档案管理怎么做到数字化管理？
离不开人和物。提升档案人员的综合管理素质必不可少，而同时，现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。
除了要做好软件设备的优化，顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。
好的档案管理软件系统包括。影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统，在这样的环境背景下不断优化更新，顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。
此外在硬件的创新研发上，还要有成熟的技术团队，专业解决档案数字化方向的技术问题，研发为档案人量身定制的档案盒打印机，其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点，可满足档案服务行业大批量打印，企事业单位差异化打印的需求，极大提高了档案人的工作效率。
档案数字化管理的优势与存在的问题
档案数字化管理优势
（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。
（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显囧态，在法律面前很难成为合法有力的证据。
（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时代发展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。
档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。
1、电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。
2、电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要，它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示，以访便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理， 为用户提供高效率的档案利用服务。
3、电子档案管理系统,通过建立统
的标准,规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
豚统工程方法组织管理电子档案管理系统开发的优势有以下5个方面:
1.强调管理的整体性系统工程方法强调把研究对象和研究过程作为
个有机整体,这样才能达到系统效率最优化。
2.降低管理过程的复杂性。电子档案管理系统所研究的对象在规模、结构、层次、相互联系等方面都比较复杂,其管理不仅涉及计算机工程技术，且包括档案数字化过程中的很多问题，如数字化文件的格式标准、知识产权保护等，还牵涉到和”电子档案工程”项目以及电子政务大系统的关系,甚至投资预算等方面，各方面之间的关系错综复杂。
3.重视组织管理的科学化
个复杂系统的研制有两个并行的过程，即工程技术过程和管理控制过程，有时管理控制过程甚至更重要。
4.减少投资决策的不确定性:电子档案管理系统的技术结构复杂、涉及面广，且影响投资建设的因素较多，其管理中的经济计算所采用数据大部分来自预测和估计。
法律依据
《电子档案管理系统基本功能规定》
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
电子档案管理系统基本功能规定
1、电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要，它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示，以访便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理， 为用户提供高效率的档案利用服务。
2、电子档案管理系统,通过建立统
的标准,规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
3、电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。
电子档案管理系统的功能
1、系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
2、系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。系统应具备对征集档案进行管理的功能。
法律依据
《电子档案管理系统基本功能规定》
第三章档案接收
第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。
第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
第五章档案保存
第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
第六章档案利用
第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。
第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。
第七章档案鉴定与处置
第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
档案数字化管理的好处
传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。
1. 提升企业的经济效益
随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。
2. 提升了档案利用效率
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以随时随地查找档案，充分利用档案资料。
3. 提升档案管理工作效率
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。
