物业管理企业的档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。物业管理是新兴行业,这就要求物业管理企业的档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、体制、管理的创新。
一、做好档案管理工作，为物业管理企业提高水平助力
1、档案是保护企业合法权益的法律凭证：
企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维护企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做的好坏，直接关系到企业的合法权益。企业在生产经营的过程中，其组织机构、经营管理人员、经营范围不断变化，有的物业管理企业已发展成了跨行业、跨地区的多种成份的经济组织，企业之间在生产、经营过程中经济活动呈现多元化和复杂化并不断产生债权、债务，如何保护好企业的即得利益和合法权益，解决好债权、债务和企业之间的经济纠纷以及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，企业档案这一原始凭证就显得尤为重要了。
2、档案是企业再发展的重要信息资源：
企业档案作为企业知识
……（新文秘网省略775字，正式会员可完整阅读）……
经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。
5、档案可以提升企业信用水平：
诚信是中华民族的传统美德，也是规范社会主义市场经济可持续发展的必要条件，社会诚信越来越被社会所重视。诚信有经济效益，讲诚信就能可持续发展已成为全社会的共识。随着诚信社会的建立，信用档案显得越来越重要，信用档案主要是企业为了自身的生存和发展，专门建立保存的各种信用记录。信用档案是企业信用状况的积累，信用好，经营状况就好，经济效益就好。建立信用档案，即可以扩大、提升企业的信用，有利于推动社会信用档案的建设，也是整顿规范市场经济秩序的根本之策。企业信誉是企业的无形资产，是企业基础性的资源，市场经济是信用经济，企业信誉和企业密切相关，是企业经济发展的一种无形的推动力。企业信用档案是企业档案中的重要组成部分。
二、加强公司档案管理的措施
加强档案管理、实现档案管理的达标升级正处于必然。结合公司实际，我以为加强档案管理应从以下四个方面入手：
1、加强档案室硬件建设。从物业企业长远目标考虑，宜建立馆藏面积达150m2以上、具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的手摇式档案柜组。从短期目标考虑，应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。
2、建立合理的档案管理模式。根据物业公司目前工种多、服务时间长、项目多的实际，要建立“统一管理、分级负责”的管理模式，实行集中式管理和网点式管理相结合。总部对总部各部门档案集中管理，总部各部门所存档案定期向档案室移交，未移交前，档案柜统一存放档案室，由各部门掌管档案柜钥匙，并将档案柜内资料列出清单报档案室汇总备查，档案室钥匙只保留在档案员一人手中。总公司对各项目档案实行指导和监督。
3、明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
4、不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案工作范围不断拓宽。
三、积极做好物管档案的利用服务工作
档案为用户所用是档案工作的最终目的。随着社会的进步，房地产事业的发展，物业管理企业档案发挥着越来越重要的作用。为企业评定资质、资质升级、保护企业的知识产权和商业秘密、提高企业的经营效益、服务水平、甚至在物管企业推出项目时，物管档案都能提供第一手资料。因此，物管档案中的每一份材料、每一张表格、每一份凭证、甚至于每一个具体日期，都可能关系到员工或业主的切身利益。如果由于工作失误或粗心大意很可能给某位业主造成一定的损失。如入住日期的填写必须字迹清楚，涉及到房屋保修时效问题。以前发生过业主填写不全、字迹不清致使发生不必要的维修责任纠纷。所以要求档案管理人员必须作到一丝不苟、认真负责。
（一）物业承接查验期档案的收集与整理
1、物业承接查验期物业管理档案收集的特点
（1）收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；
（2）档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。
2、物业承接查验期物业管理档案收集的范围
物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。
物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。
【题例】
1、物业承接查验期档案收集的索取对象较单一，主要是：（B）
A、施工单位 B、建设单位
C、监理单位 D、业主或物业使用人
2、物业承接查验期整理的档案是（）档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。（C）
A、物业重点资料 B、物业服务企业信息资料 C、物业基础资料 D、客户资料
（二）物业入住期档案资料的收集与整理
1、物业入住期物业管理档案收集的特点
物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主（或物业使用人），即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。
（1）本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象——业主、物业使用人；
（2）本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。
2、物业入住期物业管理档案收集的方式和程序
在组织接待业主、物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：
（1）设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；
（2）专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。
权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。 个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。
上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。档案资料收集后，应及时整理并归档。
（三）日常物业管理期档案的'收集与整理
1、收集范围
日常物业管理期档案主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业服务企业行政管理档案。
（1）物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。
（2）物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设备设施维修维护记录档案。
（3）物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。
2、收集时间
有关的文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，企业可根据自身情况来决定，但除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。
3、收集后的整理工作
在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目。整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。
已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。
不知道你们是用手工还是电脑.但是一般公司都有实在的资料的.
简单地说吧:
1\将业主的资料按幢\单元的顺序整理,用文件袋装好,并在文件袋上注明里面有的内容(注意要编号)
2\公司外来文件的整理,同上
3\公司内部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作记录的整理,(如巡逻记录\外来人员登记记录等等)同上.
一、物业管理公司档案管理规定：
1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6．物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司管理保密规定：
1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三．物业管理公司档案资料：
1、物业管理公司验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；
3）机电设备保养合约；
4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）；
5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；
6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；
2、物业管理公司二次装修档案：
1）用户单元二次装修图则及审批手续；
2）二次装修期间管理处监督检查资料；
3、业户资料：
1）入伙情况记录；
2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；
4、物业管理公司管理文本汇编：
1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；
2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；
3）物业管理公司各项管理分包合约；
5、物业管理公司设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；
2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；
3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；
4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；
6、物业管理公司设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；
4）避雷系统要有定期检测报告；
5）应有定期沉降检测报告；
6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；
7）其它设施设备检测记录资料；
7、物业管理公司物业管理处运作类：
1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；
2）物业管理公司管理费收缴情况
3）物业管理公司管理费财务报告
4）物业管理公司物业管理处运作报告；
物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议）
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录
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详细请参考物业管理网
