建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；
按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
(4)保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。
库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。
(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集补充情况。档案整理情况。档案保管情况。利用情况。库房设备情况。人事档案工作人员情况。
扩展资料：
1、员工基本信息登记。
这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。
2、员工入职相关审批文件。
3、员工各类证件。
这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等。
5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表。
6、员工在企业里的岗位异动记录。
7、员工调薪、奖惩记录。
8、劳动合同及保密协议等相关文件。
参考资料：百度百科-人事档案
成都社会人才人事 档案 全国率先实现电子化
“成都市人才流动服务中心社会人才人事档案电子化服务”进行了项目竣工验收，这意味着成都市在全国首先完成社会人才人事档案的标准化、数字化、电子化建设。据悉，该项目通过政府采购、公开招标，自1月30日起正式实施，至11月26日已完成成都市本级社会人才人事档案电子化的全部内容。
社会人才人事档案电子化，主要是在分类整理库存档案的基础上，对归档材料进行扫描等信息化处理，形成与实物档案内容对应一致的全真电子档案。验收项目组组长、国家人社部全国人才流动中心李建敏副主任说，成都市人才中心的“三化”工作，开全国的先河，具有很强的示范效应。对全口径统计社会人才基础信息，掌握社会人才的数量、层次、结构、流向、分布等信息提供了重要的支撑;另外“三化”实施以后，还减少了档案实物出入库频率，对保护纸质材料，降低纸质档案的管理风险都有好处。
成都人才中心的“三化”建设已初见成效，现已与国内某大型金融机构签订了远程阅档服务合同，另有2家大型金融机构正在洽谈远程阅档应用事宜。
这是老头编写的原件，仅供参考
档案管理制度
第一章 总则
第一条：档案是企业在各项经济活动中直接形成的、具有保存价值的、原始记录保存起来的文字、声像、图表等资料。
第二条：档案必须坚持由部门收信管理的原则，达到完整、安全、准确、系统和有效利用的需要。
第三条：档案管理必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度和《档案法》的规定，确保档案的保密安全。
第四条：档案管理人员要熟悉档案管理工作的基本知识和各项规定，按照档案工作的有关规定和要求，认真做好档案管理的各项工作。
第二章 文书档案的管理
第五条：文字档案是全面、真实地反映本厂的历史面貌以及各项经营管理活动的原始记录资料，办公室要认真做好各类档案资料的收集、整理、归档、保存和利用等工作。
第六条：文书档案的收集归档范围
（一）上级党政机关发来的与企业有关的决定、决议、批复、通知、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
（二）企业章程、决定、协议、通知、会议纪要。
（三）本厂的各种上级文件，包括请示、报告等文件材料。
（四）本厂的各种下行文件，包括通知、通报、决定等文件材料。
（五）本厂的各种规章制度、工作计划、总结、统计报表、简报等文件材料。
（六）本厂员工劳动、工资、福利、社会保障等方面的文件材料。
（七）反映本厂的历史变革、大事记及本厂重要活动的会议材料、简报、照片、录像等。
（八）本厂的CI规范管理的相关资料。
第七条：文书档案的管理
（一）办公室要规范档案管理制度，认真执行平时归卷制度，对处理完毕或批存的各种文件材料及时收集归卷，由文档管理人员集中一分类保管，并逐一进行登记。
（二）立卷工作要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的类别和价值，以便于保管和利用。
（三）文件材料的归档要符合规定要求，统一立卷规范，保证案卷质量，案卷的组卷、编目要系统、完整。
（四）所有案卷要保持文件材料的完整性，各种附件一律不准抽存，份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（五）各类文书、档案一般要在次年三月组织专人立卷、归档完毕。
第三章 人事档案的管理
第八条：人事档案是对一人个参加各种政治、社会活动以及学习和工作经历的真实记录，也是反映企业人力资源基本信息的原始材料，办公室要切实搞好企业人事档案的管理工作，为企业人力资源的合理配置提供依据，做到建档规范，管理科学。
第九条：人事档案的建档范围及类别
（一）所有企业职工应统一建立职工档案。
（二）建档范围包括反映职工参加各种活动和学习情况及职工个人情况的一切资料。具体有以下内容：1、履历；2、自传；3、鉴定考核；4、政审；5、组织关系；6、学历、职称；7、任职、业绩、工资资料；8、奖惩；体检等。
第十条：人事档案的管理
（一）归档材料要形式完整，不得损坏残缺。系列材料要齐全，不得遗漏。
（二）归档材料必须客观真实、手续完备。须经厂（或组织）审查盖章或本人签字的，盖章签字后方可归档。
（三）人事档案由办公室指定专人管理，并设置专柜保管。
（四）办公室要建立健全保卫、保密工作制度。防止失密、泄密事件发生。
（五）人事档案管理人员具体负责企业人事档案的收集、登记、整理、保存，传递等工作，应认真负责、严格管理，严守机密。
（六）人事档案材料必须严格按照统一的人事档案规定分类整理，编序存放。
（七）企业内部因工作需要调阅人事档案的，查阅人须持本部门介绍信，经主管领导同意后方可查阅，所需查阅内容须由档案员如实提供。原则上不得抄录、复制。
第四章 工程合同、图纸、技术资料的管理
第十一条：企业在工程建设期间形成的各种工程设计、工程设备、生产工艺等方面的技术资料和工程合同要妥善加以收集和有效保管，为企业正式投入运行提供完备的质量、技术依据。
第十二条：收集的归档范围：
（一）凡在本厂建设期间或投入生产以后形成的各种具有保存和利用价值的工程合同、技术文件、图纸、工艺设备资料、新产品研发方案等原件与复印件，如企业总的布置图、总流程图、安装图和电仪、上建、设备、水文、环保、地质资料、钻井工程全部资料都在归档范围。
（二）成套的重要图纸（包括底图、副图、原图、复印图）、资料。
（三）凡是设备购置招标、基建工程招标期间所形成的招投标文件、附件及合同。
（四）凡是记录企业在基建、设备、电器仪表、技术安装、工艺流程等方面的全部资料。
第十三条：工程合同、图纸和技术文件的管理
（一）企业所有的工程合同、技术图纸和文件均应按具体代表的对象、用途、使用性质加以分类、编号，必须做到直观明了、容易查找。
（二）资料室要对成套的重要图纸（包括底图、副图、原图、复印图）、技术资料、记录本厂在基建、设备、电器仪表、技术安装、工艺流程及联动试车等方面的全部资料按照档案管理规定妥善加以收集、整洁、保管、归档。
（三）购置设备开箱，由生产技术部同计划财务部一同对箱内设备详细清点，造册登记，建帐归档管理。
（四）每项工程竣工时，其资料在项目验收后一个月内交资料室进行归档保管。
（五）设备运行资料，在设备运转正常扣一个月内交设备科归档。
（六）整理好的成套图纸不准随便分发、拆散或丢失。作废的图纸、资料要及时回收、处理。
（七）做好图纸、资料、技术文件的保管工作，防止本厂重要技术情况的外露。
第五章 档案的保管和维护
第十四条：建立查阅档案登记表，凡查阅档案均应履行登记手续。
第十五条：原则上外来人员一律不许查阅各类档案，确需查阅的要经主管领导批准。
第十六条：承办人员借用、调阅各类档案时，档案管理人员应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借阅登记手续。
第十七条：各类档案的查阅只能在档案室进行，严禁查阅人涂改、撕毁。
第十八条：因工作需要或其它原因需转移档案的，须经厂长同意，并依照制度予以转移，办理好相关手续，做好记录。
第十九条：重要图纸、资料的复制，借阅要经部门主管同意，并登记。
第二十条：贯彻执行国家保密制度，自觉维护各类资料的安全，禁止涂改档案资料，严防泄密、失密事件发生。
第二十一条：保证档案资料的物质安全，防患于未然，做好对潮湿，虫鼠等各种自然灾害的防御。
第六章 其它
第二十二条：财务档案的管理及维护由财务科自行负责。
第二十三条：本制度从发文之日起执行。解
可以参考当地档案部门收费，我这里40元一本。
主要案例：2014年8月12日，报道出了档案管理费事件，具体形象地举了一个“北漂”李健的例子：在北京打工12年，2013年之前每年档案管理费要交240元，2013年开始降到每年120元，12年来，仅档案管理费就交了近3000元。
暂停收取：
离2015年1月1日取消收取人事关系档案费的“最后期限”，河南省已有多地暂停了对档案费暂停收取。
2015年，根据中组部、人社部、国家发改委等五部门联合发布的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》。
按照国家规定，自2015年1月1日起全国取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用，各级公共就业和人才服务机构要提供免费的流动人员人事档案基本公共服务。
以上内容参考：百度百科-档案管理费
