文件一般是有保存期限的，先按年份分开，然后按类别分，制作目录以及电子目录。照片属于特种载体档案，要有照片和电子版的，还要有底片。按活动分，完整的，一步步来，按照活动顺序来..
王红
（青岛海洋地质研究所 青岛 266071）
摘要 目前，在地质档案资料的归档中，出现了越来越多的数码照片档案。本文针对数码照片档案在归档、管理上遇到的问题，提出了相应的措施与建议。
关键词 地质档案资料 数码照片 档案管理
近几年，数字技术飞速发展，数码相机如同手机一样得到了普遍应用，数码相机在拍摄、保存、传输等方面所具有的优势，是传统的胶片摄影无法相比的。随着数码相机的普遍使用，目前，在地质资料的归档中，也出现了越来越多的数码照片，科研人员经常会把数码照片作为野外工作成果的一部分送到档案室归档。虽然数码照片档案也是电子文件的一种，但它毕竟有着独特的属性和特征，在保存、管理上也应该有别于普通纸质档案和电子档案。
1 数码照片的特性
1.1 数码照片档案是也是电子文件
数码相机是一种利用电子传感器把光学影像转换成电子数据的照相机。它具有数字化存取模式、与电脑交互处理和实时拍摄等特点。
在《原始地质资料立卷归档规则》中，对电子文件的定义是“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件”。
由以上的定义我们可以判断，数码照片档案是电子文件的一种。
1.2 数码照片本质上仍属于照片范畴
数码照片不仅是电子文件，它还具有照片的属性。《照片档案管理规范》中对照片档案的定义是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分”。生成数码照片的主要目的就是以静止摄影影像记录定义中提到的各种活动，数码照片与纸质照片虽然从原始表现形态和保存载体都不相同，没有传统意义上的底片，但数码照片本身就可以冲印成纸质相片，也可以生成底片，传统照片与数码照片是可以相互转换的。所以说，数码照片主要的属性仍是照片。
1.3 数码照片的优缺点
数码照片的优势是显而易见的：成像快、传输快、易处理、易编辑、易查阅，而且，即使存储时间很久也不会出现变色、变形，便于长期保存；数码照片还有着应用范围较广的优势，可以在数码相机和电脑上显示、浏览、处理；以与刻录机、打印机、电视机等多种设备连接传输，能够在网上发布。
在有着显著优势的同时，数码照片也存在着不容忽视的缺点：首先，数码照片档案信息与载体的可分离性，会导致对数码照片的真实性的鉴别出现困难，通过电脑对数码照片进行处理、修改是件很容易的事，这给原始档案的认定带来了难度。其次，是对软件和硬件具有依赖性，数码照片主要采取数据存储，对它的处理过程必须通过电脑和各种软件，一旦这两者出现损坏，对数码照片的破坏会是毁灭性的
2 地质资料中数码照片管理存在的问题
虽然各地质单位对地质档案资料中数码照片档案的管理都非常重视，但目前数码照片档案还没有实现真正意义上的规范化管理，主要包括以下两个方面：
2.1 缺少统一的数据标准和管理标准
数码照片的格式、分辨率标准等方面都不能统一，各单位对数码照片档案的管理有些是参照地方档案管理部门制定的标准来管理，有些干脆参照《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理》自行制定本单位的管理方法，这些都会直接影响数码照片档案管理的质量。
2.2 数码照片档案在收集、归档、保管时存在一系列问题
数码照片多数采取数据存储而非实物存储，它本身没有传统意义上的底片，不用冲洗。数码照片的拍摄者不一定马上把拍摄到的照片及时归档，档案管理人员又无法对数码照片的形成过程进行监控，这会造成数码照片档案归档不及时，容易导致漏归。在保管方面也存在问题，数码照片必须要依赖计算机等存储设备才能存在，而这些设备本身的条件、故障，加上电脑病毒等，会造成数码照片档案的损坏和丢失。
3 加强地质资料中数码照片归档的主要措施
与纸质照片档案相比，数码照片档案无论是原始表现形态还是保存载体都不相同。因此，在管理上存在很大的区别，对数码照片档案的管理更加复杂。主要应从以下几个方面入手，加强数码照片档案的管理。
3.1 地质行业的档案资料管理人员应不断提高自身的综合素质
21世纪是知识经济时代，知识具有非常突出的地位，不断有新思想、新知识、新载体出现，这就在客观上要求档案资料管理人员必须不断充实自己，不断更新知识。除了掌握档案学基本知识以外，还要多学习了解地质行业以及与本单位专业技术内容相关的专业知识，力争使自己成为一个既熟悉档案专业又懂得本单位相关的专业知识，熟悉现代设备操作，一专多能的复合型优秀档案管理人才。
3.2 完善数码照片归档制度
可参照和借鉴其他城市、其他行业以及兄弟单位的经验，在收集、归档方面下工夫。地质档案资料管理人员要及时了解课题进展情况，督促摄影者及时把数码照片及时移交给档案管理部门，并做好与照片相匹配的文字说明，包括日期、地点等，尽量做到反映照片的全部信息。
3.3 对数码照片原始性的鉴定
原始性是档案的基本属性，这一条对数码照片档案同样适用。档案资料管理人员应该平时多学习相关的知识，不断积累经验。数码照片归档时，一定要确定它们没有经过修改、合成等后期加工。这项工作需要档案工作人员的细心和耐心，应当参照归档课题的其他成果，仔细分析照片的画面、色调、比例、整体风格等，在必要时，可以请相关专业的专家来鉴定真伪。总之，对数码照片的原始性的鉴定和确认是非常重要的环节。
4 对数码照片档案的整理和保管
对地质档案资料中数码照片的管理，应该同电子文件的管理一样，实行双套管理。一套完整的数码照片档案，应该包括数码图像文件、纸质数码文件、文字说明3个部分。
4.1 数码图像文件部分
归档前，首先同归档的科研人员一起对数码照片进行筛选，把重复的、不清晰的数码照片剔除掉，然后将确定归档的数码照片作为一份电子文件著录，在不同的计算机上至少保存两个备份。光盘至少要刻录出两套，一套作为归档内容的一部分，随其他的研究报告、图件等一同归档，顺序编号，不需要单独分类。这样，在将来查找同一课题的档案资料时比较方便快捷。另一套单独存放，封存保管。
4.2 纸质数码照片部分
一些文章作者认为，把数码照片制作成纸质照片保存没有必要，我个人认为是很有必要的。与数码照片相比，纸质照片具有它独特的优势。备份1套纸质数码照片，可以防止重要数码文件被破坏造成的损失，具体的管理方法参照纸质照片的归档管理方法即可。归档纸质数码照片时，应仔细与数码图像文件核对，数码图像文件内容与相应的纸质照片内容完全一致才能归档。
4.3 数码照片的文字说明部分
文字说明部分应反映数码照片的主要信息内容，标明所属课题名称、拍摄时间、地点、拍摄者、像素、图像格式等。数码照片刻录成光盘后，应在光盘上附外标签，粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免影响光盘的阅读。标签上应填写地质档案案卷号、载体号、题名、写入数据的日期等。除此之外，在光盘盒上一定要标识出光盘的硬件和软件环境。
目前，对于地质资料中数码照片的管理，尽管还存在着很多有待于探索的地方，但只要能清醒地认识和正确对待这些问题，并采取相应的措施，相信一定会很快形成一套有效、规范的管理方法，以确保数码照片的原始性、真实性和可靠性，使数码照片档案能够充分发挥它的优势，极大地丰富地质资料的内容。
参考文献
李丽云.加强数码照片档案管理的几点思考.中国档案，2007(3）
王凤刚.对数码照片档案管理的思考.科技情报开发与经济，2006(1）
傅荣校，翁敏曦.档案数字化扫描与存储格式比较研究.档案学通讯，2007(2）
现在各种各样的信息对于我们的生活与工作起到了巨大的作用， 而这也奠定了档案的重要地位与价值 ，但也会有人对档案存在不满。
因为多数档案都为纸质，不好利用以及保存时间短成为了弊端， 于是“照片”被保存下来，成为了可利用的“档案” ，那么这样的 “照片档案”是由什么构成的呢？ 我来分享一下。
档案管理，我来帮你，我是案多星
照片是采用感光材料、利用摄影的方法记录形象的单个画面。 照片档案是一种专门性的档案。
在《照片档案管理规范》中指出，照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、以静止摄影影像为主要反映方式、 有保存价值的历史记录 。
虽然说到这里，但是不要认为照片档案就是只有照片， 照片档案中是有很多种成份构成的 。
照片档案主要是由三部分构成的，分别是： 底片、照片、文字说明 构成的。
底片分为原底片与翻版底片。原底片是照片在形成过程中，开始产生的底片。 原底片是照片档案的最原始材料，也是照片档案中的重点部分。
翻版底片，又称复制底片。复制底片的目的，除了保护原底片以外， 还在于补充缺损或遗失的底片。一旦原底片损坏或损失，就可以将翻版底片补充进去 ，作为档案保管。
照片是通过底片洗印而成的。照片清晰，便于辨认，一般情况下， 归档的每张底片均附有一张照片。
在底片损坏或遗失时，还可以根据照片翻制。随底片同时归档的照片，可以作为档案保存。
文字说明材料主要是指照片的题名与文字说明。 照片上所表现的形象只是事件的一个或几个片段，它所反映和说明的事实具有一定的局限性 。
这个时候就需要有文字说明加以补充。 照片和文字说明是相辅相成的，是密不可分的整体 。与声像档案的文字说明是一样的。
1. 新闻照片
新闻照片档案是将已经选编并办理审批手续， 完成新闻报道任务后的新闻照片，配以文字说明 ，经过分类整理集中保管起来的。
2. 科技照片
科技照片档案是记录和反映自然界中的各种现象的某个过程、某种现象的照片， 这些照片对以后的科学研究起到了不小的作用。
3. 艺术类照片
艺术照片是摄影造型艺术照片筛选而成，包括人像照片档案、风景照片档案、花卉照片档案、动物照片档案以及经过加工的历史文物照片档案、工艺美术品照片档案等。
说到这，相信大家也知道照片档案的组成部分了，照片档案对于之后工作的利用， 以及科学研究都起到了很重要的作用。
所以我们要使用更加有效的档案管理方式来管理档案，这里就可以给大家推荐一下， 那就是“档案管理系统”
这也是现在档案馆与档案保管组织使用的方式了，它可以将 档案管理的过程进行信息化的转型，减轻档案管理的工作强度，提高效率。
如果是你，你会选择使用“档案管理系统”吗？
这期就说到这里，觉得有用可以分享给身边的人，有问题可以关注咨询我，欢迎在评论区留下你的看法，我们下期再见。
档案管理系统有两种：一种是管理电子类文档（照片、视频、word、excel、ppt、pdf、cad等）为主的系统，不涉及硬件设备，这种系统适用于各类型单位；二种是管理实体纸质文档或电影拷贝等为主的系统，需要涉及硬件设备，这类系统主要在人事部门、财务部门等需要对纸质文件进行长期存储的地方。
第二种因为涉及硬件设备及应用场合较为特殊，所以价格通常非常昂贵。我目测楼主想探讨的应该是第一种，例如我工作中拍的各种照片和视频，希望有个系统能帮我存储起来，想要看或使用时能够快速的搜索出来，还能快速的分享给其他同事便于工作协同，那这就是我们通常说的KM知识文档管理系统了，市面上对应的产品很多，Teemlink KM系统、蓝凌KM系统、致得KM。。。都应该能满足。
查询到一些资料，希望能帮助到你
标准编号:GB/T 11821-2002
标准名称:照片档案管理规范
标准状态:现行
英文标题:Specification of photographic archives management
实施日期:2003-5-1
颁布部门:中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局
内容简介:本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
是的。 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。整理归档照片，保存其完整性是档案工作者的一大重要任务，根据国家标准《照片档案管理规范》，结合实际，4月17日，县档案局整理归档老旧片。在整理过程中发现，一是许多照片因年代久远出现老化、褪色、信息模糊等问题;二是档案照片来源于不同的部门和个人，具有来源广泛的特点;三是档案照片一般都是反映某一事件、某一问题、某一方面特色，它具有专题性强的特点。根据上述问题及特点，在整理照片档案时，档案人员将一组组、一张张有联系的照片，通过分类、编排、加注文字说明等系统、规范地整理，对照片档案的归属进行分类、组卷，然后编目。目的是科学地管理照片档案，确保照片档案的安全、方便使用。
