一、会前要精心准备
领导在不同时间、地点、场合的讲话，体现了领导的工作思路以及工作安排和要求。因此，做好会前准备尤为关键，它决定着录音文件的质量和工作落实的效果。
1．深化思想意识。思想支配行动。秘书要有一种“进京赶考”的意识，把做好会议记录整理作为工作的头等大事。要具备“打持久战”的意识，会议从开始到结束，从听取录音到文件定稿，过程繁多而时间紧迫，秘书必须加班加点、通宵达旦完成，这是身与心的考验。有些秘书把录音整理当作小事，于是就滋生了完任务的想法，结果导致录音文件质量低下，影响了工作开展。
2．查备记录工具。会前要准备好录音笔、记录本、钢笔、备用电池等必备工具，这是一切录音整理的前提和保障。同时，要仔细检查录音笔能否正常工作，包括电量和可用内存是否充足。事实证明，很多秘书会前不重视准备工作，到会场才发现问题，结果导致无法录音或录音效果不理想。总之，会前要精心周密准备，确保会议录音完整清晰。
3．收集会议资料。录音整理要做到“知己知彼”，会前就要充分收集会议资料，了解会议背景和目的，进一步把握文稿主旨和方向，这样形成的文稿才具有针对性。同时，要收集会议议程、领导讲话稿、相关会议思想传达提纲等材料。这项工作必须做实。秘书可利用手中的资料，提前了解会议内容，深度把握会议细节，提高会议录音与整理的效率和准确性。
二、会中要精心运筹
会中，秘书必须打起十二分精神，一边做记录，一边理解会议内容。要知道领导讲了什么，重点是什么，安排了什么，切忌当记录机器，应做一个有思想的记录人。
1．巧妙运用录音技巧。要充分利用各种录音技巧，准确、全面、清晰地采集录音信息。全程录音，既可以作为音像档案保存，又可为
工作研究整理提供充足的信息资料。分段录音，关键要突出重点，运用录音笔功能设置，对每位领导讲话单独录音，特别是主要领导的讲话要全部录取，方便会后整理。一般应靠近音源录音。根据会场设施，有音响设备的要把录音笔放在音响处（一般在领导面前放一支录音笔领导感觉会很不舒服）；没有音响设备的就要放在靠近领导的位置。总之要保证录音音质清晰和完整。
2．充分利用会议资料。会前要认真收集相关材料。根据会议方案等资料，可准确核实到会人员，在会后的文稿整理中也能快速准确反映出来。在讨论文稿和领导讲话时，可以把讨论意见和领导现场讲话内容直接反应在文稿上，根据领导意图再增、减、删、改，这样就能准确把握主要领导的决策意见。这是提高录音整理效率的重要手段。
3．突出会场应变能力。会场情况复杂多变，如电话声、交谈声等都会干扰录音。领导讲话时如忘记开话筒（这时录音没有效果），就要迅速准确地把领导所讲内容用文字记录下来。在专题研究会议上领导和参会人员的发言顺序和内容也是灵活的，为此就要准确记下领导的插话内容，这些多是领导强调的重点，也是会议和形成文稿的核心部分，如不记下备查将大大增加反复听劣质音频的痛苦。同时，要随时关注领导讲话表情，如工作不尽如人意时，领导表情严肃、语气强硬，会后整理文稿时就要把工作要求的力度体现出来。
三、会后要精心打磨
整理好会议录音，不是简单的复制照排，而要把录音作为一件艺术品来打磨，确保最终形成的文稿能准确体现会议主旨，结构完整、语言通顺。
1．紧扣大会主旨。对领导讲话的主旨要明确，理解要深刻，精神要吃透。在形成文稿时，要根据会议召开的背景和目的，贯穿一种风格，明确一种导向。如信访研判会旨在讨论
解决办法，最终化解信访问题，所以在文稿写作中就要明确责任和时限。有些整理录音者对会议主旨不明、要求不清，结果最终整理出的文稿偏离大方向，表达的不是领导想要表达的意思，有时甚至造成歧义，严重背离领导意图。
2．确保严谨凝练。文稿要条理清楚，逻辑严密，层次分明。对听不清的地方、领导讲的数字、时间节点、专业术语等，要反复听并查阅记录，询问职能部门予以核实，确保准确无误。对领导带有方言的口音，辨识要准，口头语要规范成书面语，不能产生歧义，弄出笑话。对领导讲话中穿插、反复提及的工作或问题，要针对工作性质或问题类别加以梳理归类。对领导的即兴讲话，要根据讲话的主题、涉及的问题、提出的要求，认真思考、合理取舍、科学归纳并分出层次，字斟句酌，确保语句凝练流畅。整理领导讲话，逻辑要严密，思路要清晰，不能前后矛盾，对一些问题的论证和事例说明，要归纳本质，言简意赅。
3．提高整理效率。要提高效率，就要发挥团队协作精神。听取录音时可由几人分别分段听取，会后将录音分段原稿和分段整理文稿交于现场听会或熟悉工作的秘书处统稿，并按要求整理出工作通报、会议纪要等文件材料。每位秘书都要提高工作责任心，保证自己所听录音的准确性和整理录音的质量，以免在统稿时陷入被动，甚至返工重听录音，以致不能及时签印文稿，最终造成办公室工作的被动。
总之，秘书要注重积累，把厚积薄发作为一种事业发展的取向。要注重提高文学素养，加强锤炼写作技艺。要多学习上级文件，了解社情民意，全面提高对工作的熟悉程度和认识水平。只有这样，才能在整理会议录音时游刃有余，也才能干好办公室的其他工作，做一名称职的秘书。
(一) 做好档案收集工作。
1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失。
(二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。
(三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。
(四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。保证档案完整，提高档案利用效率。
（一）按内容进行分类，大体可分以下几类：
（1）财产档案。包括家庭收入、支出帐目；存单、有价证券、保险凭据、借据、契约、贵重物品清单和发票等。
（2）证件档案。包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、出国护照、会员证、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证、技术资格等级证书等。
（3）说明书档案。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。
（4）照片、音像档案。包括家庭成员各个时期的照片；结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资料。
（5）健康档案。包括病历、诊断书、化验单、体检表、血型报告、住院记录以及医院处方、饮食禁忌等。
（6）交友联谊档案。包括亲朋好友的住址、E-mail、电话号码、同学和老师名录、同事名录、来往信件、贺卡等。
（7）个人履历档案。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、入伍、应聘、升职、出国、乔迁的日期；自传、简历、日记；奖状、奖牌；报刊发表的稿件；各种考试的成绩单等。
（8）旅游档案。包括景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。
（9）家庭藏书档案、收藏品档案。
（10）其它（二）编制目录。可按类用首位字母组合给出汉语拼音代码。如“证件档案”（ZJ）、“旅游档案”（LY）。再逐件排序，给出顺序编号，如“毕业证”ZJ-3（意指证件类档案第三件）。最后制作目录表格，装订成册，以便查找检索。
（三）选择合适的装具存放。照片、录像带、光盘装入相册或纸袋内，加注文字说明（拍摄或制作时间、地点、人物名称、主要内容等）。证件放置纸盒内，编写顺序号。其它以纸张为载体的材料，可装入文件夹。零碎的票据可粘贴在空白纸上，并编号装入文件夹内。
家庭档案整理完毕，应选择一个地方集中摆放。分散摆放时，应注明确切的位置。每次使用后“物归原位”，避免随手放置，寻找起来困难。
项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、 档案的起源二、 档案的定义及其含义三、 档案的价值及实现规律四、 档案的种类任务二熟悉我国档案管理体系一、 档案管理工作的内容及原则二、 我国的档案机构任务三了解档案管理趋势和档案人员的素质一、 档案管理趋势二、 档案人员的素质要求项目二档案收集归档任务一了解档案收集的内容与地位一、 档案收集工作内容二、 档案收集归档的地位三、 档案收集工作的要求任务二档案室归档流程一、 归档与归档制度二、 归档范围与归档流程任务三电子文件的归档一、 电子文件与电子档案二、 电子文件的归档流程任务四综合档案馆接收与征集一、 综合档案馆接收档案的范围二、 综合档案馆的接收档案的时间三、 综合档案馆的接收程序和标准四、 历史档案的征集项目三档案整理立卷任务一熟悉档案整理工作的内容一、 档案整理工作的内容和意义二、 档案整理工作的原则和要求任务二认识全宗及分类方案一、 全宗的概念与意义二、 全宗内档案分类任务三档案整理与组卷一、 传统文书立卷的六大特征二、 立卷改革三、 档案整理程序任务四案卷排列与编号一、 案卷排列二、 案卷目录三、 归档文件的编号项目四档案价值鉴定任务一熟悉档案价值鉴定工作的内容一、 档案鉴定工作的含义二、 档案鉴定工作的内容三、 档案鉴定工作的意义四、 档案鉴定工作的原则任务二档案价值鉴定方法一、 档案价值鉴定的工作方法二、 鉴定的工作程序任务三档案鉴定与档案销毁一、 档案保管期限表的含义及类型二、 我国档案保管期限的种类三、 档案鉴定与销毁项目五档案保管任务一了解档案保管的内容与原则一、 档案保管工作的含义二、 档案保管工作的意义三、 档案保管工作的任务四、 档案保管工作的原则和要求任务二档案库房及装具管理一、 档案保管的物质条件二、 档案保管实务任务三特殊载体档案的保管一、 音像档案及照片档案二、 电子档案及其保管项目六档案检索任务一认识档案检索和检索工具一、 档案检索的工作内容二、 档案检索的意义三、 档案检索工具四、 档案检索语言概述任务二档案著录与标引一、 档案著录二、 档案标引三、 传统档案检索方法任务三电子档案检索训练一、 电子档案检索特点二、 电子档案检索方法项目七档案编研任务一了解档案编研工作一、 档案编研工作内容二、 档案编研工作的意义三、 档案编研工作的要求四、 档案编研流程五、 装帧设计六、 校样校对任务二常见编研产品编写技巧一、 现行档案文件汇编二、 档案参考资料项目八档案利用任务一熟悉档案利用工作内容一、 档案提供利用工作的含义二、 档案提供利用工作在档案工作中的地位三、 档案利用工作的基本要求任务二传统利用服务与电子化服务一、 传统档案提供利用方式与途径二、 档案电子化服务任务三档案开放与公布一、 开放档案的含义二、 开放档案的意义三、 开放档案的依据四、 档案开放的标志和要求五、 开放档案的公布项目九档案统计任务一了解档案统计的内容和要求一、 档案统计工作的含义二、 档案统计工作的意义三、 档案统计工作的要求任务二档案统计指标与步骤一、 常见档案统计指标及其运用二、 统计工作方法与步骤任务三档案室（馆）的登记和统计训练一、 档案室的登记和统计工作二、 档案馆的登记和统计工作三、 统计报表的编制四、 档案事业管理机关的统计工作项目十专门档案管理与档案数字化任务一人事档案管理一、 人事档案收集二、 人事档案的整理三、 人事档案的鉴别四、 人事档案查（借）阅制度五、 人事档案的转递制度六、 人事档案的保管七、 人事档案材料的销毁任务二会计档案的管理一、 会计档案内容二、 会计档案的装订三、 会计档案的保管四、 会计档案的借阅五、 会计档案的保管期限六、 会计档案的编目七、 会计档案的提供利用与编研八、 会计档案的销毁任务三纸质档案数字化一、 档案数字化的意义二、 档案数字化原则三、 档案数字化标准四、 档案数字化方法五、 档案信息数字化的内容六、 档案网站建设七、 数字档案馆建设附录参考文献
