导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
一、把好“收集归档关”，拓宽归档类目，丰富馆藏资源
档案馆是永久保存档案的基地，收集工作是丰富馆藏的前提条件。档案馆要对全校档案员定期进行业务培训与指导，使之做好文件材料的收集、整理、归档工作，确保对有价值的、应归档文件材料完整、齐全、按时移交，这是档案管理员责无旁贷的责任。我校下发了《沈阳理工大学各部门档案归档范围》，使各部门、各学院明确责任，明晰归档材料范围，有力地推动了档案收集工作。2012年档案收集完整、齐全，共计1026件，接收实物档案129件，声像、照片档案498张，光盘60张。
今年，我校为做好归档难、归档率低的科研档案管理工作，同有关部门制定了《沈阳理工大学科学研究类档案实施细则》，明确规定，“结题证书”必须加盖档案馆公章才能进行结题项目经费清户，从这半年多的效果看，大大提高了科研项目档案的归档率和完整率。上半年共接收科研档案80卷，其中项目类档案48项，横向合同21项，纵向课题27项。
二、加快档案管理现代化进程，推动档案信息化、数字化建设
档案管理现代化，即是档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、档案干部知识化。加快档案管理现代化进程，就是要采取先进的.科学技术、管理方法和现代化设施，使档案管理的效率与质量同客观要求相匹配，把计算机纳入档案管理工作，用计算机录入和查询档案，馆藏档案以图像、数据、声音等多种形式存放在服务器的数据库中。
档案的接收将从纸质向电子档案的网络传递。同时，还应提高档案的开放意识，发挥档案管理软件网络查询和利用工作，实现对档案员网上授权立卷归档业务，经常下到基层对其进行业务指导工作，发挥档案工作作用。
为适应知识和电子信息技术迅速发展的新形势，保证档案工作为学校改革与发展和社会主义建设提供高质量的服务，我校档案馆极其重视档案信息化建设，并将实现档案网络管理列为馆内的重点工作。
为提高档案利用与共享，我校加大了档案管理软件的系统维护与升级工作，分期、分批进行了原有档案数字化文档录入工作，对纸质载体数字化扫描上传工作，完成了1953年至今的全部文书档案的目录级录入工作，上传2006年至今的全部文书档案，教学档案现正在录入中，声像档案也全部上传完成，我们还将继续推进科研档案和基建档案的录入工作，为实现档案数字化管理奠定基础。
三、以人为本，提供优质档案服务
学校档案馆努力发挥档案最大效益，在具体服务方式上广开档案利用的新途径，采用灵活多样的服务方式，改变被动服务局面，实行超前服务、定向服务、跟踪服务等方式提供档案利用，建立信息传递网络，完善档案基础建设，提高档案开发利用率，为学校各项工作服务。
学校档案馆今年共接待学历认证、成绩单查询、军工质量认证支撑材料、职称材料认定、校友信息查询等各类查询1400人次，利用档案1800卷，转递学生档案291人次，公证、外调教职工档案110人次。
摄制研究生学位照片427张，有序完成学生档案近4000份的整理、邮寄等工作。我们还配合各用人单位招聘毕业生工作，对毕业生在校期间的成绩、毕业证、学位证进行认定，提供真实可靠的信息，本着对用人单位负责，对毕业生负责的工作态度，认真履行工作职责，配合用人单位圆满完成招聘工作。
四、注重提高档案管理人员的工作素质
要想提高档案管理人员工作素质，必须做到以下几点：
1.爱岗敬业，培养良好的职业道德
要想把档案工作做好，良好的职业道德是前提条件，还要有较高的思想觉悟，同时还要具备服务意识，只有这样，档案工作才能做实做好。
2.具有开发信息资源的能力
积极开发档案信息资源为各项事业服务，这是档案事业的根本宗旨，也是实现档案和档案工作自身价值的根本途径。档案工作人员一定要具备开发档案信息资源的能力，把“死”档案变成“活”信息，真正实现档案自身价值。
3.具有一定的开拓创新意识
档案管理的最终目的是要把档案资料应用到社会生活和经济活动中去，使之发挥更大的价值，这就要求档案人员具有开拓创新的服务意识，充分利用档案信息资源，做好档案信息资源的开发利用工作，使档案资料在工作中发挥更大的作用。
总之，提高档案工作人员素质，意义深远而重大，只有档案工作人中整体素质不断提高，才能做好档案服务工作，适应时代发展和进步。
导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
一、深化档案管理意识
现阶段，我国许多高职学校对档案不够重视，认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据，它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的，因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性，深化档案管理意识的具体工作如下。
1.学校要组织全员培训，定期或不定期学习学校档案相关知识，强化全体教职员工档案意识，理解档案对其作用，如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动;基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中;
科研档案与科研活动有关(包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等)，另外，学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面，这些对个人和学校的发展有着重要的价值，是高职学校持续发展的基础。
2.学校领导要站在科学发展观的思想高度，在档案管理中起带头作用，做到以身示范，做到对学校各个方面的档案材料进行信息化、网络化，真正把档案管理工作纳入学校工作的重要议事日程、学校总体规划以及管理制度之中，并且要经常在会议活动中广为宣传《档案法》，才能有助于形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
二、培养高素质档案管理人才队伍
学校档案工作是一项基础性管理工作，虽是“配角工作”，却至关重要，档案管理人员素质高低关乎档案管理工作的质量。只有进一步提高学校专兼职档案人员的素质，才能为高职学校做好档案管理工作提供人才保障。
优秀的档案工作人员虽是“为他人作嫁衣”，但必须具备良好的政治素质、业务素质、知识素质，这三种素质缺一不可。
1.政治素质，即档案工作人员要用科学发展观指导自己的工作，做到爱岗敬业、忠于职守、实事求是。
2.业务素质，这是档案工作人员做好档案管理工作的关键。档案管理人员要精通计算机网络技术、多媒体技术以及具备信息处理和分析能力，才能更好地适应知识化、信息化迅速发展下档案信息繁多的新形势。
3.知识素质。档案工作实质上是专业性、服务性很强的工作，因此档案人员还要掌握相应的科学文化知识，以适应档案工作发展与需要。
为了培养高素质档案管理人才队伍，一方面，学校必须要强化档案管理人员的在职教育、继续教育，制定相应的培训计划。另一方面，学校要完善人才选拔、聘用工作，选用那些对档案专业知识熟悉和专业技能过硬的人员，做到专职专用，使“死档案”变成有生命力的“活档案”，最终促进学校档案工作不断向前发展。
三、构建档案管理制度和信息系统
在计算机现代化日益普及的今天，为了科学管理档案，还需要建立相关制度和信息系统，这是档案工作逐步实现规范化、科学化、智能化管理的有力措施和保证。
1.规范档案管理工作制度，建立健全档案工作管理体制
例如，有的学校制定了《档案人员工作职责》《档案保密制度》《档案室收集制度》《档案室安全消防制度》《全宗档案分类大纲》等一系列与档案工作相关的'各项制度，使学校的档案工作有章可循。再如，为了促使各科室人员重视档案工作，有的学校将档案工作做得优秀与否纳入年终评优选先的依据，通过这一制度，有效促使学校各科室人员认真研究、落实档案工作。
2.构建档案管理信息系统，这是快速开发教学档案信息资源的有效途径
现如今，学校档案的载体由纸质档案为主逐渐转变为磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，已经发生了巨大的变化。并且，随着高职学校的扩招，档案种类多、时间跨度大、形式多样，一定程度上为档案管理工作带来难度和新的挑战，因此，学校要尽快构建档案管理信息系统，使档案管理朝着信息化的方向发展，为档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的技术保证，最终有助于学校档案管理水平的整体提升。
四、挖掘学校档案的服务潜能，保障资源利用
学校档案好比一座资源库，其管理的初衷和归宿就是更好地为学校服务。目前，许多高职学校档案工作者还存在“重管轻用”的观念，缺乏“服务第一”的意识，因此，只有挖掘学校档案的服务潜能，积极探索档案资源开发和利用的新思路、新方法，才能保障档案这种信息产品得到真正发挥作用。
为了充分发挥档案的服务作用，档案管理人员要对档案资源进行深层开发，更好地将档案信息传递校领导、各处室及教研室教师等，可通过完善检索工具、开通校园网站等多个途径和角度，方便教职工对所需档案资料的查寻，由此丰富了服务手段，真正体现档案工作的价值，更好地为教育、教学服务。
另外，档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息，并对这些信息进行有针对性的整理，使其形成实用性和权威性较强的教学档案信息，更好地提供给学校领导和有关部门，也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。
综上所述，档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分，起着承前启后的作用。高职学校可以采取深化档案管理意识、培养高素质档案管理人才队伍、构建档案管理制度和信息系统以及挖掘学校档案的服务潜能等具体措施，做好档案管理这项系统工程。
导语：档案管理工作是有效提高高校工作质量和工作效率的必不可少的一个重要部分，在整个高校的管理工作中占据着重要的位置，充分的记载着高校的发展历史，为今后对高校的发生的研究提供必要的资料依据，同时还能作为科学分析与制定高校今后发展的好教材。
一、高校档案管理工作中存在的问题
1.领导档案意识不强
长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作重视不够，很少将学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作未给与足够的重视和支持，对本单位档案工作存在的问题解决不得力;领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案管理工作的顺利发展。
2.档案管理制度不健全
近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：
一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，甚至存在不同职能部门档案记录不一致的现象，丧失了部分利用价值。如有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录;学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。
二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生。如有些人需要文件时乱翻乱抽;借阅、传阅不登记;有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。
3.档案管理人员素质不高、队伍不稳定
改革开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。
此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作急需一批现代化信息管理方面的人才。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。
目前，高校档案管理人员不管是在职称、待遇，还是工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，尤其是投入和收入方面与同类教师相比普遍偏低，上下班时间较为固定没有机动性等，导致档案管理工作人员在心理上产生了不平衡的心态，对于本职工作有种逆反，不愿意长期安于现状。这样就造成了档案管理工作当中缺乏相应的专业人才，导致档案管理队伍出现不稳定的现象。
4.院校合并等造成档案管理难度大
近十几年来，我国高校在布局上面进行了一次最大的改革，主要推崇综合化和多元化以及科学化发展的方向。目前很多高等院校是经过合并或是建设了新校区，高校不管是在建校面积还是学生数量等都有较大的规模，而且不同校区位置距离太远，加上之前在管理当中出现的各不相同的管理模式，对于高校的档案管理工作就在无形当中增加了极大的难度，并且也随之有诸多的新问题出现。
5.档案管理方式落后
高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加困难。
6.档案利用率偏低
高校档案馆拥有数量庞大的档案，但利用率并不高。原因有：一是高校档案意识不强，许多人认为档案没用，甚至不知道有档案机构;二是管理方式落后，档案利用效率偏低;三是一些高校档案馆藏单一，不能满足档案需求。
旧的传统观念和工作方法不改变，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作就不会存在，也不可能得到发展，档案管理也无从谈起。由此可见，充分地认识档案管理工作、提高档案的利用率、进一步加强档案的服务意识具有十分重要的意义。
二、做好高校档案管理工作对策
1.强化档案意识
首先是要转变高校领导者的思想观念。校级领导是学校各项管理工作的高层决策者，指挥官和组织者。强加对学校档案工作的指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。
因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。
其次，要建立相应的档案工作领导体制和工作机构。如建立高校档案馆、成立校级档案工作委员会等，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，同时将档案工作纳入高校的中期规划和年度工作计划之中，为高校档案工作的发展创造良性发展的环境。最后，要真正重视档案工作，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。
2.建立健全高校档案管理制度
应根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。使档案管理全面实行“三纳入”“四保证”，即纳入高校管理制度之中;纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一;纳入单位考核、奖惩制度之中;做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。
使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督机制，明确岗位责任制和检查评比制度。通过制度建设，规范高校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，才能对档案进行实时控制。
3.加强档案队伍建设，提高业务素质
加强档案队伍建设，建设一支适应高校档案工作现代化需要的、素质优良、结构合理、稳定的`档案人才队伍，可以从以下四个方面做起：一是努力提高档案人员的政治意识、大局意识和责任意识;
二是尽可能地为档案工作人员提供继续教育和培训的机会，提高他们的业务水平和工作能力;
三是建立健全人才引进制度，制定特殊优惠政策和措施，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员;四是加强兼职档案人员队伍建设，为兼职档案人员设置岗位津贴，定期开展档案工作核查评比活动，引进激励机制，充分调动他们的积极性。
4.加强档案编研工作，实现信息共享
档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，高校档案馆应该利用馆藏档案的优势，将零散的各类档案系统化、条理化，为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。
这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位，将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。
5.提高信息化管理水平，提供更好的服务
以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。目前，高校档案的载体已由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，使档案更具有直观性、选择性、易操作性，所以要进一步加快档案的数字化和信息网络化建设进程。
通过高校档案管理信息化的发展使得高校档案部门利用现代化管理手段将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门， 为档案利用者提供多种查询手段，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值， 促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
总之，高等教育的改革和发展，为档案工作的创新提供了必要的条件，开辟了广阔的空间和平台。只要我们在思想上高度重视，实践中主动探索，方法得当，组织得力，就一定能使高校的档案事业焕发出勃勃生机和活力。
导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。
一、广开收集渠道，努力把好收集关
档案的种类名目繁多，形式多样，因此，档案管理工作要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，明确制定文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。在这个过程中，档案管理工作要把握两个重点环节。
1.健全管理体制，发挥网络作用
结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系;协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
2.健全文件资料的收集归档，做到“三勤”
文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。
档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。
阶段工作结束或年度工作完结，专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉地配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。
二、拓宽知识层面，实现管理现代化
档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，档案管理工作只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
1.加强管理意识
档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
2.掌握现代化管理技能，提高综合素质
档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然趋势。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
3.利用现代化技术，整理档案
利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的'内容打印出来，作为以前那种以“卷”为单位的案卷目录为检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。
三、创新工作思维，提高档案利用率
档案保管的目的是为了利用。因此，档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。
1.加强编研工作
搞好档案编研要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。因此，档案编研工作要从实际出发，有针对性地编制必要的检索工具，使检索多样化，从而提高查找利用档案的效率。
2.积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面
档案管理人员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。
3.努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典
档案管理工作者要把熟悉’家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。
一、学校教学档案管理的意义
教学档案管理工作是学校基础性工作之一，是衡量一个学校教学质量和管理水平的重要标志。教学档案管理工作的好坏直接关系着学校的发展，对学校来说具有非常重要的意义。
1.体现学校的综合实力。教学档案是社会了解学校的一个窗口，通过这个窗口人们能够了解学校的教学质量和管理水平，是学校办学和增强办学实力的主要依据之一。此外，教学档案是对教学活动和教学管理工作的最原始的记录，也能促进学校教学质量及教学管理水平的提高。教学工作者在教学活动结束之余可以通过教学档案，对教学活动过程进行分析、研究、总结，并及时发现和解决所存在的问题，从而提升教学质量和教学管理水平。
2.进行教学改革离不开教学档案。教学档案记录的教学活动是长期的、真实的、系统的，若要进行教学改革它可以提供针对性的参考，教学档案有利于制定出符合实际的教改方案。
3.是传承优秀教学经验的重要载体。优秀的教学工作者，其教学档案的编制质量也很高。当前，学校上下都在开展“传、帮、带”活动，活动中，教学档案的作用非常重要。新教师可以通过研究、学习优秀教师的教案等资料，来获取最直接、最有效的教学经验。此外，档案管理工作信息化、智能化是必然的发展方向，教学档案中蕴含着大量信息资源，它能够为学校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。总结起来，要重新认识教学档案，高度重视教学档案的重要性，为了学校的发展，提升教学档案的管理水平。
二、完善学校教学档案管理工作的措施
因为教学档案记录了一个学校发展的历史，所以教学档案所含的信息量大，覆盖面广，涉及到教学活动的每个地方，完善教学档案管理工作的措施，将进一步推进学校教务工作的顺利开展。
1.有效收集整理教学档案。收集整理和管理利用教学档案是教学档案工作的第一步，教师、学生和一些教务管理团队在日常的各种教学活动中所创造的东西大多数都是具有保存价值的，作为一名教学档案的管理者，必须对这些具有保存价值的文件资料、电子资料以及经验总结进行分类，并且收集整理，制成档案收藏，做好教学档案的收集整理工作。另外，必须按照严格的标准和要求，进行档案材料的分类范围划分，做好相应的管理计划，让教学档案的收集具有计划性和实效性。每一份教学档案的材料从收集到整理成档都要经过复杂的程序，比如：收集整理、分类、拟写标题、文件排序、页码编排、制作目录等，确保档案收集、归档的规范性。
2.严密组织教学档案管理工作。首先，做好一项工作的前提是写好工作计划，其他工作如此，教学档案管理工作也一样。所以年初就要制订一个周详的计划，年终时要做好年终总结，并且对档案管理的工作人员进行考核，将考核成绩的好坏与奖惩直接挂钩。其次，健全教学档案管理体系。学校一方面要根据相关的规章制度与实际情况联系起来，制定一个体系完健全的档案管理制度。另一方面，要制定一个管理在职工作人员的制度，如进行细致分工，明确每个工作人员的职责和工作范围。最后，要严密组织。档案工作专业性和系统性都比较强，若要保证档案管理工作正常进行，必须要严密组织。如学校要建立教学档案管理网络，建立校领导分管，档案业务部门具体管理，其他部门应该密切配合一起管理网络，同时经费也要随时保证充足。
3.促进教学档案管理工作现代化。当前，教学事业不断发展，教学改革不断深入，原有的教学档案管理的方式不仅满足不了当前教学档案管理工作的需要，在某些方面还制约着档案管理工作的进步和发展。因此，促进教学档案管理工作现代化迫在眉睫。其表现在具体工作中主要是：学校要随着社会的发展而发展，与时俱进，学习并利用好先进的档案管理技术及相关设备，力争早日实现教学档案管理现代化。比如：成绩管理系统、学籍系统管理、图书借阅系统管理等一系列系统的建立，不仅提高了工作效率，而且避免了各种资源的浪费。同时，学校应努力开发档案信息创建的新局面，做到档案信息工作为学校的教学工作服务。如可以在网上建立服务平台，便于师生进行教学资料的查询。
三、结语
教学档案对于一个学校的发展有着重要意义。随着我国教育事业的不断发展以及教学改革的不断深入，学校的档案管理工作也应该与时俱进，学校要深入认识到教学档案管理工作的重要性，提高档案管理工作水平，使其更好地为学校的管理、教育、教学工作服务。
“十五”期间，我校档案事业取得了长足的发展。档案工作实现了跨越式发展。 做好日常服务工作的基础上，档案馆工作朝着数字化、网络化方向发展，着重做好档案信息化建设，实现了档案馆信息化建设“三步走”的目标。第一步， 2002 年实现当年进馆的档案可在档案馆网页上查询。第二步， 2003 年实现近 10 年的馆藏档案文件级目录网上查询。并且 2003 年提前实现了全校档案工作在网上立卷。第三步， 2004 年末实现馆藏全部档案文件级著录和网上查询。向数字化档案馆迈出了可喜的一步。“十一五”期间，档案馆工作要按照学校“十一五”发展规划的要求 ： “以邓小平理论和‘三个代表‘重要思想为指导，用科学发展观统领学校工作全局，坚持为基础教育服务、为经济社会发展服务的办学方向，坚持教育创新，按照‘走强校之路，走特色之路，走开放之路‘的发展思路，稳定学校发展规模，完善本科教育教学，形成研究生培养模式，加强自主创新能力，提升科学研究水平，拓展学科建设领域，加大队伍建设力度，广泛开展与社会和国内外高校的合作与交流，努力构建和谐校园，逐步建成‘国内一流国际知名的研究型综合性师范大学‘的基本框架”。 档案管理工作要以创新求发展，以发展促服务。坚持以“管理”为基础，以“服务”为方向。坚持依法治档、科技兴档。依法实现学校档案集中统一管理的同时，依靠现代化手段加快档案信息化建设 ，加大档案工作为教学、科研、管理和师生员工服务的力度。以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度责任感，为学校建设和发展提供一流的现代化档案资料信息和服务，建立完善适应我校发展需要的档案管理体系。▲工作目标根据学校的“国内一流国际上有一定影响的研究型综合性师范大学”建设总目标，实现档案工作与学校需要相适应，与学校发展同步，进一步完善档案工作的行政管理职能，实现和强化档案馆依法集中统一管理学校档案，全方位提高档案信息化服务的功能。经过 5 年的建设，在全面加强档案资源建设的同时，坚持以人为本，服务大局、服务社会、服务师生。通过公开现行文件提供利用，促进校务信息公开。采用先进的管理理念及技术，对文件、档案资源实行科学管理，建立档案信息数据库，使档案馆真正成为学校档案信息服务中心。努力实现档案管理的现代化，通过文档一体化和加速档案数字化、利用网络化进程，实现历史档案与未来档案的连接，实现传统管理模式向现代化管理模式的跨越。以数字化档案馆为新的发展目标，适应信息社会对档案工作的必然要求，推动档案事业的可持续发展。经过 5 年的建设，全面实现现代化管理，使档案馆在馆藏规模、业务建设、人员素质、档案利用、服务水平等各方面进入全国高校档案馆先进行列，达到国家一级档案馆标准；人事档案升级工作顺利通过，达到国家级标准；全校性档案信息一体化的格局形成，实现档案网上立卷、目录查询及文档查询，实现数字化档案馆。▲工作职责学校档案馆属综合管理机构，它既是学校档案工作的行政管理部门，又是学校永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构及信息资料中心。履行学校档案事业行政管理和档案保管利用两种职能。承担着对全校档案工作的统一规划，全面的业务管理、协调和指导，负责全校档案的接收、保管、保护、鉴定、转发、销毁、统计、开发和利用，对外承担着《档案法》规定“三十年向社会开放”的任务。具体工作内容如下：1. 负责全校综合档案（包含党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、外事、出版、财会、声像、物业、名人、教师业务档案）及教职工人事档案的审核、收集、整理、保管和利用工作； 2. 负责研究生、本科生的新生档案的接收、保管利用和毕业生档案的转发工作；3. 负责校史、年鉴、人物档案的编辑工作。▲工作任务1. 贯彻执行国家关于档案工作的法律、政策和规定， 规划全校档案工作，制订学校档案工作的规章制度，负责监督、指导、检查执行情况。2. 我校的档案网络立卷系统已经运行良好，要进一步加强对电子文档归档的业务指导，保证学校电子档案的完整和安全。保障进馆档案的规范与完整，指导和协助各学院、各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作。3. 利用档案网络管理软件，搭建档案管理信息系统平台，积极开发档案信息资源，加快馆藏档案数字化工作，利用高速扫描仪进行档案全文数字化处理， 5 年内通过“文档一体化”和“馆藏数字化”积累的数字档案进行开放鉴定和上网，在学校办公网内实行授权网上利用数字档案的服务，在保证安全和强化保密鉴定的条件下尽可能多的为全校师生提供档案共享信息，建成师大数字化档案馆。4. 完善档案局域网建设。结合档案信息化建设工作和档案馆工作的实际，完成档案馆网站的升级工作。并在馆内增设一套局域网，便于本馆信息化工作。5. 保守档案机密，确保档案安全 , 维护档案的完整、准确、系统，做好档案的保护工作，最大限度地延长档案寿命。正确处理档案利用与保密的关系，把好档案利用关，严格遵守档案开放利用的有关规章制度，严格执行国家《保密法》。坚决杜绝档案泄密或被窃密事件的发生。6. 广泛开展档案宣传工作，增强全校教职工、学生的档案意识。培训全校专、兼职档案工作人员，并对所属部门档案工作进行评比、检查、评估。7. 开展档案学术研究和交流活动。▲人员编制档案干部队伍建设，通过优化结构，选留专业人员，竞争上岗，提高专业人员的政治素质，专业知识，现代化技术，业务能力，创新意识等综合素质。着力解决好队伍中存在的年龄结构、专业结构、学历结构、职称结构不合理等现象，使之逐步趋于合理。“十一五”期间，档案馆人数至少由现在的编制 13 人增加到 16 人。▲内部机构全校档案工作网络，以档案馆为中心，辐射全校所有学院和单位。形成全校档案工作的网络体系。根据工作需要，下设若干个档案分室，实行二级管理。按照档案馆的任务和建设目标，档案馆内部机构在现有基础上，再增加 2 个科（室），科室由现在的 3 个增加到 5 个。设置如下：收集指导部、人事档案部、技术服务部、编研室、办公室。▲ 档案经费档案经费单独立项，列入学校财务预算。经过认真核算，每年学校应下拨档案业务经费（不含设备费）为 25 万元为宜，并逐年递增。以保证各项工作的正常运行。各学院各单位对用于保存本单位归档文件所需档案装具等设施的经费，由本单位经费中予以支付。▲档案用房学校为档案馆提供符合档案管理要求的档案用房。做到办公、 阅览、库房三分开。档案用房应充分考虑学校发展的规模、馆藏档案大量增加的状况，不断改善条件，逐步增加档案馆的用房面积，以适应现代化管理的需要。存放声像等特殊载体档案，要设有专门库房并配置自动报警、自动消防和恒温、恒湿等设施。▲档案设备学校有计划地为档案馆配备计算机、复印机、录音录像、缩微等办公自动化设备，为尽快实现学校档案文档一体化和数字化档案馆新的发展目标提供技术和物资支持。
