导语： 在人们的工作生活中，档案扮演着重要角色，但很多人误认为人事档案没用，出现了忽略人事档案管理的现象，影响了档案管理工作。对于，如何做好人事档案管理工作，我为大家整理以下经验和方法。
一、 人事档案管理中存在的主要问题
1、人事档案管理重视程度不够
相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不容易取得明显成绩不能给单位创造经济效益。因此，忽视了人事档案管理工作，最终形成“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
2、人事档案管理工作缺乏力度
一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度执行不严，收集归档工作被动、不及时。再由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。二是收集归档的材料不全面、不真实准确、人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。部分档案材料还存在：填写格式不规范，填写内容前后不一，记载不实，审核不准，不利于档案的保存和利用，使档案的真实性、动态性、完整性功能趋于弱化。三是人事档案用纸规格不一，纸张不符合要求，在立卷归档进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊时，使人事档案卷很不美观。
3、人事档案管理人员业务不熟
由于机构调整、科室重组，人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、鉴别与归档、保管与保护、提供利用等业务不太了解。日常事务往往又忙于将新增加材料收集放入人事档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案的管理水平。随着人才流动外部环境的宽松，人才流动灵活，各类人才跳槽频繁，造成人档分离现象越来越多。
4、档案室设备配备不齐全
大多采取“因陋就简”，“因地制宜”的原则，融办公室、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。
5、档案管理手段落后
目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作，既使利用计算机管理，仅限于把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯延用手工操作，无纸质阅档基本没有实施。由于反复调用原件，造成纸张发黄变脆，字迹褪色，直接影响到档案的完整与安全，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
二、做好人事档案管理的对策
1、重视人事档案管理工作
单位要将人事档案纳入议事日程，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2、提高人事档案管理工作水平
一是进一步完善人事档案查(借)阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等各项档案管理制度，做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围不查，非正式党员不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查;未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借;个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。
特别是人才流动后对不在本单位的人员档案必须妥善处理，该转递的及时转递。建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度作进一步的.严格要求，更好地阻止虚假材料进档。完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。
二是把好“入门关”，对人事档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，联系材料的形成部门将材料收集整理，尽量减少避免历史遗留问题的影响，保证档案内容真实、准确、规范、完整。
三是把好“更新关”，档案人员要主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延，不积压，确保人事档案材料完备，与实际情况同步。四是规范档案装订工序，做到规格统一。
3、加强人事档案管理人员队伍建设
选择政治上可靠，作风正派，责任心强的共产党员从事人事档案管理工作，教育培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平，档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。
4、更新档案管理设施
配备坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质防蛀、防尘的档案柜，库房内设置空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防尘、防蛀、防盗、防霉、防高温等设施和安全措施应经常检查;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三分开，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
5、注重人事档案管理现代化建设
对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转交成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。
综上所述，人事档案管理工作不仅要从制度上更新，还要从观念上更新，积极采取有效措施，探索档案现代管理模式，走出目前人事档案存在的困境，做到解放思想，凝聚力量，更好地为党组织和人事工作服务。
如何加强人事档案管理工作
1.改变旧有观念、提高重视程度
不少企业对于人事档案管理的重视度不够，这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入，安排专业的工作人员进行档案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作，这就使工作做到了有理可循，在出现问题时也能够及时补救，及时补种，从而能够提高人事档案的管理效率。
3.提高管理人员素质
管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质，对线管人员进行培训，促使让他们完全具备管理档案的能力，使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法，摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步，运用科学的管理方法进行人事档案的管理。
4.提高档案利用度
人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用，充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。
5.利用科学的管理方法
由于时代的进步现代的管理方法开始升级，计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理，利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率，使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。
行政人事 档案 管理规范
1 新建单位人事档案管理不规范的种种表现
一些新建单位在人事档案管理工作中，由于监管不严，在交接、经办、管理和使用过程中存在诸多弊端，不仅影响了人事档案管理的严肃性，也给实际工作带来了许多不应有的麻烦，具体表现为：
1.1 交接手续不严肃。新建单位人员调入频繁、数量较多，如果人事管理部门工作人员档案管理意识及保密意识不强，极易出现他人代交档案，甚至调入人员本人递交档案或者档案未密封转递等现象，违背了人事档案管理的严肃性原则。
1.2 信息核实不认真。有些档案在转递过程中未严格按照档案管理的要求密封，特别对那些由本人递交上来的档案，有的超过了转递期限，有的材料不完整，有的甚至存在人为涂改迹象。如果对调入单位的人事工作人员不严格审查核实，势必影响档案的完整性和正确性。
1.3日常管理不规范。由于是新建单位，人事档案管理人员工作经验不足，方法不得当。有的甚至连最起码的保密意识都没有，譬如随意将看过、用过的人事档案放在办公桌上，不经领导批准、审查就将人事档案借给外单位查阅等等，这样极易造成失、泄密事件。
1.4 硬件设施不达标。有些新建单位未对人事档案管理工作给予足够重视，有的没有设立专门的档案库房，有的没有专职的管理人员，有的甚至连专用档案柜、除湿器、碎纸机等必要的设备都没有，人事档案与其他行政档案归在一起保存，库房钥匙不是由专人保管，而是人人随手可拿，没有丝毫的保密观念。
1.5管理人员政审不严格 人事档案管理人员没有经过严格政审即走上工作岗位，有的政治素质低，有的保密意识差，有的原则性不强，不该外传的机密外传，不该说的话乱说等等，有的甚至利用职务之便篡改、伪造自己的人事档案，弄虚作假，以权谋私。 2 加强新建单位人事档案管理的必要措施
人事档案管理是一项严肃的工作，一旦管理不善，发生失泄密事件，就会损害职工的切身利益，挫伤工作的积极性。规范新建单位人事档案管理工作，应从源头入手，抓好环节管理，主要应做好以下几方面的工作：
2.1 做好人员政审工作。这是一项源头性的工作。由于岗位的特殊性，必须选拔政治上过硬、思想上端正、原则性强、保密意识高、工作一丝不苟的同志从事人事档案管理工作。对那些思想素质低、保密意识差、不坚守工作原则的工作人员要坚决调离。
2.2 搞好人员业务培训。人事档案管理人员应为专职，对于一些合署办公的新建单位，也应指定专人负责此项工作。走上工作岗位之前，应进行认真的业务培训，强化保密意识，严肃工作纪律，端正工作态度，能够以娴熟的业务技能、良好的职业规范胜任此项工作。
2.3 配好相应的设施设备。新建单位应进行科学规划，在条件许可的情况下设立专用的人事档案管理库房，即使条件有限，也要设立专用的保密档案柜。配备除湿器、温湿度表、碎纸机等必要设备。
2.4 把好交接审核关。人事档案的交接，应严格按照档案管理的要求，由调出单位和调入单位的人事部门工作人员当面交接。档案在交接过程中要做到密封传递、专人经办。对人事档案中的相关信息，经办人员要认真核实，严格审查，发现疑点和偏差，要坚持原则，及时整改，确保档案信息的完整性和准确性。
2.5 抓好日常管理工作。对于人事档案的管理，任何环节都不能马虎。库房禁止非工作人员出入，档案柜要专柜专用，随时上锁。查阅人事档案，如为外单位发展党员政审等需要，需出具单位证明信;如本单位工作需要，需分管领导批准。除非特殊情况，禁止将人事档案带出库房，应就地查阅。查阅人事档案应需要什么内容，查阅什么内容，不得人为扩大查阅范围，更不能将整本人事档案全部查阅。查阅时，人事档案管理人员应在场监督。职工的任免通知书、在职教育证书、入党材料、年度考核表等随机性材料应及时收集，立即归档。在整理人事档案时，不得违反工作纪律，请非人事档案管理人员插手，不能将人事档案带出库房整理。为了避嫌，人事档案负责人的档案应交上级主管部门统一管理，单位负责人的人事档案应按相关规定送交有关部门管理。对于因工作责任心不强、保密意识差发生失、泄密事件，给单位工作造成损失的，对档案管理人员要严肃处理，对利用职务之便弄虚作假的要加倍处罚。
人事档案管理工作看似简单，实则责任重大。特别是新建单位，更应从源头抓起，规范管理。只有这样，才能堵塞漏洞，避免偏差，才能更好地服务于职工，方便于工作。
做好人事档案管理工作
1 依法治档，建立健全档案管理工作制度
构建完善的档案资料管控制度体系，保障档案资料管理工作依照流程化、正规化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作，高效完善的组织机构及运作机制是实施档案管理工作的基本保障。长期的档案资料管理工作过程提醒我们，在所有建档部门内部设立完整的档案管理室，设置档案管理工作的分管负责人、档案管理处主任及档案室工作人员，清晰划分各部门职责，且依照单位内部设置的具体机构组成状况配设备兼职型档案管理人员，由此组建出完整的档案资料管控网络化机制，其是完全满足现阶段档案管理部门工作现实需求的。
2 增强档案信息化管理的安全意识
当今网络讯息化技术使单位人事档案资料的管理工作走向了高品质、快节奏的发展道路，然而其亦给现实的档案资料管理过程造成了一些安全缺陷。现阶段，一些单位在开展档案资料讯息化管理工作中，其安全观念表现出极为的淡薄状态，往往出现档案讯息资料的遗失及暴露，并由此带来巨大的组织功能隐患。并且对电子型档案资料保管中实施的升格式版本的非兼容品质及不能辨认性，存放档案材料以及其承载软件的易受损等问题的轻视，时常可引发对珍贵档案讯息资源的伤害。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对讯息参数库内储存的相关价值性数据依照运作权限范围实施规范化的内容分类及加密处理，须精细处置好讯息档案资料的保管和运用的关系，不但须消除只求稳定、不思创新的保守思想，还应防范随意变更、没有规则的马虎思想。
3 采用公文制发的方式
档案是由公文逐渐发展转化而来的。所以，公文制发的质量，就会对以后的档案的质量产生重要的影响。这就需要我们在公文制发的时候，应该认真遵从正规化及精准化的模式展开制发工作，进而大幅度提升档案资料管理品质，促使档案资料管理过程可以更加精准化及正规化。第一，需真正实现档案材料所用的纸张及格式的完整匹配，也就是说要使纸张和质量相一致，而且其格式必须统一，完美遵照国家的统一控制基准。第二，须审查在编制发布公文的过程中是否满足正规的操作程序，公文材料的样式及其内容是否属实。第三，须确保编制公文材料的字迹规范清晰，使用规定的文种。这样，才能够使日后的档案资料管控过程能够真正实现规范化和标准化。
4 实施“以我为主”的立卷归档原则即为推进档案工作标准化、规范化的关键环节
其总体任务是达到检索运用简洁化、案卷规整化以及应用价值的最高化的档案保管目标。使用“以我为主”的立卷归档原则，全宗的完整性要注意有效地维护。为使档案完整，在归档工作中把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，既要注意归档文件防止散失，同时又要分清主次，掌握重点。
5 提高人事档案管理人员的综合素质
事业单位人事档案管理工作在很大程度上都会取决于管理人员的专业素质和道德素质，其承担的责任是非常重要的。所以，想要加强事业单位人事档案管理工作的信息化、规范化和标准化，就需要不断地加强档案管理人员的专业素质，要注重培训，提高其专业技能。同时，还需要进行适当的思想道德教育，使其具有一定的政治觉悟，形成一定的管理意识。
