第一章 总 则第一条 为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条 本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。
企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条 本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条 电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条 市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章 机构与职责第六条 市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条 市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条 市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。第九条 保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条 市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。
各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条 电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章 收集与归档第十二条 电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条 电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；
（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；
（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；
（五）其他对本机关工作具有查考价值的。
电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条 收集的电子文件类型包括：
（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；
（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；
（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；
（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；
（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；
（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；
（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；
（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条 电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条 电子文件归档应当符合以下要求：
（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；
（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；
（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；
（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；
（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。
前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。
1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
一、将第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。”二、将第十三条修改为：“电子公文形成单位应在电子公文归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。”
本决定自公布之日起施行。
电子文件的归档管理有哪些具体要求
目前学术界关于档案的定义还不统一。一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下我为大家整理了电子文件的归档管理有哪些具体要求的详细内容，希望对大家有所帮助！
电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：
（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；
（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后在制作拷贝；
（3）推荐采用的`载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；
（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；
（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；
（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；
（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；
（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。 ;
电子文件的归档管理具体要求
电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：
（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；
（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；
（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；
（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；
（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；
（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；
（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；
（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。
电子档案与纸质档案的整合管理
个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。以下是我为大家整理的电子档案与纸质档案的整合管理相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家。
电子档案与纸质档案的整合管理
1、同步归档。在电子档案与纸质档案整合管理过程中，应当认真检验并审核所收集的纸质文档，切实保证纸质文档归档处理工作的规范有序进行。所收集的电子信息在规范审核后也应及时进行归档处理，以确保其满足档案管理工作的基本要求。就电子档案与纸质档案归档的具体操作来看，二者存在一定差异，应当注意的是，电子档案归档时应当将其存入计算机硬盘中，并进行清晰标记，确认已归档，为后续档案管理工作提供便利。
2、同步整理。在电子档案与纸质档案整合管理工作中，档案管理人员应当采取可行措施对电子档案和纸质档案进行同步整理，确保电子档案与纸质档案在编号上保持高度一致性，确保其信息规则一致，促进电子档案与纸质档案同步整理完成，从而全面提高档案管理工作效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大程度的发挥。
3、同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。
4、同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的`利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
拓展内容：
电子档案与纸质档案整合管理的探索
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。
2、并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带、，制成双重备份，分别归档管理。
3、实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。
4、建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。
