那些处在档案数字资源整合关键节点的部门应架设私有云，以动态申请公有云的方式弥补自身计算能力、存储空间等的不足。其次，云计算能统一各应用环境之间的业务逻辑、组织结构和表达方式等，消除信息孤岛，从而建立集成的档案数字资源管理平台，促成档案数字资源深层次整合与知识开发的实现。再次，云计算能实现对档案应用的整合，并以服?盏男问较蛴没Х⒉迹煌?时支持用户利用各种终端设备随时随地访问所需的云服务。这些都将在最大程度上发挥档案数字资源整合的优势，提高档案服务的效率和便捷性。
加强大数据时代档案数字资源整合的安全保障体系建设。首先，应建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证与访问权限控制，达到用户安全集成管理的目标，有效应对档案数字资源整合与大数据应用过程中的安全风险。其次，通过数据加密技术保护档案信息安全。通过SSL（Secure Sockets Layer，安全套接层协议层）加密，实现在数据集的节点和应用程序之间移动保护大数据。再次，综合运用大数据技术手段与安全保密制度，加强对重点领域档案数据的日常监管，有效应对档案数据聚集性与档案利用需求无序性造成的档案泄密风险。最后，实时开展档案数字资源异地异质备份工作，提高系统容灾能力。
最后，还要组建一支具有大数据素质的档案从业者队伍。大数据环境下，档案从业者应加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起业务专家的重任，成为档案数字资源的提供者、组织者和导航者。作为档案数字资源的提供者，就要求档案从业者具有过硬的档案专业知识与技能，能正确预判大数据给本单位数据处理各环节带来的风险构成，给出基于档案专业的解决方案，从而确保档案数字资源的真实、完整与安全，最大限度地满足档案数字资源整合的需要，保证档案价值的实现。
有效建立农村居民健康档案并实施规范管理是深化医药卫生体制改革的重要内容，是促进基本公共卫生服务均等化的基础性工作，对于改善卫生服务公平性和转变农村牧区卫生服务模式具有重要意义。为农村居民建立（电子）健康档案，在全国推行健康档案信息平台建设，加快实现城乡居民健康档案电子信息化管理，更是实施国家基本公共卫生服务项目的重中之重。《卫生部办公厅关于开展建立农村居民健康档案试点工作的通知》、《国家基本公共卫生服务规范（2011年版）》。 本产品系我公司自主研发，现全国应用该产品的地区涉及安徽（目前覆盖全省16个地市达54个县/区）、青海省（地级市：海西蒙古族藏族自治州下辖的8个县/市/行委）、河南省（地级市：周口市下辖有沈丘县、项城市试点）、河北省、山西省等五个省区，现正在全国各省/区全面推广中。u 系统数据科学、规范，严格遵循国家卫生部相关标准；u 软件功能丰富、设计实用，着眼于区域信息化一体化充分考虑我国农村卫生特色；u 软件采用模块化设计，实现动态医疗服务信息的自动追加补充；u 操作界面友好、人性化档案摘要，方便医疗服务工作者检索查看；u 可融合性强，与各相关系统无缝衔接，便于保存患者医疗记录；u 可扩展性强，软件升级、维护起来更方便、更快捷。 该系统有系统首页及基础信息、健康档案、体检管理、重点人群管理、其他医疗卫生服务记录等等八大模块组成。u 系统首页、登陆：查看相关新闻公告信息、系统登陆、用户修改密码；u 系统基础信息设置：单位信息、村级地区、用户管理等基础信息维护管理；u 健康档案管理：建立（编辑和删除）家庭档案信息、个人基础信息管理；u 健康体检管理：建立健康档案及老年人、重点疾病患者等的年度健康检查；u 重点人群管理：对重点人群的健康检查记录、访视、随访等卫生服务记录；u 其他医疗卫生服务：就接诊信息及双向转诊等进行操作、记录；u 健康教育：健康教育活动记录等；u 系统报表：对健康档案的建档率、体检记录、遗传病史、个人既往史分布、 人口年龄结构分布和0-36周儿童生长发育曲线进行图表统计与分析；u 门户网站管理、论坛：对本地区内的行业最新动态及公告、对新闻信息进行管理，对最新动态、帖子信息、相关投诉信息进行管理。注：详细功能系统/模块请参见系统（V3.50版）操作手册 （09年12月10日版）
知识管理已经成为21世纪现代企业管理的一个战略举措和重要内容。档案管理是知识管理系统的重要基础。本课程旨在通过对档案管理新观念认知，档案管理的工具方法论、流程和档案管理操作实务的学习，提升档案管理人员的专业化和职业化素养和档案处理工作效率，为企业建立规范化、科学化的档案管理系统，建立企业知识管理体系打造基础！
谈新背景下的高校教学档案管理
【论文关键词】高校 教学 档案
【论文摘要】扩招背景下,《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平,就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作,本文将试做阐述。
百年大计,教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家,我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》）,《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划,对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。
同时,近几年来,我国大多数高校在规模上快速扩张,所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。
一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题
《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求,教育观念相对落后,内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。
（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导,对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置,再到经济投入,硬件建设上,难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来,随着高校的大范围扩招,国家的投入增加又相当有限的情况下,不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上,而对教学档案管理难以做到按需足额投入。
（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全,相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规,或者未能严格按法规管理档案,档案管理混乱、不规范,导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂,需要时难以发挥档案服务作用。
（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐,管理意识较薄弱,队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中,真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏,大多数来自于学校其他专业的老师,部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养, 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。
二、普通高校教学档案管理的改革思路
随着我国高等教育事业的改革和不断发展,教学档案作用的发挥显得更加突出, 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。
如何解决高校教学档案管理面临的这些问题,《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理,健全教学质量保障体系,改进高校教学评估”、“做好学生成长记录,完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:
（一）提高对教学档案管理重要性的认识
（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证,又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序,帮助完善教学过程,使高校教师在教学工作中能有章可循,有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性,对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作,包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等,为学校教学评估提供了第一手资料,是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何,教学成绩如何,主要看教学档案收集得是否齐全,教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
（二）强调教学档案管理的规范性和流程性
1.明确档案收集的范围和收集主体
建立健全高校档案管理制度,是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料,有关管理部门应该根据档案分类和用途,明确各类档案收集的范围,以提高档案管理工作的效率和效果。
2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程
高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的,哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性,必须建立一套完整的教学管理制度,统一格式,规范内容,做到有章可循、有据可依。
（三）提高高校教学档案现代化管理水平
（1）加强高校电子教学档案的`管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大,电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。
高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度,对电子文件采取集中统一管理,根据电子档案的特性,从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑,制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度,加强监督和指导工作,把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。
（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划,制定出档案信息网络建设的总体规划,使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。
三、结束语
《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”,因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性,认真学习《高等学校档案管理办法》,结合高校自身特点,积极配合学校教学档案工作的开展,使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。
参考文献:
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在知识管理时代里，知识作为资本的一部分，显然属于竞争性资源。资本是逐利的，每个人都想获得更多的知识资本，为成功增加更多的筹码。档案是知识的一种形式，但是档案相对于其他形式的知识而言，却具有更多的公共性和共享性，这也是档案知识共享的基础。在知识管理的背景下，如何在知识资本的竞争性加剧的环境里实现档案知识的共享？这是本文所要阐述的主题。
1 知识管理下档案知识竞争不断加剧
学者覃兆刿从“双元价值”的角度分析，认为档案价值分工具价值和信息价值两部分。前者作为一种行为方式，人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能被称为工具价值;后者作为记录或者文献归属的实体，其内容的价值被称为信息价值。工具价值是一种普遍意义的价值，而信息价值是一种个性价值;工具价值是档案的社会属性，信息价值是档案的自然属性。1969年，美国经济学家加尔布雷斯（Galbraith，1969）提出知识资本（intellectual capital）的概念，到了20世纪90年代，管理学界出现了知识管理的提法，在知识管理时代里，档案的工具价值由于技术和理论的发展更加彰显，档案的信息价值也得以更加重视。对档案界一个最意味深长的意义在于：档案知识竞争性加剧，知识共享成为时代追求。
1.1 知识管理下技术和理论的发展更加突出了档案的工具价值。 第一，技术发展拓展了档案的处理空间。档案电子化之前，对档案的处理主要是对实物档案的存储，由于实物档案本身重量大，搬运、移挪都很不方便，因此，一些重要的档案都是重保存轻利用。而且即使被利用，开发程度也很低，仅限于复印和翻印。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化，信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间，档案的生命周期得到大幅度延伸。电子化的存储方式重新赋予了档案管理新的职能，正如在第十五届国际档案大会上达成的共识一样：档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。第二，知识管理理念有助于实现档案知识的共享。知识管理强调学习、共享和组织文化，是通过吸纳组织有效信息和对信息的再开发来实现组织的知识塑造，以达成组织运转更有效的目的。档案是知识的重要组成部分，档案自有的公共性决定了档案知识的共享性，特别是档案电子化的普及为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑，加速了档案知识共享的进程。
1.2 知识管理背景下档案信息价值被更加充分认可。 第一，档案知识属性发生改变：由文献走向答案。知识经济时代以前，档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”，并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”。档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案（知识）。正如丽贝卡?巴克利所说：“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。 毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”第二，电子文档的普及扩大了档案的内涵。电子文档的出现使文件与档案之间的区别极大缩小，客观上使得档案的内涵得到极大扩大，由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。英国知识管理大师安妮?布鲁金在《企业记忆――知识管理战略》一书中指出，档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间，能否从档案中获取有用的信息和资源已经成为是否具备较高学习能力和信息处理能力的标志，档案不再是堆积在一起的泛黄的故纸，而是闪耀着智慧的资源库。
可以说，在知识管理背景下，档案的使用日益便利和充分，技术发展拓宽了档案的使用空间，而知识管理理论的不断推进使档案知识共享深入人心。正是由于充分认识到档案价值，更多人想从档案中找到想要的问题答案，档案管理者才需要不断供给更加优质的档案知识资源。一旦这种供给跟不上社会的需求，将会陷入一种竞争性索取的状态，这种状态又将放大档案知识的价值，引发更加严重的索取。
2 竞争的本质
从档案“双元价值”的角度分析知识管理时代下的档案价值，档案的工具价值也即档案的社会属性属于档案利用的向度，反映了人们对档案开发利用的程度;而档案的自然属性却反映了知识的本初价值。档案在起源上来说是人类对凭证信息的合目的的控制，这里的“控制”，强调了档案从根本上是一种功能，人们可以借以维护凭证信息的证据力，其表现为有利于显示其凭证价值的资源组织、价值鉴定、保管和利用;“合目的”强调了人类借助档案功能的心理需求以及管理技术上的主观能动性，其表现为鲜明的时代特征;“凭证信息”则是对通常定义中“原始记录”或“原生性”的拓展。
所以，档案的工具价值是档案属性的根本，而在知识管理时代下，我们需要更加放大档案的工具价值，更加充分地开发档案使用价值，这样才会符合档案的时代定位，才能在基于知识竞争的语境下获得更多的知识。而依据对目前存在的档案竞争性问题的分析，显然，我们对档案知识的开发还未到位，档案知识供给并不能满足人们对知识的渴望。故此，我们可以说，对档案知识的竞争性索取，其实质是：档案部门对档案的`开发并没有跟得上社会需求，档案知识供给短缺，导致无法实现档案知识共享。
3 缓解竞争，实现档案知识共享的建议
供给和需求是资源的必然逻辑，尤其是当知识成为资本后，对知识的追逐更加强劲。在知识管理背景下，档案使用者或大众需要更多的档案知识，同时日新月异的信息处理技术也便利了档案管理者对档案的开发，可以说，扩大档案知识供给顺应时势，而我们要做到的就是顺势而为。
对于档案知识开发而言，在知识管理时代下，档案管理者们更需要提高自身管理水平，紧跟时代要求，掌握更多的信息技术开发本领，拓宽视野，最大限度开发档案价值，更充足供给档案信息价值，以进一步实现档案知识的共享。
3.1 提高档案管理人员管理水平，契合社会需要。 知识管理以前的档案管理重点工作是保管档案，知识管理背景下的档案管理则是更快地从纷繁复杂的档案中开发出有价值的信息和知识，并加以利用和共享。档案管理人员已经转化为知识的提供者和筛选者，成为组织中不可缺少的知识管理者、学习资源提供者。而档案的共享趋势使档案管理者由幕后站到台前，由保管信息到开发信息，这些变化促使档案管理者掌握更多的知识，不仅具备档案专业知识技能，更要掌握档案机构的历史沿革、发展趋势、管理流程、未来动向以及其他组织的发展动态。在对档案的筛选利用中还要求理解社会、经济发展趋势，政府的政策意向和本组织运行发展的关联性，这已经使得档案管理人员成为一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、计算机信息技术、档案学知识的复合型人才。只有这样，才能和社会需求的档案管理人员的素质相契合。
3.2 重视档案知识开发，实现知识资源供给。 知识开发是利用多种处理技术对所获取的知识进行系统的分析、加工、处理、存储、整合的过程，使无序的知识转化为适合于组织利用的知识体系。对档案的开发一方面要注重知识的采集，一方面注重知识的开发。对档案知识的采集需要档案管理人员从浩瀚的档案资源中找到当今社会所需要的信息知识，这需要知识开发人员具备宽广的视野、深邃的眼光和敏锐的嗅觉去采集知识，找到社会需要的档案知识;知识开发则是对采集到的知识进行系统的分析、加工、处理、存储、整合的过程，使无序的知识转化为适合于组织利用的知识体系，重新发现档案知识的价值，运用于社会。这就要求档案管理人员紧跟时代发展要求，运用档案管理技术和理论开发更多的优质档案知识，实现优质的资源供给，满足社会需求，为实现知识共享打下质量基础。
3.3 重视用户需求分析，是实现知识共享的保证。 知识管理和信息管理最大的不同在于，知识管理重视知识与人的管理，是对用户需求分析基础上的主动交流、共享来实现知识创新的目的，是一种双向的交流、互动和学习。共享的基础是互动和交流，只有了解了社会需求，才能更好地供给资源。对于档案的开发也是如此，自媒体时代下，互联网思维的关键在于服务理念的全覆盖，重视用户需求分析，及时进行用户体验互动是赢得市场的关键。在当下时代里的档案开发过程中，开发知识的前提是确认开发的知识是否需要的，只有有目的的开发才是有效的，才有可能实现知识共享。我们不光要做事，还必须做正确的事。而如何知道是否正确，就是需要分析用户需求。
档案管理的作用和意义是什么？
档案管理的作用和意义
1、准确反映企业的成长历程
档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。
2、防患企业商业秘密外泄
企业档案无不涉及商业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。
3、决策制订的参谋和帮手
企业做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。
4、企业文化的活标本
很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。
5、企业宣传的资料库
档案管理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。
6、员工成长的断代史
很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。更有甚者，这个员工一走，这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的`员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人，说不定哪一天企业的员工成了名人，他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张，但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年，档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。
综上所述，实现档案管理规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。而实现档案管理的电子化，更是可以将档案管理达到事半功倍的效果，使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。也能为企业变革管理,配合组织、流程、信息一体化的整合,集团档案知识管理将从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式,以实现企业战略为目标的价值管理模式,达到集团档案知识管理模式的进一步创新。
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