一、规范公文处理，把好公文形成关 档案一般是完成了文书处理程式，完成了传达和记述使命而备查的历史档案。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的档案拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的档案的质量也就大不一样。我专案部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面： 1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红标头档案等 2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程式很混乱。 3、公文主题词标注不准确，不利于检索查询。 4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面稽核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。 二、档案整理工作，从公文的评估分类做起 公文形成后，经过一段时间的归整处理，待档案涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的储存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的档案留存下来，以备随时查阅和呼叫。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的档案中挑选出那些具有储存价值的档案进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行： 1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对档案管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程式和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。 2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份档案，对每一份档案做出科学的评估。 3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。 三、完善公文材料，做好档案收集工作 文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来档案未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手： 1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该档案是否具有储存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其储存的社会价值而被淘汰；而另一部分档案，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程式，进一步归整，以备平时查阅。 2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生档案，领导签发后，应将形成该档案的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式档案、签发文、定稿、改稿、初稿等程式集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。 四、善于交流，接受新资讯，达到资源共享 作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文件的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新资讯，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向使用者推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。 总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我专案部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的资讯资源。
胡 *** 总书记多次提到"档案工作是党和 *** 工作中一项不可缺少的重要工作,也是一项默默无闻的工作". *** 总理在 *** 工作报告中也提到"要加强档案保护工作".公安档案在维护社会稳定、保障经济建设、为民排忧解难、确保社会和谐发展中起着重要作用.而公安派出所的档案管理
按以下政策档案进行收集整理就行了： 1、水利部《水利工程建设专案档案管理规定》（水办〔2005〕480号） 2、国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设专案档案验收办法》（档发〔2006〕2号） 3、水利部《水利工程建设专案档案验收管理办法》水办〔2008〕366号。
1、工程开工前原貌，包含工程周边地形、地物。 2、工程开工典礼、奠基仪式或动工场面。 3、测量放线、基础开挖。 4、基础验槽、钢筋架立后隐蔽检查场面及过程检查、工程分部、分项验收。 5、工程施工过程中有重要储存价值的场面：关键工序；质量、安全事故及处理后现场；重要领导视察。 6、各项现场试验：如锚杆（索）拉拔试验、钻孔桩超声波测试、动测试验、闭水试验、压实度及弯沉检测试验、成桥静载试验等。 7、装置开箱、装置缺件及损毁等。 8、装置安装除错、试运转（单动、联动等）。 9、工地重要会议：技术交底；方案讨论；技术及设计变更等。 10、监理旁站，重要工序验收。 11、工程安全文明施工。 12、工程材料进场后的验收、取样、做试件、送检等材质保证活动的拍摄。 13、工程竣工全貌。 14、其它具有储存价值的场面。 15、照片档案应编制工程简介及卷内目录。每张照片均应有拍摄者、时间、题名。排列应分类后再以时间为序。且应根据纸件编号刻成光碟储存、移交。 16、录影档案以光碟形式归档。 17、根据渝建发[2007]116号《关于报送建设工程电子档案的通知》，竣工图签字齐备后，完善电子扫描件，并刻盘储存、移交。
组卷构成档案，然后归整档案，一件事情就有始有终了
一、声像档案资料的归档范围 建设单位报送声像档案资料的归档范围如下： 1、2000平方米以上所有的建设工程专案都要报送有关照片档案资料。 2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录影资料： 7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；专案总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；市政主要道路；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。 3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录影资料以及专题录影片： 列为市级以上重点（或实事）工程的专案；需申报市级以上优质工程的专案。 二、建设工程声像档案资料归档内容 （一）开工前原貌 1、原址、原貌及周边状况； 2、重要建（构）筑物、纪念物； 3、拆迁情况。 （二）基础工程 1、基础异常情况技术处理，土壤巖样分析过程等情况； 2、建筑物基础型别及施工，特殊施工的技术工艺现场； 3、建筑物位移、沉降、变形及处理。 （三）主体工程 1、主体设计模型； 2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况； 3、砌体、砼灌注、屋面工程； 4、主体结构布局、大型构件安装等现场； 5、防水、保温、防腐工程的工艺现场； 6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况； 7、质量事故及处理情况。 （四）竣工后新貌 1、工程整体外观和立面状况； 2、消防等主要设施情况等。 （五）其它方面 1、工程总体规划、设计方案图 2、开工、竣工仪式； 3、施工建设中的重要活动、重大事件； 4、工程质量检查验收情况； 5、竣工验收情况。 其中：开工前原貌、基础处理、隐蔽工程、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。 三、声像档案资料的归档要求 1、总体要求 移交归档的声像档案资料，应当真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，制成光碟，并填写声像档案着录卡。 2、照片档案资料归档要求 （1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象； （2）照片应一律洗印成6寸的彩色照片； （3）数码照片应当尽量使用不低于400万画素的数码相机拍摄； （4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等； （5）照片的数量视工程专案而定，一般不少于30张。 3、录影档案资料归档要求 （1）录影档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄； （2）录影档案资料应当主题明确，影象稳定、画面清晰，色彩真实； （3）录影带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象； （4）录影档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明； （5）专题录影片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。 4、录音档案资料归档要求 （1）录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好； （2）每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、人物。 5、声像档案的编制、整理由建设单位指定专人负责，依照工程声像档案的编制要求，根据工程进度和阶段进行编制，在编制过程中，及时与城建档案馆联络，接受城建档案馆的业务指导。 四、建设工程声像档案归档程式及有关事项 1、建设工程声像档案是建设工程竣工档案的重要组成部分,应与建设工程档案一道进行监督管理和备案。工程建设单位应当对建设专案全过程形成的声像档案进行收集和归档，在工程竣工验收前，一并和其它载体形式的工程档案报送市城建档案馆进行提前预验收；验收合格后，由城建档案馆出具《建设工程档案预验收意见书》，方可办理工程竣工备案等手续。不报送声像档案的，市城建档案馆不予验收竣工工程档案。 2．建设工程竣工验收合格后三个月内，建设单位应当向城建档案馆报送包括声像档案在内的一套完整的竣工档案。
档案起到的作用区别对待，对特殊工种，对账户前（1994年10月前参加工作）工龄，必须以档案记载为依据，这时档案就起作用了。 对于完全以缴费年限计算退休金的人来讲，没有作用。 退休金高低单纯与档案无关，与你的缴费年限、缴费平均指数、个人账户资金余额、法定退休年龄时的社平工资数额有关。
一般情况下，学校把档案寄到发给你的报到证上的地址的，能在他们的网上查最好，不能的话你要带身份证到这个地方查。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
。
C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
企业档案如何管理，可以通过以下几点来结合实际档案管理中，所出现的问题进行调整
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
（一）物业承接查验期档案的收集与整理
1、物业承接查验期物业管理档案收集的特点
（1）收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；
（2）档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。
2、物业承接查验期物业管理档案收集的范围
物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。
物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。
【题例】
1、物业承接查验期档案收集的索取对象较单一，主要是：（B）
A、施工单位 B、建设单位
C、监理单位 D、业主或物业使用人
2、物业承接查验期整理的档案是（）档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。（C）
A、物业重点资料 B、物业服务企业信息资料 C、物业基础资料 D、客户资料
（二）物业入住期档案资料的收集与整理
1、物业入住期物业管理档案收集的特点
物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主（或物业使用人），即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。
（1）本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象——业主、物业使用人；
（2）本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。
2、物业入住期物业管理档案收集的方式和程序
在组织接待业主、物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：
（1）设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；
（2）专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。
权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。 个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。
上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。档案资料收集后，应及时整理并归档。
（三）日常物业管理期档案的'收集与整理
1、收集范围
日常物业管理期档案主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业服务企业行政管理档案。
（1）物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。
（2）物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设备设施维修维护记录档案。
（3）物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。
2、收集时间
有关的文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，企业可根据自身情况来决定，但除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。
3、收集后的整理工作
在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条款下积累起来的文件，为立卷归档打下了初步的基础。当一年工作终了，必须在平时归档的基础上，进一步系统整理与编目。整理工作根据企业情况的不同，可由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。
已立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。查看卷内文件是否已齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件等，并对卷内文件进行必要的调整。
档案整理
一、档案整理概述
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。
（一）档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型：
1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。
（三）档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。
1．保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2．充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。
3．便于档案的保管和利用
便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。
二、全宗
（一）全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。
（二）立档单位及其构成条件
立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：
1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；
2.是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；
3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。
（三）立档单位变化对全宗划分的影响
1.政权更迭的全宗处理
2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理
3. 立档单位其他变化情况的全宗处理
（四）全宗的补充形式
1．联合全宗；2．汇集全宗；3．档案汇集
（五）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。
三、全宗内档案的分类
（一）分类的基本要求
全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。
分类应遵循以下基本要求：
1．客观性；2．逻辑性；3．可操作性。
（二）常用的分类方法
档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：
1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法；4．门类分类法
（三）分类方案的编制
所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。
1.机关全宗分类方案的编制
机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法。
2. 企业全宗分类方案的编制
根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
四、档号和案卷目录的编制
（一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：
1．唯一性原则；2．合理性原则；3．稳定性原则；4．扩充性原则；5．简单性原则。
（二）档号的结构
根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。
（三）档号的编制方法
1.全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2.案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
3.类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
4.项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5.案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6.件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7.页（张）号的编制方法
页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。
（四）案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。
