档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、
基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
数字化档案馆是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。
档案馆数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。
馆藏资源数字化
不光是档案条目数字化，档案的内容（实体）同样要数字化。
信息传递网络化
通过互联网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。
用户使用方便化
用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
馆际互连，资源共享
各数字化档案馆通过互联网相连，并通过标准接口来实现资源共享。
蒋洪明 田 爽 王 纯
（江苏省地质资料馆）
摘 要 馆藏电子地质资料是江苏地质资料馆馆藏纸质地质资料扫描数字化工作的重要成果，也是解决馆藏地质资料档案长期保存、集约保存所依托的重要载体形式。因此，如何确保地质资料数字化成果数据真实可靠、完整安全并实现长期可读，具有十分重要的现实意义。本文重点阐述了馆藏地质资料数字化成果数据备份流程，以及数字化成果备份工作的实践体会。
关键词 地质资料 数据备份 载体
随着信息技术的快速发展，长期以纸质为主要载体的馆藏地质资料，已经远远不能满足社会发展的需求。纸质地质资料经数字化扫描后所形成的地质资料成果数据，将是今后为社会提供利用的主要载体形式，也是社会信息化发展的必然趋势。馆藏地质资料数字化成果数据的安全备份，不仅将推进地质资料信息化的发展，保障地质资料数据的信息安全，而且使地质资料为全社会提供更广泛、更方便、更快捷的服务，奠定了强有力的数据保障基础。
1 地质资料数字化成果数据概述
地质资料是地质工作成果的主要表现形式，是地质工作服务社会的主要载体，也是地质档案信息资源的重要组成部分。为了解决馆藏地质资料档案长期保存、集约保存问题，我省于 1998 年初开展了馆藏地质资料档案数字化实践探索工作。通过近十年的持续努力，江苏地质资料馆完成了全部馆藏地质资料档案数字化工作。大部分数字化成果数据已导入馆藏地质资料档案电子阅览室系统，为地质资料档案利用者提供查阅利用，部分公益性、基础性非涉密地质资料成果数据已发布在馆网站上，为社会公众查阅利用。
馆藏地质资料档案扫描数字化成果是馆藏档案资源的重要组成部分，安全保管好这些电子数据是践行“对历史负责，为现在服务，替未来着想”的举措之一，有着极其重要的现实意义和深远的历史意义。
2 馆藏地质资料成果数据备份载体
随着信息化时代发展的突飞猛进，地质资料成果电子数据的备份是一项长期持续发展的重要任务工作。地质资料成果电子数据是馆藏无形资产，数据备份已深入人心。光盘具有存储适量，寿命长、价格低、查找方便等特点，因此，它是电子数据备份长期安全保存的有效载体。
2.1 建立备份管理体制
根据地质资料馆藏的工作实际情况，制定适合的《光盘备份工作规范》是一项重要工作。因为合理的工作规范、制度可以对整个项目施行全程的管理与监控，它是保证馆藏电子资料数据备份工作规范化、确保电子数据长期保存的有效途径。通过明确的管理制度，规范执行方法和技术手段，实现长期保存的长远规划。
2.2 光盘选择特点
光盘记录方式有多种，分为只读光盘、一次写入光盘、可重写（多次写）光盘。备份的数据可以划分为两类：一类是可恢复性数据，一类是凭证性数据。用于记录恢复性数据可采用重写光盘，而我们在地质资料成果数据备份中，选用凭证性数据的记录方式，一次性写入光盘。
在数据备份中，选用光盘的记录格式也很重要。通常有 CD、DVD。格式的选用，是与数据信息总量有直接关系的。CD 光盘容量为 700MB，DVD 光盘的容量为 4.7GB。可以根据本馆实际数据量，选择合适的光盘记录格式。
2.3 数据备份制作要求
在进行馆藏地质资料数字化成果备份过程中，光盘制作的实质就是将数据迁移，将原数字化扫描形成的数据完整、准确、有效地迁移到光盘上。在光盘刻录倍速的选择上，对 CD/DVD 刻录最佳倍速选择应该是该光盘最高倍速的 0.6 倍左右。CD—R 的最高倍速选择，刻录应在采用 24 ～ 30 倍速，DV—R 的最高倍速应采用 8 ～ 12 倍速。倍速太低会影响工作效率，倍速太高影响刻录的质量。
2.4 数据保存载体管理的必要性
在制作完成数据备份后，光盘的规范保存是数据安全性保证的重要环节。因此，必须将光盘置于－ 5℃，5% ～ 95%RH（标准：4℃～ 20℃，20% ～ 50%RH）环境下保存。禁止将光盘裸露在阳光或长时间在强光下照射，避免光盘接触灰尘，非使用状态应置于光盘盒中，禁止交光盘长期平入或叠压。在刻制完成时，应盒装竖立码放，并保存在专用设备中。
3 江苏馆地质资料数字化成果备份工作实践
为做好馆藏地质资料成果数据的安全保存与备份工作，我馆制定了严格规范的管理制度与工作方法。
3.1 建立馆藏地质资料成果数据备份管理制度
参照国家相关规范、规定，我们研究制定了适合于本馆的《电子地质资料档案数据备份工作规定》、《光盘备份工作规范》。从工作计划、质量监督、资料安全管理等方面作出明确要求，为规范、有序、高效、高质量地开展电子地质资料成果数据安全备份工作，提供了强有力的制度保障。
3.2 馆藏地质资料成果数据备份内容
鉴于因快速推进数字化进展等客观原因，初期完成的数字化成果数据，未能严格按照档案号由小到大顺序进行光盘组盘。为了便于今后成果电子数据的检索与管理，现将已完成的数字化地质资料档案数据，按照地质资料档案档号由小到大的顺序，以 1 ～ 100 档为一组，建立工作文件夹，转移数据至专用服务器内，从而为后期开展数据备份工作提供数据源。同时，在每一组文件夹中建立相应文本文件加以备注说明，以便于数据转存备份过程中，可查询参照利用。
3.2.1 数据核查及情况登记
每一档资料进行光盘浏览检查，是地质资料成果数据备份的重要内容。在对地质资料档案电子文档检查过程中，必须严格按照《地质资料档案电子文档光盘原盘转存情况登记情况表》、《地质资料档案电子文档光盘重组盘转存情况登记情况表》的相关要求，做好详细的工作记录，完整填写每一档地质资料档案的档号、容量、电子文件个数。在计算机浏览检查过程中，如发现电子文件有损坏现象的，必须从库房中借出原始纸质地质资料，进行严格核实对照，并按照成果地质资料制作的相关要求，用纸质资料重新扫描、整饰，从而使发生损坏的地质资料成果数据补充完整。
3.2.2 光盘数据备份
将完成光盘浏览检查的合格电子文件数据，采用 4×（5.540kB/s）的速度进行刻录备份。每刻录完成一份光盘内容的备份，工作人员必须认真细致地对形成的光盘数据信息进行再次检查及核对，保证数据不丢失、不遗漏、不重复。在地质资料成果数据光盘中，电子文件个数，电子文件的容量及电子浏览复核检查情况，都必须做好相应的记录。在光盘的外盒上，要求贴上光盘目录标签，光盘目录标签内容包括光盘号、地质资料档号、资料名称、电子文件个数、盘容量大小、刻盘日期等基本信息。
3.3 馆藏完成工作情况
我馆按照工作部署要求，通过精心组织数字化项目组工作人员，历时约 7 个月，完成了馆藏地质资料档案数字化成果转存备份任务。累计完成电子数据备份 5699 档，形成 7637213 个电子文件，数据容量达 569.88GB，制作完成 DVD 光盘三套（计 141×3=432 张）。一套为馆中留存，一套提供社会利用，一套实行异地保存。从而实现了馆藏地质资料档案数字化成果提供利用、原地保存和异地保存三同步目标，也奠定了馆藏地质资料档案长期保存、集约保存的坚实基础。
一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。3、数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。7、失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力。9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1）符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2）价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。4、 过程管理1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。三、档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1 目录数据准备2 拆除装订3 区分扫描件和非扫描件4 页面修整5 档案整理登记6 装订四、档案扫描1、扫描方式1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。2、扫描色彩模式1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。3 、扫描分辨率1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。五、图像处理1 、图像数据质量检查1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。六、图像存储1、存储格式1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。2）提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。2、图像文件的命名1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。2、档案著录按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。八、数据挂接1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。九、数据验收1、数据抽检1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2、验收指标1）目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。2）一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收审核验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单。十、数据备份1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。3、数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单。十一、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
