一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档案的编制应遵循以下原则：
1、唯一性原则；2、合理性原则；3、稳定性原则；4、扩充性原则；5、简单性原则。
（二）档号的结构
根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。
（三）档号的编制方法
1、全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2、案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
3、类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
4、项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5、案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6、件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单位装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7、页（张）号编制方法
页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。
（四）案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。
【热心帮助你】归档文件按照分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。同一年度同一期限的归档文件编制一本目录。一本归档文件目录由目录封面、目录和备考表组成。目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、和备注。
卷内目录编制要求
（一）卷内文件的编号：
1.编制页号一律使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前均不得出现“0”。
2.编号要求认真慎重，务求准确。编后仔细检查，发现问题应即时采取措施补救：
①重号：将重号改为支号式。如6号为重号，可改为“6—1”和“6—2”，在备注栏注明第六页共两页。
②漏号：采用分号式。如第6页应是7而编成8，可将第6页改为“6—7”在备注栏注明“6—7”页共1页。
③错号：将错号能刮则刮，不能刮则划掉，重新填上正确页号。
3.页号位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。小册子每本编一个页号【如所有权证】，但必须在备注栏中注明：“本卷第XX页为一册，共XX页”。
4.封面、扉页、卷内目录、底页或无字无图的页面均不编号。
5.为规范编号，页号可用自动编号机，碳素墨水或油墨打印。
（二）编制卷内目录：
卷内目录应按卷内文件排列的顺序填写，卷内目录上的内容应与卷内文件的份数及排列的顺序相一致。不重登，不漏登，不错登。
1.顺序号：卷内文件按顺序编的流水号，每份文件有一个顺序号。
2文件作者、文件名称：由于房地产产权档案类别多，所形成的文件内容也不同，事先无法印制统一模式，可采用下列几种方式：
①事先印好统一的排列模式，有哪项填哪项。
②由档案人员用钢笔或中性笔书写，要求字体端正，整齐美观。
③共性资料相同的十户以上，由档案人员抄写后，微机打印。
3.文件号：即文件字号，指发文机关编写字号的文件。
3.页号：指卷内文件所在之页的编号。
4.备注：留待案卷发生变化情况之用。
文书档案整理与编目方法如下：
档案整理的基本方法有两种：
1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（一）以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类
按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。2、分问题：将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。
2、 组合（卷）
组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
3、 编目
（1）卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）编页号与盖档号章
卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
目录号：对每一本案卷目录的编号。
案卷号：对每一个案卷所的编号。
件号：对案卷中每一份文书材料的编号。
法律分析：—类：履历材料1、干部、后备干部(提拔)、党群机关工作人员、国家公务员、工人。教师、学生、公安人员、医务人员、博士后、研究人员、工作队员、学员等各类人员的履历表、登记表、简历表；2、军人履历书，在重新装订时可按履历、自传、鉴定、政历问题审查结构四个部分分别归入一、二、三、五类。其第一类履历部分可包括本人履历、家庭情况、爱人情况、社会关系。军衔等级登记表等项、中间空白页如不影响材料内容的可以取出。3、主要反映个人经历的各类登记表、调查表、审查表；4、个人参加革命活动简历材料；5、更改姓名材料(包括个人报告、组织批复、旁证材料);6、其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格；7、履历表、简历表中兼有组织鉴定、意见等其他内容的，可按其主要内容、材料性质归入第一、三、九类。第二类：自传材料1、干部本人在各个时期所写的自传；2、其他由本人写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料。
法律依据：《中华人民共和国档案法》
第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。
第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
第五条 一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。
第六条 国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。
国家采取措施，加强档案宣传教育，增强全社会档案意识。国家鼓励和支持在档案领域开展国际交流与合作。
第七条 国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人，按照国家有关规定给予表彰、奖励。
先把的收集的文档整理一遍，然后分好类，再按时间或文号顺序排列，按每收集打印页码，按顺序填写目录，最后装订成册，把每本档案编号归档即可了。
下面将会介绍一下档案目录应该如何做，而且什么是档案目录？利用“插入/引用/索引和目录”命令可以达到目的。
注意：2113
使用上述功能前，首先要把用成5261目录的小标题设置样式。
样式设置方法：
依次选中作为目录的标题，在4102“格式”工具栏左侧的“样式”列表中点1653击“标题1”、“标题2”、“标题3”。
如果只是查找文档收集情况回,只要把收集的文档标题设置为“标题1”即可。
档案目录是档案馆(室)编制的，由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。档案目录按其加工文献和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。基本简介
档案馆(室)编制的，由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。
档案目录按其加工文献和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。手检目录是由人工制作，可直接查找档案的检索工具，常见的有卡片式和书本式两种形式。卡片式目录是把文件或案卷的内容和形式特征记录在卡片上，按一定规则组合排列而成，是一种离散式目录载体；书本式目录是将文件或案卷的内容和形式特征著录成条目，按一定规则组合排列并书写或复印在空白书页上，装订成册，是一种聚合式目录载体。机检目录是借助于电子计算机等机械设备存储目录信息和查找档案的检索工具，一般有机读和缩微两种形式。机读目录是把记录文件或案卷特征的文字、图形、数字和符号转换成机器可以识别的代码输入计算机，以特定的格式存储于计算机磁带、磁鼓或磁盘上，检索时经过特定的程序转换成文字并编制成各种目录,显示在屏幕上,或直接打印成各种目录；缩微目录是将手检目录拍摄在缩微胶片上，检索时借助阅读器将其放大，显示在屏幕上。
分类介绍
在中国的档案馆(室)中仍以手检目录为主,其中常用的有案卷目录、分类目录、专题目录、主题目录、全宗文件目录、人名目录等。
