1、修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。
归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
2、装订
归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。
3、编页
纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
4、装盒
将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
档案盒
档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。
档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。
档案盒应采用无酸纸制作。
备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。
a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
c）整理日期：归档文件整理完成日期。
d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。
5、排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。
归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
扩展资料
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
整理原则
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.
质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
参考资料来源：百度百科-归档文件整理
参考资料来源：百度百科-文件归档
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
。
C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
档案整理
一、档案整理概述
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。
（一）档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型：
1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。
（三）档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。
1．保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2．充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。
3．便于档案的保管和利用
便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。
二、全宗
（一）全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。
（二）立档单位及其构成条件
立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：
1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；
2.是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；
3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。
（三）立档单位变化对全宗划分的影响
1.政权更迭的全宗处理
2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理
3. 立档单位其他变化情况的全宗处理
（四）全宗的补充形式
1．联合全宗；2．汇集全宗；3．档案汇集
（五）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。
三、全宗内档案的分类
（一）分类的基本要求
全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。
分类应遵循以下基本要求：
1．客观性；2．逻辑性；3．可操作性。
（二）常用的分类方法
档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：
1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法；4．门类分类法
（三）分类方案的编制
所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。
1.机关全宗分类方案的编制
机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法。
2. 企业全宗分类方案的编制
根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
四、档号和案卷目录的编制
（一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：
1．唯一性原则；2．合理性原则；3．稳定性原则；4．扩充性原则；5．简单性原则。
（二）档号的结构
根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。
（三）档号的编制方法
1.全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2.案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
3.类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
4.项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5.案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6.件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7.页（张）号的编制方法
页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。
（四）案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。
财务档案管理的工作内容是什么
1.建立与公司相符的信息管理平台
对于公司内部的财务档案管理，需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时，需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源，并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。
2.设立公司信息化的防火墙，增强网络安全
财务档案信息化管理是公司的一项重要任务，在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企?I的财务信息是企业最重要的公司信息，必须要保证公司信息的安全性和保密性，对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术，并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力，确保财务档案的安全性核对信息技术的使用能力。
3.完善财务档案管理信息化的操作工具
财务档案管理需要进行网络化的结合，通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具，制定与公司财务信息相符的系统，考虑到系统的适合性和科学性，通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力，能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。
为确保固定资产增减和结存核算的真实性．挖掘潜力，发挥现有固定资产的最大效能，应对固定资产进行定期或不定期的清查，具体管理办法规定如下；1、在每年编制年度会计报表之前，进行一次全面清查工作。2、根据需要可以轮流进行局部清查工作。3、根据清查结果编制“固定资产盘亏毁损表”，并按规定报请主管部门审批处理。4、盘盈的固定资产如没有账面价值，经主管部门批准，估价确定其重置价值。5、不实行折旧制度，根据重置价值调整“固定资产”的帐面数。6、分别归类，建立固定资产防护管理制度，建立健全固定资产完整的档案，做到物、卡、帐、实相符。 7、专人负责固定资产管理工作，责任落实，减少或避免灾害损失。 1、各种票证统一由处财务稽核科负责管理。2、严格执行局规定票据管理及领用制度，专人负责保管。3、在使用中严格按统一要求操作，不得违反操作规定。4、严格执行财务制度，票证、钱款分开负责管理，不得擅自一人开票收款。5、做到日清月结，要求票、钱、帐相实相符。6、按月及时结清上月结存数、当月实发数、结存数。填写销号清单上报处稽核。杜绝出现销误。7、由处财务稽核科进行严格的审核，证实无误后，统计全处的票据数。填写统一的销号清单上报局主管部门核销。内部牵制制度一、票款分离，规费票管不准开票，开票人员不准收款。二、出纳不能兼管稽核，会计档案保管和收、费用债权债务帐目的登记工作。三、章证分离，支票印件应留单位公章、财务专用章、会计名章，其应分别保管，签发支票要领导审查签章后，出纳方可签发支票。四、单位固定资产和办公用品，由会计登记入帐，下设专人保管，不允许既管帐又管实物。五、会计档案借阅、均应经过领导批准，严格执行安全和保密制度。 为了加强财务安全防范，做好现金的保管，明确财务人员在财务现金安全方面的工作职责，特制定本制度。一、财务科及全处财务人员皆在本制度约束之内，财务人员应做好对财务账目、会计档案的整理归档、及时将有关凭证、报表、帐簿入档案室。二、财务室应配备保险柜用于存入日常用现金及帐簿。财务人员应严格遵守备用金制度，严格按银行规定的限额储留现金，严禁将现金放于保险柜外存放。对于超限额现金，财务人员应及时存入银行，如发生丢失、被盗等意外，由承担该现金保管的人员自负责任。三、财务室应安装防盗门窗，在离岗、下班时，财务人员应将门窗锁（关）好。四、财务人员应做好对本单位财务工作的保密工作，不得对无关人员介绍本单位的财务状况。五、财务人员应加强对安全防范方面的学习，提高防范意识，树立高度的事业心和责任感，做好本职财务工作。 一、总则二、固定资产管理办法三、交通规费收入及解缴管理制度四、货币资金管理制度五、专用基金管理六、经费管理制度七、财务收支审批制度总则为加强我处财务管理，做好规费征收，经费和会计核算工作，管好用好征稽部门的资金、财产、物资，充分发挥资金的使用效益。保证国家财产的安全、完整。根据国家和上级主管部门的有关规定，结合我处的具体情况，特制定本处财务管理制度。一、交通征稽财务的管理体制：我处属上级拨款的事业单位，财务管理按照“统收、统支，收支两条线”的原则进行会计核算，实行二级核算，三级管理，处级均为独立核算单位，各稽查所为处所下属的内部核算单位。二、财务管理的基本任务1、坚持以征费为中心，严格执行交通规费征收的政策、规定及会计核算办法，对各项交通规费征收进行收入核算，努力完成规费征收计划。2、做好各项交通规费的收入解缴工作，保证各项交通规费收入及时，足额。解。3、坚持增收节支的原则，合理的安排经费的支出和专款专用的规定，认真执行财经法规、制度和财务管理规定，严格按照经费开支的标准，范围管好用好有限资金，充分发挥资金的使用效率。4、管好货币资金和各类财产物资，维护国家财产的安全、完整和我处的利益。5、做好各种票据的领用。发放、核销、保管等工作，确保各项工作的正常进行。 为加强全处固定资产的管理，根据《会计法》和《规范》的规定，各单位应当建立财产清查制度，结合本单位的实际情况，制定本办法。一、固定资产的地分标准与归属：1、使用年限在一年以上。2、单位价值在200元。我处固定资产由处统一管理调配，各征稽所、队对调配的固定资产只有使用、和安全保管的权利。二、固定资产的分类固定资产分为以下几类1、房屋及建筑物：指办公用房屋、职工住宅、车库等和其它建筑物。2、交通用的工具：汽车3、专用设备：计算机4、通讯设备；5、土地征用并单独估价入帐的土地。6、其他。三、固定资产的调拔、变卖、报废。1、固定资产由处统一调配和安排使用，各所之间不能自行交换，调拨，由处进行调整，合理安排使用，一并负责对使用的固定资产加强管理、维修。2、固定资产不能擅自变卖，确定不适用或需要变卖的，应报处同意方能作价处理，其作价收入一律上交处。3、对失去使用价值需报废的固定资产，经有关部门鉴定属实后，由使用单位填写“固定资产报废单”一式三份上报处，由处上报征稽局核实批复后、按批复意见办理。四。固定资产的核算凡购建、扩建、调拨。报废的固定资产要严格按照有关规定进行帐务处理。固定资产分类帐必须定期与固定资产总帐、固定资产卡片核对，以保证帐帐相符，帐物相符，帐卡相符。五、固定资产的基础管理：1、使用固定资产的财务和财产管理应分别设置固定资产、总帐、明细帐，并对每项固定资产建卡进行登记，以便随时掌握固定资产的变动、使用、修理情况。2、每年的12月底以前，处对各单位使用的固定资产作一次调查、核实，发现有盈亏固定资产的，必须追查原因并造册上报审批，以确保国家财产完整无损。 交通规费是征稽部门根据国家及自治区有关的政策，规定向有车单位和个人征集的资金，是进行交通基础设施建设的主要资金来源，为做好规费收入的解缴工作，特制定本管理制度。一、严格按照规费征收的有关标准规定审核收职的各项规费收入，配合其他部门做好规费收入的管理工作。二、严格按照会计核算办法，对各项交通规费进行会计核算、准确及时反映规费征收的动态。不断挖潜堵漏，增加收入。三、下基层了解征收交通规费票据的使用情况，检查是否按规定使用票据，确保全处规费征收票据使用的统一性、规范性、严肃性。四、规费收入必须专户储存，严禁挪用、截留规费收入。 规费收入的现金必须按国家现金管理条例执行，及时存入银行。五、切实加强规费解缴工作，要及时定额上解。1、各所、队每月5日上报收入月报表。10日上解规 费收入。2、处将收到的各种规费收入及时足额解缴、上报征稽局和区交通厅财务处。3、对规费解缴及报表进行定期或不定期的检查。以确保规费收入及时，足额上解。 货币资金主要是指单位的现金、银行存款等，为加强货币资金管理和对经济活动的监督，确保货币资金有计划地合理使用，特制定本办法。一、现金管理1、严格执行国家现金管理条例及实施细则，加强现金管理。2、现金收入的来源有：（1）从银行提取的现金；（2）职工归还的各种借款；（3）其他收入。单位库存现金额规定在银行核定的限额内的，超出限额部分要及时送存银行，禁止个人挪用单位现金和白条抵充现金。3、现金开支的范围有：（1）对职工个人的工资、奖金、福利费、补贴差费、补助费、备用金、差费借款等以及向不能转帐的单位和个人购买物品或支付劳务报酬。超出现金支付范围的，必须通过银行转帐支付。4、对处单位错转入的款项以及应退的各种款项，一律通知银行汇退，不得用现金退什。5、出纳办理的现金收支业务，必须以会计审核签认的会计凭证为依据。职工个人清款单预借的现金要经领导签字批准，否则不予支付。6、职工因公出差预借现金，及时办理报销手续。清算结款，任何人不能长期拖欠借款。7、出纳员对已办理收支业务的原始凭证要分别加盖“ 收讫”和“付讫”戳记。8、出纳员要根据记帐凭证及时登记现金日记帐和银行存款日记帐，做到日清月结，每月核对库存现金金额，并与总帐核对相符。9、库存现金要妥善保管，确保安全。出纳员在向银行解提较大额现金时，要加强安全措施。二、银行存款管理1、货巾资金的收支业务除按规定可通过现金结算外， 其余一律要通过银行办理结算。2、严格执行中国人民银行颁发的《银行结算办法》和银行有关办理结算规定本单位银行的收支业务。3、坚持专款专用的原则。经费结算不得挪用规费收入专户存款。4、不得签发各种空白支票，汇票或交给他人自填。5、留存银行的印鉴要分开保管，不能一个人保管全套印鉴。6、出纳要按规定及时登记银行存款日记帐，月终结出发生额和余额，并与银行对帐单，会计总帐核对，对未达帐款要编制“银行存款余额调节表”调整相符。发现差错及时查明原因，及时处理。 专用基金是单位具有特定来源和专门用途的可自行掌握 的自有资金。为加强对专用基金的管理，严格按照国家及部 门的有关规定管理和使用专用基金，特制定本管理制度。一、专用基金的类别1、专用基金包括职工奖励基金、职工福利基金、事业发展基金。二、专用基金的使用范围1、职工奖励基金：主要用于发给职工个人的月度奖，年终奖，以及先进工作者和先进集体等奖金。2、职工福利基金：主要用于职工集体福利事业以及按规定发给职工个人的各种福利，补贴和困难补助。3、事业发展基金：主要用于单位的生产事业发展和建设以及经费不足的补充三、专用基金使用管理的原则：1、严格按照专款和专项管理原则进行管理，不能任意改变专用基金的用途和扩大专用基金的开支范围。2、坚持“先提后用，计划使用”的原则，做到量入为出，收支平衡，略有结余。3、财务科要坚持按计划、按规定使用专用基金。4、集中掌握使用的事业发展基金应由处，财务科等部门提出安排使用资金的方案经有关部门讨论，审定后转处领导审批，没有领导批示不予拔款。 经费是征稽部门从事正常业务需的办公费、车辆使用费、印刷费、业务费、宣传费、设备购置费等以及按规定支付给职工个人的工资，奖金、补贴等费用。1、坚持财务制度，执行财政法规，严格执行经费开支的范围标准，不得扩大经费开支的范围和提高经费开支的标准。2。严格经费开支、报销手续、各种支出凭证要注明清楚．以及经办人、验收人、有关门签字同意核销，否则，财务不予办理。3、职工出差借款，先由本人填写借款单，经处领导审批和财务人员审核后才能借支，出差回来及时到财务报帐，结清借款，非因公的个人借款，不能借支。职工住院、自然灾害等情况需暂时借款的，经处领导审批后才予办理。4、购买国家专控商品的，要按国家规定办理专控商品审批手续后才以购买，财务才予以报销。5、零星设备购置，经处领导审批后，财务才子付款。 1、凡购买办公用物品等，由处长审批。2、正常性开支的水电费及零星的票证、帐本、报表等印刷费由经办人验收，处长审批。3、各部门需订购的业务学习资料、书籍工具书、由处长审批；4、经核定标准后的正常性经费支出，报知处长审批，属非止常性拔款，预先报知处长，经处长批复后，按批复办理。 第一章 总则第一条：为了加强会计档案的管理，充分发挥会计档案在行政管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》财政部，国家档案局《会计档案管理办法》及自治区财政厅、档案局发《新疆维吾尔自治区会计档案管理实施办法》等有关规定，制定本办法。第二章 会计档案的归档第二条：会计档案的归档范围一、会计凭证1、原始凭证2、记帐凭证3、汇总凭证二、会计帐薄1、现金和银行存款日记帐。2、总分类帐薄。3、各类明细分类帐薄。4、其它辅助帐薄及有关卡片、帐册。三、会计报表1、主要财务指标、快报。2、月季会计报表。3、会计年度报表（决算）四、其它类1、会计移交清册。2、会计档案保管请册。3、会计档案销毁清册。第三条：会计档案的归档要求，一．会计凭证、帐薄和报表在会计年度终了后，可暂由财务科保管，待档案室建立后，由财务科编制清册后交档案室集中管理。二、归永久性保管的会计档案必须用毛笔或碳素、蓝黑墨水的钢笔书写。三、归档的会计档案应装订牢固、美观、不得缺页，掉页。案卷题名应规范，卷内目录应填写清楚。第三章 会计档案的整理第四条：会计档案的整理，应先按分类方案或报表、帐薄、凭证三大类。然后再组卷，报表、报年度、季度月份分别组卷；帐薄以本单位组成案卷；凭证按时间和原始凭证的顺序号分别组卷。第五条：会计档案的排列目一、会计档案的排列，应分类，分别：凭证类应将工资册排前，凭证排后，每年类推；帐薄类将保管期限长的排前，期限短的排后，每年的以此类推；报表类分两种：季、日报的排法同帐薄、年报时间顺序往下排。二、会计档案的编号、凭证、帐簿和季、月按年度编流水号；决算则应从机构成立起编流水号。第四章 档案的保管第六条：每年至少对保存价值和到期的会计挡案进行再次鉴定，销毁的档案，应按照销毁程序上报，进行销毁、第七条：会计档案的上架应排列整齐，美观大方，不得随意堆放，以防鼠咬，虫蛀等现象。第八条：应定期检查会计档案，发现问题应及时妥善处理。第九条：为各级部门查阅会计档案提供便利，外单位查阅时应持单位介绍信，经行政领导等鉴批后在指定地点查阅，在查阅会计档案时，不得在会计档案上做任何记号，折叠式标注任何符号和标记，更不准抽换会计凭证和帐页，违者视情节轻重进行经济处罚外，还应进行严肃处理。
