档案数字化管理建设中存在的问题及对策
企业档案信息化管理是一项涉及多方面的复杂工程，为此，我们需要采取相应措施加强企业档案信息化管理工作。对于实际工程中存在的问题，我们要在认真分析的基础上，应用相应的对策措施做好应对，以促进档案管理信息化的发展。
1 档案信息化管理存在的问题
1.1 企业对档案信息化建设重视度不够
档案管理系统建设是一项复杂的系统工程，成本较高，因此，大中型企业的档案信息化管理需要领导的重视、资金的支持、专业的技术人才和健全的管理机制。许多企业将资金投入到设备改造、工程建设中，但档案信息化建设却严重滞后。
1.2 落后的档案管理模式
我国档案信息化建设始于20世纪80年代末，目前，纸质档案与电子档案共存，传的档案管理模式已经不适用于当前电子档案的管理，而大中企业的档案信息化管理基本还处于起步阶段，导致一部分档案流失、失密。
1.3 电子档案的安全防护不够严密
网络的易受侵袭给档案信息的安全带来了直接的威胁，因此，在搞好档案信息化建设的同时，搞好档案信息网络系统的安全已成为一项重要的课题。
2 企业档案管理信息化的基本内容
企业档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此，企业档案信息化管理的基本内容可以概括以下几个方面。
2.1 实现档案信息的数字化
档案信息的数字化是整个档案信息化管理的基础，其他一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设，即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用；另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
2.2 实现档案信息利用的网络化
档案信息利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无需到档案室联系，这对部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用方便，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
2.3 实现检索的自动化
传统档案管理虽然编制了很多检索工具，但当档案的数量较大时，使用效率仍然较低。计算机检索速度快、效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外，这种自动化检索还可以通过网络实现。
3 加强企业档案信息化管理的对策措施
3.1 建立符合信息化要求的档案管理系统
在大中型企业管理中，建立与企业有关管理系统相衔接的档案管理系统是档案信息化最基本的条件。档案管理系统应具多种文件存储格式，支持多种功能，并能实现纸质档案管理中各流程的衔接，满足企业文档一体化管理的需要。在此基础上，才能对各部门的电子档案进行收集和控制，也有利于各部门对保存档案进行查阅。
3.2 加强对企业电子文件和档案的管理
电子文件归档的组织管理要以企业电子文件形成部门入手，把电子文件归档列入有关人员的岗位工作计划中，确保电子档案的真实性。
3.3 重视培养档案信息化管理人才
档案人员的素质直接影响着档案信息化进程，档案部门要开展技能培训，努力培养一批复合型的人才。首先要加强理论知识与实践相结合的培训。档案人员不仅要具备扎实的基本理论知识，还要不断提高档案信息化管理的实践技能。不同的企业，档案人员的知识体系侧重也不同。有的企业科技档案多，尤其是各项改造工程的图纸、竣工资料数量庞大而复杂，同时，还有会计、声像实物等档案，对档案人员的要求就更高。因此，理论知识与实践相结合的培训方式已成为提高业务技能的一个重要手段。因此，企业要加强档案人员信息化技术的培训，使其熟练地使用档案管理系统。档案人员的计算机数据录入知识虽已普及，但是在运用网络、管理软件的使用操作以及数据库知识的掌握程度上还有待加强，而这些也是档案管理系统能平稳、正常运行的基础和保证。
3.4 档案信息网络要有足够的安全防护
大中型企业的档案信息化管理应使用仅供内部人员工作使用的封闭式网络，建网时就应实行物理隔离，保证网络的基本安全。同时，要建立档案信息网络的安全管理制度，从根本上保障系统的安全。档案信息网络应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统，并针对主机内核采取加固防护措施。实行级别控制，对用户的访问权限进行级别确认，按不同的级别进行不同档案的信息查阅，防止未受权者违规操作。此外，要重视和加强员工的安全防护意识教育，严格遵守档案信息网络建设的规章制度。
3.5 信息共享
在现代社会激烈的市场竞争中，企业要生存、发展，必须要掌握综合、有效、及时的各种信息，这是客观的需要。单一的档案信息往往只是反映企业内部活动的信息，滞后性、局限性比较突出。在世界范围内要求“信息资源共享”的趋势下，企业档案信息化管理要向更高的目标迈进，必须加强与企业各部门间的互联合作，注重档案信息的整合，优化企业档案信息资源的布局，以整体优势实现信息资源共享。这是企业高效管理的要求，也是档案信息化管理的重要内容。
在新的历史时代要求下，企业档案部门在推进档案信息化管理过程中，要有融入企业全方位管理的档案思想，将优化组合企业各部门的信息资源，构建企业内一体化信息管理作为发展方向，尤其是档案、情报、图书、文书资源的一体化管理的研究，将促进企业档案信息化管理的快速发展，最终实现信息资源共享的建设目标。这也正符合国家在信息化建设重要发展时期提出的“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”信息政策。
企业档案信息化管理既是一项全新的工作，又是一项需要运用多种学科知识、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。为促进企业档案信息化管理的健康发展，各企业必须充分认识到企业档案信息化管理的重要性和作用，改革档案工作管理体制与运行机制。在实施企业档案信息化管理进程中，要科学决策、统筹兼顾、循序渐进、加强协调，保证资金投入的有效性，并重视档案人才管理。同时，要发挥企业档案信息资源的效能，为企业提供有效服务，切实落实企业档案的信息化管理。
档案数字化管理：数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。档案数字化采集：从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。档案数字化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
档案管理系统建设是一个系统综合工程，其目的是实现档案管理科学化、规范化和制度化。档案数字化建设是实现档案管理科学化的重要基础，是档案管理系统建设的核心。
第一条 为加强对城乡建设档案的管理，充分发挥城乡建设档案在城乡规划、建设和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规规定，结合本省实际，制定本办法。第二条 本办法适用于本省行政区域内的城乡建设档案管理。第三条 本办法所称城乡建设档案（以下简称城建档案）是指在城乡规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料。第四条 省建设行政主管部门负责本省城建档案管理工作，业务上接受省档案行政管理部门的监督和指导。
市（地）、县（市）人民政府的建设行政主管部门或者城乡规划行政主管部门（以下简称城建档案部门）负责本行政区域内的城建档案管理工作，具体工作由城建档案管理机构负责，业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
城建档案部门应当加强对小城镇和农村新居工程建设档案的业务指导，并确定乡（镇）建设档案的收集归档方式，乡（镇）人民政府应当确定档案管理人员负责本地建设活动中形成的城建档案工作。第五条 城建档案管理工作是社会公益性的科学技术事业。县以上人民政府应当把城建档案事业发展纳入城乡建设事业发展规划，加强对城建档案管理工作的领导，并依法建立城建档案馆，保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第六条 城建档案馆的建设应当符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，其建设资金由当地人民政府按照国家、省有关规定多渠道解决。
城建档案管理经费由财政部门纳入同级预算管理。第七条 城建档案馆应当建立城建档案数字化信息管理系统，包括地上建筑信息和地下管线信息，并实现动态管理。第八条 城建档案管理机构管理下列档案资料：
（一）各类建设工程项目档案，包括工业和民用建筑工程、市政公用基础设施工程、公共交通基础设施工程、园林绿化和风景名胜建设工程、市容环境卫生基础设施工程、城市防洪工程、抗震工程等的前期、施工以及竣工验收各环节所形成的具体有保存价值的档案、资料和图纸；
（二）人民防空档案中与城乡建设相关的项目以及结合民用建筑修建的防空地下室的档案；
（三）军事禁区和军事管理区以外的地下管线（包括城乡供水、排水、燃气、热力、电力、通讯、网络、地铁、工业、广播电视等）和有关隐蔽工程的档案；
（四）建设系统内城乡规划、勘察设计、建筑安装、园林绿化、风景名胜、环境卫生、市政公用、房地产等有关业务技术档案；
（五）城乡交通、电力、邮政、通讯、铁路等与城乡建设有关的档案；
（六）有关城乡规划、建设和管理的方针、政策、法规、计划方面的文件资料、科学研究成果以及城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。
（七）法律、法规、规章规定的其他应当归档的城建档案。第九条 有关单位和个人应当在建设工程项目竣工验收前一个月内，按照城建档案的管理范围，向城建档案管理机构报送有关城建档案纸质资料和电子数据，并对报送的城建档案真实性负责。建设行政主管部门在办理建设工程竣工验收备案时，应当进行查验。
本办法第八条（一）项规定的城建档案，由建设单位负责报送；（二）、（三）、（四）、（五）、（六）、（七）项规定的城建档案，由责任单位负责报送。第十条 建设单位应当在申请《建设工程规划许可证》前与城建档案管理机构签订由省建设行政主管部门统一制定的《报送建设工程竣工档案责任书》。
建设工程项目的竣工验收应当有城建档案管理机构参加，并按照《报送建设工程竣工档案责任书》的规定验收城建档案，对验收合格的档案，发放由省建设行政主管部门统一制定的《工程项目竣工档案合格证》。第十一条 新建的建设工程项目档案，应当在工程竣工后六个月内报送。
改建、扩建和重要部分维修的建设工程项目，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案；结构和平面布置有变更的及竣工图变更超过有关规定的，应当重新编制工程建设项目档案，并在工程竣工后三个月内报送。
停建、缓建工程项目档案，由建设单位负责临时保管；撤销建设单位的，撤销前，其工程档案应当由建设单位向城建档案管理机构移交。
