档案数字化的意义与作用
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装订整理等，是档案数字化的专业人员。
数字档案可以有效地解决这些实际档案工作中的痛点。首先，数字档案可实现档案管理的数字化和自动化，便于检索和借阅，有效的提高工作效率。其次，数字档案可以联通档案孤岛，进行整合，实现资源联通共享。再者，数字档案可以使档案管理流程更加顺畅，系统可为档案的完整、准确、安全提供有力保障。
档案数字化可以提高档案信息化管理水平，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久保存和安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
未来档案数字化发展
随着高校图书馆信息化水平的不断提高，图书馆馆藏资源的载体形式发生了很大变化。目前，图书馆正通过将馆藏资源转化为数字数据，利用电子载体作为统一处理和存储的媒介，向信息数字化和数字化全面发展。光盘、硬盘、u盘等电子载体以其巨大的存储容量和优异的存取速度，正在迅速取代传统的纸质媒体，成为高校图书馆馆藏资源的主流信息载体。此外，除了高校图书馆自身馆藏资源的信息化外，还有大量电子出版物和电子数据的引入。这些以电子载体为存储媒介的数字信息将成为未来高校图书馆馆藏资源的主要组成部分。
档案是一种重要的特殊资源，不可再生。一旦损坏，将给国家和单位带来非常严重的损失。近年来，随着自然灾害的频繁发生，档案的安全保管受到了极大的关注。
随着文件保护技术的不断发展，文件的异构备份技术越来越成熟。在当前的技术条件下，它被认为是实现文件长期安全保存的最可靠手段。
国家档案局明确提出，重点要从根本上加强安全保障能力建设，全面完善档案安全体系，确保档案的安全和保密。重要文件远程备份的实现。对于所有多组文件或文件副本，至少一组必须存储在不同的位置。对于重要的电子文件，不仅要进行同构备份，还要进行异构备份，并及时转换成缩微胶片或纸质文件，以保证其长期可读性。
在档案数字化加工技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术(即数模集成技术)紧密结合，将数字技术的优势(即数字传输的快速性、逻辑性和便捷性)与缩微技术的安全性、可靠性、持久性、真实性和经济性结合起来，并将其纳入现代信息管理的技术轨道。目前，我们正处于信息爆炸的时代。以物联网、互联网大数据、智能和云计算为标志的网络正充斥着社会生活和生产的每一个角落。在我国，档案的产生和发展经历了一个从低级到高级、从简单到复杂的发展过程。随着时代的发展，现代档案馆的建设也对未来的档案馆建设提出了明确的要求，即向更高层次的绿色、智能化、智能化档案馆迈进。
档案数字化加工是传统档案馆的“升级版”，智能档案馆是数字档案馆的“升级版”，或处于更高的层次和阶段。智能档案馆是数字档案馆发展的必然结果。总体而言，我们正在建设智慧城市，智慧档案馆的全方位服务功能凸显，体现了智慧档案馆的“记忆中心”功能，为党和政府的决策提供参考。
作为传统档案馆和数字档案馆建设的更高层次和阶段，智能档案馆概念的确立及其实际建设迫在眉睫。智慧档案有狭义和广义两个概念。狭义的智慧档案是指档案建设的各个方面，包括传统档案、新档案内容信息和多元化档案资源中的载体信息。广义而言，智能档案是指涉及所有信息的档案，以及所有数字化的档案
从档案馆的建设范畴来看，绿色档案馆的建设涵盖的领域更多，不仅包括智能档案馆的软硬件设施建设，还包括绿色建筑的研究范畴。随着生态可持续发展理念的提出和发展，绿色档案馆建设已成为未来发展的方向。绿色档案馆建设的理念产生于20世纪80年代，遵循生态环境保护、节能降耗、可持续发展、坚固耐用、安全可靠、协调高效的理念。它的目标就像智能档案馆的建设一样，是对档案工作高效发展的有力支持。最大限度地发挥档案本身的作用；最终目标是实现档案的最大社会价值。最大限度地发挥档案馆的服务功能等。从发展目标来看，它们都是加强档案存储、档案信息资源开发、文化传播、社会服务等全方位功能的档案信息资源中心。这里，社会服务功能是影响档案价值的一个重要因素。
档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等，是档案数字化的专业人员。
主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。
档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件。
数字化档案馆是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。
档案馆数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。
馆藏资源数字化
不光是档案条目数字化，档案的内容（实体）同样要数字化。
信息传递网络化
通过互联网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。
用户使用方便化
用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
馆际互连，资源共享
各数字化档案馆通过互联网相连，并通过标准接口来实现资源共享。
档案信息化建设——档案扫描
档案扫描工作量是非常大的，因此，如果用户文档资料量很大，没有足够的人力
和时间对档案进行扫描，那可以采用外包扫描服务的形式。
外包扫描服务就是用我们的人力、我们的机器设备，到用户现场为您进行文档扫描加工
、档案索引建立、档案目录打印等全套工作，作业结束后将资料刻成光盘，并把机器中数据
删除，保证资料安全性。
外包扫描服务，可以使用户在尽量短的时间内，享受到数字化档案管理带来的方便快捷
，而您又不必担心数据的准确性和作业质量，因为专业的扫描加工队伍有着严格的流程管理
和丰富的文档扫描经验。
文档资料数字化加工服务管理流程：
1.提卷：与用户完成点交点收手续
2.案卷整理：按照加工服务操作规范将文档整理成元宝样式并填写流程单。
3.档案批量扫描：接受上一流程整理好的资料，按文件整理顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。
4.影像处理：对以上环节没有纠正的一些黑边/歪斜/顺序错误现象在系统中做人工处理或调整，保证文件顺序正确以及影像品质。记录不清楚的文件待补扫 。
5.建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。
6.图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。
7.数据校对：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。
8.光盘刻录/数据备份：将加工完成的电子数据资料（数据库/电子影像）刻录到光盘中，刻录完成后再作一个光盘备份。
9.文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。
10.成品验收/还卷：质检通过的光盘及原件，移交用户。
扫描结束后，得到的数据光盘上就已经包含有单盘检索调阅软件，您可以方便地在任何
一台微机上检索光盘内容；如果用户有网络调阅需求，我们可以为您提供基于IE浏览器的文
档检索调阅系统，当然系统已经为您考虑到了权限设定、密级控制等各种安全措施；
如果用户有自己的OA系统、电子政务系统、或档案管理系统，本公司扫描生成的光盘数
据，具有很强的开放性，我们仍然能够将加工数据方便地与您的系统实现无缝连接。
