纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005
1 范围
本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码
GB／T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码
GB／T 18894?2002 电子文件归档与管理规范
ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法
ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法
DA／T18?1999 档案著录规则
档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
数字化 Digitization
用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
3.2
纸质档案数字 化Digitization of Paper?Based Records
对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3．3
数字图像 Digital Image
表示景物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4
黑白二值图像 Binary Image
只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
3．5
连续色调静态图像 Continuous?tone Still Image
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字
图像。
3．6
失真度 Distortion Measure
对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原
件色彩、几何、压缩算法等差值。
3．7
可懂度 intelligibility
表示数字图像向人或机器提供信息的能力。
3．8
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表现。
3. 9
分辨率 Resolution
指单位长度内图像包含的点数或像素数。
3.10
TIFF Tagged Tmage File Format
标记图像文件格式。一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。因为它存储图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。
3.11
JPEG Joint photographic Experts Group
联合照片专家组。一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要计算机平台和Web浏览器。JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可迁此格式复制储存。
4 数字化基本流程
纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序。
4．1 案卷整理
对需要扫描的案卷进行适当整理，做出标识。
4．2 目录建库
为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库。
4．3 批量扫描
按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描。
4．4 数据处理
4．4．1 对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。
4．4．2 对裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件，以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份。
4．5 信息存储
根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存。
4．6 检索利用
按用户需求提供检索利用。
5 案卷整理
在批量扫描之前，按下述步骤对案卷进行整理，确保档案数字化质量。
5．1 分件
5．1．1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开。
5．1．2 在扫描件中将大图、照片插入指示页，便于扫描工序批量扫描，实际图像放在图像处理时进行重扫，替换指示页。
5．1．3 填写《数据加工过程处理单》(见附录A)，对需要特殊处理的页，标识清楚。
5．2 分页
对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注。如在标注中与原档案中的件数、页号不一致，应以此为准。
5．3 拆卷
去除档案中原来的装订物，以便后续扫描工作的进行。
5．4 装卷
按档案保管要求恢复原装订。
6 建目录库
6．1 目录著录
根据DA／T18确定档案著录项，并进行著录。
6．2 数据格式选择
所选定的数据格式通用，应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文
档进行数据交换。
6．3 目录输入
将著录好的目录输入计算机内，建立机读目录数据库。
7 批量扫描
7．1 扫描方式
纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式。
7．1．1 页面为单色文字的纸质档案，宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件，可采用连续色调图像扫描。
7．1．2 字迹清晰、不带图片的档案材料，采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料，可采用连续色调图像扫描。
7．2 分辨率选择
7．2．1 单色页面档案文件，扫描分辨率一般建议选择100~200dpi。
7．2．2 彩色页面档案文件，扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行。
7．2．3 大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(如A0)、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接。扫描分辨率应选择1OOdpi以上。
7．2．4 需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准。
7．3 特殊页面的扫描
7．3．1 粘贴页与表格
对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决
7．3．2 一般文本流程图
采用适当的分辨率扫描及局部深化技术，确保文本流程图清晰。同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作。
7．3．3 插图
采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证原来的页面布局和插图清晰。
7．3. 4照片
对于页面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式扫描，确保照片清晰度，同时可避免图像存储空间过大。
7．4 文件命名方式
7．4．1 建立文件夹
扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立，其中的每一份文件也需要单独建立文件夹。
7．4．2 文件夹命名方法，以档案实体中的档号命名，一般为3位数，不足3
位数的左边补“0”。
8 数据处理
8．1 图像处理
8．1．1 纠偏
对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于1度。(图像偏斜不超过页面内半个文字)。
8．1．2 去污
去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
8．1．2．1 局部去污，如去除黑边、污点。
8．1．2．2 整体去污，可一次性去除页面上的污渍。
8．1．3 拼接
为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接。
8．1．4 校对
8．1．4．1 一次校对，检查扫描完的图像质量情况，对不合格的图像进行标记退回重新扫描。
8．1．4．2 纠错处理，根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质
量等问题，结合《数据加工过程处理单》(见附录A)情况，对每份图像进行相应的处理。
8．1．4．3 二次校对，对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查，并
标记图像处理过程中不清晰的页面。不合格的退回重新处理。
8．2 数据质量检查
8．2．1 文字录入质量
对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制，保证错误率低于3‰。
8．2．2 图像质量
对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量。
保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写、印刷字的情况。
8．3 数据挂接
档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制。
在生成裸数据光盘之前，根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等，如不相等则不能生成裸数据光盘，可打印出清单，回退给图像处理人员补扫。
8．4 数据检验
8．4．1 将裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件。
8．4．2 对数据进行检验，给出合格或不合格结论。
8．4．3 将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式，拷贝到活动硬盘上。
8．4．4 系统应自动记录检验进度。
8．5 数据上载
档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总，其中数字图像自动搜索对应的目录数据，加入对应的电子地址数字图像文件名，建立起一一对应的关系。
8．6 数据备份
定期对服务器的各类数据进行备份，防止数据丢失。
9 信息存储
以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式。采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储。
数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储。
9．1 压缩存储格式
档案数字图像格式采用TIFF和JPEG数字压缩编码。
9．1．1 黑白二值图像
黑白二值扫描图像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值图像压缩算法，压缩率就绪（Cr)为15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值图像压缩算法，压缩率(Cr)为3 O：1。
9．1．2 连续色调静态图像
连续色调静态图像采用JPEG数字压缩编码，平均压缩率(cr)为15：1。
9．2 编码方式
应尽是采用实时操作性强的编码方式。失真度编码，用较少的比特率获得较好的图像质量；无失真编码，以低压缩保持信息的不失真。一般情况下
宜采用国际通用编解码算法。
9．3 存储方式与载体
可选用在线和离线、不同载体进行存储。
10 检索利用
10．1 检索利用方式
档案数字图像检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式。
局域网中传输利用，应保证数据在内部局域网10Base?T带宽下，平均1秒内显示响应完成。互联网中传输利用，互联网56Kbit／s带宽下，平均5秒内显示响应完成。为此要求一般每页档案数字图像的存储容量为50K以内。
10．2 检索软件配置
检索软件应符合国家档案局制定的《档案管理软件功能要求暂行规定》的各项要求。检索软件应具备目录检索与档案数字图像方便调阅的基本功能。
法律分析：
1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。
法律依据：
《中华人民共和国会计档案管理办法》第六条 下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
衍生问题：
出纳档案整理的方法有哪些？
(1)分类。出纳档案应按经济业务的性质和本单位的财务管理要求进行分类，一般应与本单位的会计分类相一致，兼属档案装订和使用的需要。在对档案进行分类时，应当对一些无效或不需用的单据进行删除。
(2)装订。由于原始凭证大多零落散乱，容易遗失，所以出纳人员在对档案归类后应加以装订，以保证会计资料不易散落遗失。在装订时，应当注意档案厚度以便于使用;使用活页账或卡片账的，在归档时应加以装订并编齐页码，对不宜装订的应当连号存装，防止散落;对于采用财务软件记账的单位，其打印出的纸质会计档案必须装订编号;对于具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案，保管时采用连号编排，保存在特定的档案盒中。
(3)成册。时于装订完毕的出纳资料，应当立卷成册，启用封面或库页，甩以记录每册的编号、所属单位、所属时期及页教、经办人员等详细内容，并加盖单位公章和经办人员私章。在保管上有特殊要求的，可以加盖骑缝章或加贴封条。
需要强调的是，出纳账簿在更换新账簿后，应将旧账归入出纳档案。移交归档前应对旧账进行整理，对编号、扉页内容、目录等项目填写不全的，应按照有关要求填写齐全;使用活页式(如用计算机记账的单位，账簿资料输出裁剪后类似活页账)或卡片式辅助账的单位，对于活页式或卡片式账，在归档时必须缩齐页码，加以装订，并要像订本账一样加上扉页，注明单位名称、所属时期、共计页数和记账人员签单等，并加盖公章。
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
。
C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
录入员要求高，基本上是一些录入复印扫描基本工作。档案馆录入员实际上是档案数字化外包公司的一个工种,因为现在档案馆一般没有人力靠自身的少量工作人员加工处理海量的档案。
通常情况下：电脑录入员的打字速度应该有200字每分钟（中文）。如：在中央有一个女录入员，会议中，上面有人在说话，她就会在下在记录下来，一字不差，平均300个／min。更直接的说录入员就是专门从事录入工作的人员。
从业优势：
1、录入员不限制学历。众所周知，录入员是没有学历限制的，可以是小学、初中、高中、大学、研究生。而在当今社会中，几乎找所有的工作，都需要一件最基本的装备，我们称之为“敲门砖”，也就是学历。
学历其实不重要，但是没有学历却是万万找不到工作的。在这种大前提之下，由于对学历没有要求，对于录入员本身来说是有优势并值得选择的。
2、录入员的工资待遇，较同等劳动强度、知识要求范畴行业来说，具有较强竞争力和吸引力。包吃住，基本上是所有录入员的统一待遇，其实这一直被潜藏的开支也并不能够被忽略。
一般来说，吃、住、行，所花掉的金钱基本上是工资的1/2——2/3之间。但包吃住，不但对于老板来说只是多了一双筷子（通俗说法），而且对于录入员来说更是可以省掉一笔不小的开支，可以尽量做到有多少工资，就有多少存款。实际上这种做法是双赢的，也是大家所推崇的。
以上内容参考 百度百科—录入员
档案录入员这个工作会很忙。
录入员要求不算高，基本上是一些录入复印扫描基本工作。
录入员，简单的说就是将各种格式的信息输入到电脑里。对个人能力要求的较低。具体说就分很多种，比如对某市场调查问卷结果录入，再比如把某纸制版录入成电子版等。
需知：
通常情况下：电脑录入员的打字速度应该有200字每分钟（中文）。如：在中央有一个女录入员,会议中，上面有人在说话，她就会在下在记录下来，一字不差,平均300个/min。更直接的说录入员就是专门从事录入工作的人员。
