档案排列存放方法
档案的存放是十分重要的，下面我为大家整理了关于档案排列的存放方法，希望对大家有所帮助。
(一)档案装具的排放要求
1.整齐一致，横竖成行。如果箱、架、柜，大小式样不同则应适当分类，尽可能做到整齐划一。
2.避光通风。有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，以避免阳光直射;无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能有碍通风。
3.充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1 米至1.2 米，一般过道宽度0.8 米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。
为了便于对库房内档案的管理和迅速存取，所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号)，其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是：自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号，每个架(柜)的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号(如果没有栏，则自上而下编格号)。
(二)档案排列方法
档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列，这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法，这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。
对于特殊载体的'档案，可根据档案制成材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。
(三)档案存放方式
存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。
1.竖放保管
竖放是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案，一般应采用竖放方式。
2.平放保管
平放虽然取放不太方便，但对保护档案有利，适用珍贵档案和不宜竖放的档案，如底图，它是用油蜡等物浸透过的，经过晒图机的高温影响，其机械强度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰，应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法，底图严禁折叠，因为折叠会使底图出现折痕，影响其寿命。
3.卷放保管
卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位，按照分类排列次序，卷成圆筒，放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中，卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。
4.折叠保管
折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订)，放进卷盒、夹内或柜中。 例如蓝图，蓝图一般采用优质纸张，机械强度较好，可以折叠保管。 蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准，左边留出装订线，向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角，以便查阅。由于图纸折叠的关系，每个卷的右边较厚，左边较薄，装订时要加进一些厚纸衬，以保持案卷的平整美观，规格一致。如果案卷不装订，折叠时不必留装订线，图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。
资料档案排列存放方法技巧
档案排列有序，是保证档案完整与安全、利用存取迅速便捷的基本条件，因此必须建立科学合理的存放秩序，并使这一秩序得到维护。那么，下面是由我为大家整理的资料档案排列存放方法技巧，欢迎大家阅读浏览。
(一)档案装具的排放要求
1.整齐一致，横竖成行。如果箱、架、柜，大小式样不同则应适当分类，尽可能做到整齐划一。
2.避光通风。有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，以避免阳光直射;无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能有碍通风。
3.充分合理利用空间。架(柜)之间的主要过道宽度一般1 米至1.2 米，一般过道宽度0.8 米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。
为了便于对库房内档案的管理和迅速存取，所有装具应按某一排列走向和顺序依次编列号(排号)、栏架号、格层号(箱号)，其号码一律采用阿拉伯数字。编号原则是：自档案库(室)门口起从左至右编箱、架、柜号，每个架(柜)的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号(如果没有栏，则自上而下编格号)。
(二)档案存放方式
存放方式有竖放、平放、卷放和折叠四种。
1.竖放保管
竖放是目前采用比较广泛的一种方式，其优点是检取和存放案卷比较方便。装订成卷(册)、盒装档案和照片档案，一般应采用竖放方式。
2.平放保管
平放虽然取放不太方便，但对保护档案有利，适用珍贵档案和不宜竖放的档案，如底图，它是用油蜡等物浸透过的，经过晒图机的高温影响，其机械强度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，为延长其寿命和使底图在复制蓝图时准确、清晰，应采取平放或卷放(适用于特大幅面的底图)的存放方法，底图严禁折叠，因为折叠会使底图出现折痕，影响其寿命。
3.卷放保管
卷放就是将档案以张(件)或套(卷)为单位，按照分类排列次序，卷成圆筒，放进特制的纸质、金属筒内或柜箱中，卷放适用于大幅面的题词、字画、底图等。
4.折叠保管
折叠保管就是将一些纸质较好、机械强度较高、幅面较宽的.图纸档案按A4图纸幅面大小为标准折叠(装订或不装订)，放进卷盒、夹内或柜中。 例如蓝图，蓝图一般采用优质纸张，机械强度较好，可以折叠保管。 蓝图折叠一般要以A4图纸幅面大小为标准，左边留出装订线，向图纸正面叠成手风琴式。折叠后的图标标题栏要露放在右下角，以便查阅。由于图纸折叠的关系，每个卷的右边较厚，左边较薄，装订时要加进一些厚纸衬，以保持案卷的平整美观，规格一致。如果案卷不装订，折叠时不必留装订线，图纸折叠后便可直接放进卷盒或夹内。
(三)档案排列方法
档案一般是按全宗进行系统排架。全宗排列方法有两种：一是按全宗顺序号排列，这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便;二是全宗分类排列法，这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。
对于特殊载体的档案，可根据档案制成材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体档案(如照片、录音、录像等)分库存放、排列或排架。在同一种载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。
第一条 艺术档案是文化艺术创作、演出团体，艺术教育、艺术研究单位和各电影制片厂进行各项艺术活动的真实记录，是进行艺术生产、教学、研究、交流等工作的依据和必要条件，是广大文化艺术工作者辛勤劳动的结晶，是国家档案的重要组成部分。保管、整理好这些艺术档案是各文化艺术单位的重要任务。第二条 艺术档案是各艺术单位全部档案的重要组成部分，都要按照集中统一管理档案的基本原则，建立、健全艺术档案工作，达到完整、系统、安全和有效利用的要求。第三条 艺术档案的范围：
一、各类剧本和乐谱：包括文学剧本、电影分镜头剧本、完成台本、演出本、舞台调度图、歌剧的流水本、曲目（声乐、器乐）作品、演奏总谱、传统剧目的唱腔设计、舞剧分场本、舞乐谱等，以及取材或改编前的原作和剧本的重要历史考证材料。
二、导演计划、阐述（包括手注本、导演修改本），导演口头提示，舞蹈的调动图，场记等。
三、舞台美术材料：
（一）美工创作设计（布景、服装、道具及装置）：包括气氛图、设计图、平面图、技术说明、服装图（附衣料样品）、幻灯片等。
（二）人物造型设计：包括化妆、发型、脸谱等造型图和演员定妆照。
（三）灯光设计：包括每场布光图、灯位图、色彩图、灯光操作表。
（四）音响效果设计，以及配声的文字材料等。
四、摄影创作设想（包括特技镜头设计）、主要演员角色创作设想（体会、角色传记）。
五、演出录音带，录像带，剧照（附说明），空景照，演员照等。
六、演职员名单（片头字幕表）、演出场次记录及统计材料等。
七、各类艺术生产的总结：包括剧本讨论总结、演出总结、艺术总结和主要创作人员个人艺术总结等。
八、宣传评论材料：包括节目单、海报、说明书、广告设计报刊评论、消息和观众反映等。
九、领导和有关部门对剧目、节目、影片的审查意见和批示，座谈会记录、报告、讲话。
十、著名艺术家、著名老艺人、流派代表人物和艺术上有特色有专长的演职员材料（包括艺术创作、表演活动记录，艺术经验总结，评论、介绍文章，录音、录像带，照片等）。
十一、国内外重大艺术活动形成的文件材料（如汇演、调演、国际间艺术交流、比赛等形成的节目单、报导、评论、照片等）。
十二、艺术教育方面的教材、教学计划、教学大纲、教案、总结等。
十三、教职人员创作实践中形成的材料，如采风收集来的整理材料。
十四、学生实习演出、作品、成绩材料等。
十五、美术单位的书画创作稿件，展览的展册、图片，照片（包括底片）等。
十六、剧种、剧目的历史沿革，艺术流派的调查研究以及其它研究成果的材料、文章、照片等。第四条 艺术档案与艺术资料的划分：本单位在各项艺术活动中直接形成并具有保存价值的文件材料均属艺术档案。为艺术创作、研究、教学参考而收集的图书、报刊、录音（像）带、照片、影片、剧本和有关文章等为资料。第五条 艺术文件材料的立卷和归档：
一、各文化艺术单位内的业务部门，要重视艺术文件材料的形成和积累，每完成一个剧目（曲目、节目）、一部影片、一项艺术活动或一个教学过程，都要形成系统的文件材料，经过整理定期归档。
二、艺术文件材料一般地分文字、形象、音响三部分。这些材料的立卷和整理应根据各自的不同情况进行。文字部分可采取按年代、剧目和问题相结合的方法进行整理立卷归档。形象部分和音响部分可按剧目（或节目、曲目）进行整理。
三、艺术档案的每个案卷（或保管单位），都要根据艺术档案的特点拟出确切的标题，卷内材料排列要系统，登记卷内目录（包括：顺序号、材料的作者、内容、页数、时间等），填写备考表。
四、凡艺术档案内涉及到人物、时间、场景名称、场次、角色和饰演者姓名等应标写清楚。
五、为确保艺术档案的齐全完整，各业务部门和个人不得私自保存应归档的艺术文件材料。任何人不得因工作调动而私自带走或任意销毁应归档的艺术文件材料。
六、艺术文件材料要用钢笔或毛笔书写，以利长期保存。用纸要注意统一规格：剧本、场记、各种记录都用16开纸；各种设计图纸，用8开纸；照片的洗印尽量统一规格，以利于管理。
一般较名贵字画，应精心装裱，平时卷起放进专门的收藏盒里。如有需要，或者隔上一段时间，可
拿出来悬挂于合适的场所，也可透透气。
——祝你愉快。
档案管理制度
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。
10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。
2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。
3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。
4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。
5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。
6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。
7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。
8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。
三、档案复制制度
1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。
2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。
3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。
4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。
四、档案查借阅制度
1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。
2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。
4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。
五、档案库房管理制度
为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。
1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。
2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。
3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。
4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。
5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。
六、档案立卷归档制度
1、归档范围
凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。
2、归档时间
（1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。
（2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。
（3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。
3、归档要求
（1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。
（2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。
（3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。
（4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。
（5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。
4、归档手续
移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。
七、“三纳入”、“四参加”制度
1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。
2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。
3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。
4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。
5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。
档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。
八、档案史料编研制度
1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。
2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。
3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。
4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。
九、文书材料归档制度
1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。
（1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。
（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。
（3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。
（4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。
2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。
3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。
4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。
5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。
6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。
7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。
8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：
装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号；
不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；
图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。
（1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；
（2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；
（3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；
（4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；
（5）填写卷内文件目录的字迹要工整；
（6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；
（7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。
10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。
11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。
12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。
13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。
14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。
十、档案移交制度
1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。
2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。
3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。
4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。
十一、会计档案管理制度
为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。
1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。
2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。
3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。
4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。
5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。
十二、声像档案管理制度
为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。
1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。
2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。
3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。
4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。
5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。
6、严格做好声像档案的保密工作。
十三、实物档案管理制度
为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。
1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。
2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。
3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。
4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。
5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。
6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。
7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。
十四、档案保密制度
1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。
2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。
3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。
4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。
5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。
7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。
8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。
10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。
十五、档案鉴定销毁制度
1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。
2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。
3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。
4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。
5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。
6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。
7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。
8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。
十六、档案利用制度
1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。
2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。
3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。
4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。
5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。
6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。
7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。
8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。
9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。
10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。
11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。
十七、档案统计制度
1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。
2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。
3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。
4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。
6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。
7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。
