数字档案管理系统一般指数字化档案管理系统，随着时代发展，计算机技术、通信技术及互联网技术的飞速发展，传统的档案管理模式也遇到挑战，在这时期，要充分利用现代技术改造传统的档案管理方式，加快电子档案建设，完善档案管理系统，逐步实现档案管理的数字化。
会博通综合档案管理系统提供涵盖档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期的自动化管理。
档案管理的数字化管理
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
《万维数字化档案网上管理系统》（以下简称WNetDA）是万维博通总结过千家单位使用《万维档案管理系统》普及版与数字化版的经验，吸纳同行软件优点，全新设计、重新开发的产品。其性能全面优化、效率大大提高、容量全面升级，完全符合国家档案局最新的《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求规定》。本系统包括全宗管理、目录管理、案卷级档案管理、卷内文件管理、自动归档处理、档案编研管理、全文录入、原件扫描、智能模糊检索等强大功能。
档案管理的数字化管理系统包括：档案信息数据库、统一身份认证系统、统一权限管理平台、全文搜索引擎、安全保障平台以及及时消息平台等档案管理相关的基础系统。
优势之一：采集自动化统一接口归档平台：通过统一接口归档平台，接收来自各个业务系统的数据，通用、安全保障业务系统数据，自动归档到数字档案馆中。自动化归档接口：利用ERP数据自动归档接口、OA数据自动归档接口、MES数据自动归档接口、PDM数据自动归档接口、移动载体联机归档接口、多媒体联机归档接口自动、定时增量抽取企业ERP、OA、MES、PDM等业务系统的数据到中间服务器，在中间服务器审核、检验、原文批量封装等，无误后，目录数据及原文自动化归档到档案服务器中。自动化辅助工具包：利用OCR识别、CAD中DWG图纸批量解读、原文扫描上传等辅助工具包进行目录信息摘取、原文的批量对应上传，省时省力，达到事半功倍的效果。优势之二：存储安全化长久独立保存：YGAD 6.0的数据字典以跨平台的XML格式描述和管理系统中档案资源库，并与档案资源库存储、备份在一起，同生死同命运。实现档案资源库即使脱离系统软件和目录数据库，通过数据字典，依然可以查阅和管理。档案保存独立长久！网络与客户端监控：YGAD 6.0的客户端管理可实现对系统中连接计算机的全方位监控。包括：监视各部门客户端连接档案服务器情况，即该客户端当前的状态（是否连接服务器、正在访问那些模块等）；控制各部门客户端与服务器的连接情况，可实现断开或启用客户端与服务器的连接，以及删除和创建客户端等操作；查看用户或客户端的权限及日志情况。监管无时不在！精细的权限控制：YGAD 6.0的权限管理可精细到文件级和数据字段级的赋权，通过角色、组和用户的管理，实现按照全宗、部门、档案类别、功能模块、业务流程、操作类型、档案资源等多方面完成权限的分配。全方位的日志跟踪：YGAD 6.0的日志痕迹管理可详细记载系统用户在系统中的操作痕迹，如该用户什么时间，用哪台计算机，登录了系统的哪个模块，进行了哪些操作。操作的类型包括查看、下载、上传、打印、添加、删除、修改等，并可详细记录操作类型（查看、下载、上传、打印、添加、删除、修改）的内容信息，如将那条信息做了修改，修改前是什么，修改后变为什么。一切操作尽在掌握！备份恢复：YGAD 6.0的备份恢复可实现系统目录数据库及电子原文的硬盘增量备份和恢复，以及光盘异地增量备份和恢复；支持数据备份为数据库文件及EXCEL文件；支持手动备份和服务器自动备份。资源保护有备无患！格式批量封装、数字水印：YGAD6.0格式批量封装，在电子原文进入档案资源库以前按照国际标准对电子原文进行PDF封装，并添加数字水印，对电子原文进行双层防护。优势之三：管理科学化资源库管理：YGAD6.0将档案资源与档案目录数据独立存储，保障电子原文即使脱离原档案数据库，仍可以通过元数据进行访问。并且对档案资源可基于本企业的业务流程进行配置管理，做到“你有我新”的管理方式。元数据管理：YGAD 6.0 提供元数据的全面有序管理，实现档案不同形态（纸质形态、电子形态、备份光盘中的电子形态和原始移交的电子形态等）基本属性集、背景属性集、关联属性集等元数据的统一管理。版本管理：YGAD 6.0提供完整的原文管理解决方案，一条目录可对应几个电子原文，一个电子原文可具备几个版本，不同版本间可进行追溯查询。光盘利用：YGAD 6.0的光盘利用主要实现档案管理系统中各类档案资源的光盘打包刻录功能，系统可自动计算光盘容量及设备是否正常，并可打印光盘标签，光盘打包刻录完成后，用户可异地查询光盘内存储的信息资源，系统控制查询、下载、打印等操作的权限。光盘利用模块为企业业务人员在异地使用档案资源提供了途径，扩大了档案资源的使用范围和服务方式。借阅管理：YGAD6.0通过一站式登录到档案网络中，视图化对当前库房的借阅情况进行分色的展示（A色文件没有被借阅、B色文件已经借出并且没有可借阅的、C色文件借出，但还有可借阅的），还可以对当前借出、已归档、借阅历史、使用率等进行管理，并追溯到审批单；对超期未归档的纸质档案进行催还提醒，打印催还单，实时掌握档案借阅动态。报表管理：YGAD 6.0提供报表管理功能，实现企业档案部门日常工作使用的各类报表的打印功能，YGAD 6.0系统中已集成各类通用报表近百种，并内嵌报表编辑工具，用以支持用户自定义报表。统计管理：YGAD6.0提供通用性强、准确率高，操作简单的统计汇报，输出打印的功能，用户可以灵活的配置统计方案，同时提供详细的统计，包括当前有库存总数、总页数、总卷数、原文数目，无原文数据、档案的借阅率等。优势之四：利用便捷化基于业务流程的分层检索：YGAD6.0基于企业业务的管理流程，对项目资源、设备资产、财务凭证、报表台账、产品结构树等业务数据进行阶段性检索。视图化的图形分层检索：YGAD6.0提供视图化的资源展现，将资源按工程项目、阶段、种类等不同的方式，图形化地展现在档案网络，保障资源在第一时间为客户所用。灵活方便的多功能检索机制：YGAD6.0提供了多功能、全方位的检索，包括全文检索、跨档案类检索、模糊检索、高级检索、常规检索等，资源查找快捷方便。优势之五：服务人性化主动性专题推送：实现档案信息资源专题化的主动推送服务。区别于传统的档案馆被动借阅的模式，通过档案馆对档案信息资源的主动打包推送的方式，在保障了档案资源的利用安全前提下，更及时有效的发挥了档案信息资源的价值。网络化的借阅、审批：实现企业非公开档案的信息资源的借阅利用。YGAD6.0客户端的权限控制系统，精密、严谨的控制档案资源的浏览、查看权限。权限内的档案资源可以查看；对于权限范围以外的非公开档案资源，需按照严格的审批流程进行网上借阅，外加方便的上线提示功能（需审核的文件、已经通过或驳回的文件），审批通过后，保存借阅审批单，开放临时定期档案利用权限，到期后自动关闭。最大化的为档案使用者提供最优、最方便的服务。狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。它包括：1．接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；2．将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；3．支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；4．支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；5．组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。
数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。
