第一条以《中华人民共和国档案法》为依据，联系公司工会实际情况，特制订本办法。
第二条公司工会办公室设立专门的档案工作，处理业务时应受公司档案处指导、监督和检查，其任务包括：
收集、整理、立卷、保管公司工会的文书档案；
积极开展档案的提供利用工作；
进行档案统计；
认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
第三条归档
归档的文书包括：
公司工会与有关单位的来往信函、各种协议书、合同等；
公司工会会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、机构调整、人事任免、奖惩以及规章制度）；
公司工会制订的各种计划、统计、工作总结等；
公司工会主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结、纪要；
上级工会的各类文件；
公司各部门的发文；
其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
第四条归档要求
归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档；
在一个类型的案卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列；
案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）3种；
按归档要求进行装订、编号、填写案卷目录备考表；
全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第五条档案借阅
借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，若遇必须带出档案室查阅的，一定要经过办公室主任批准；
借阅档案的时间一般最长不能超过10天，密级档案最长不能超过一周；
借档人不得转借、拆卸、调换、污损，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案；
借档人的确由于工作原因而需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主任批准；
借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
按以下管理办法管理工会档案
一、认真学习《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理制度》，利用多种形式，开展档案宣传工作，增强工会文书的档案管理意识，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用。
二、工会形成的档案是工会的宝贵财富，档案工作是工会工作的组成部分。工会全体工作人员都要重视档案工作，注意积累材料，按规定及时归档。
三、工会文书档案归档范围：
1、上级有关工会工作的文件
2、职代会文件材料
（1）职代会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单；候选人和情况介绍；选举办法、选举结果和上级批复等；
（2）大会提案及情况；会议简报、会议讲座情况及反映记录等
（3）会议参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席选票式样
3、有关工会工作的报告、请示及批示、批复
4、工会工作计划、总结及综合汇报材料
5、校工会的决定、管理办法及有关文件材料
6、表彰工会先进集体、个人的材料、名单
7、工会组织大型文体活动的文件材料
8、工会基本情况统计材料
9、基层工会干部名册、会员名册
10、反映女工工作、家属工作的文件材料
四、工会文书档案整理和归档
1、集中统一管理工会各类文书档案。负责接受、整理、分类、鉴定、统计、保管各类档案及有关文件资料。开发档案信息资源，积极主动提供利用。
2、归档的材料须按项目分类归档。各种归档材料在材料内容形成后的七至十天归档。
3、归档材料一律用A4归档纸书写。归档材料除图片、照片、会议记录外，其余均需具有原稿和打印件，有关文件需有红头和公章，不能用复印件。
4、档案工作逐步采用计算机管理，实现档案管理现代化
第一章总则
第一条本制度以加强本公司工会文书立卷工作为目的。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，公司工会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都必须按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后应及时交给专（兼）职文书人员归档。档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责整理本部门的文件材料，并保持其稳定性。若有人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司工会发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条几个部门参与办理一项工作，在这样的工作活动中形成的文件材料，应由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
公司工会工作中外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后才可向财务部门核报旅费；
本公司工会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，经档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专（兼）职文书的职责。
了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；
认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档工作做好，并向档案室办好交接签收手续；
承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借阅登记手续。
第三章归档范围
第八条重要的会议材料，包括：会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司工会对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司工会的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司工会反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司工会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司工会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司工会干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司工会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司工会的发展历程、重大事件及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第十九条各部门都要建立并健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一管理。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明易懂，序号明确。
第二十一条公文承办人员应及时收集并整理将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入保存文件的夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第五章立卷
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作应由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，不能将分开存放，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，对于少数与绝密电文有紧密联系的普通文电，可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应按不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料按照其形成的规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写序号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写案内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在卷尾的备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订：装订前，去掉文件材料包含的金属物，对破坏的文件材料应按要求糊裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录），文件封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第六章附则
第三十四条本制度自印发之日起实施。
基层工会声像档案管理办法
第一章总则
第一条为加强本公司工会的声像档案管理，特制定本办法。
第二条本公司工会的声像档案包括本公司工会在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会、公司和公司工会有保存价值的录音、录像、照片、影片等具有文字说明的历史记录。
声像档案一般由两部分组成，即录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等和文字说明。
第三条声像档案是本公司工会卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
第二章声像档案资料的收集
第四条收集范围。
反映本公司工会主要职能活动工作成果的声像资料；
本公司工会有关的各级领导人和著名人物参加的与重大活动的声像资料；
本公司工会有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；
其他具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间。
声像档案资料应在形成后一个月内与立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况也可适当延长归档时间；
档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求。
录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，以防散失，其形成费用不予报销；
接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集。
档案部门有责任随时征集重要声像资料。
第八条声像档案的管理，包括分类、组合、排列和编目，要求归档材料系统有序，便于保管和利用。
第九条声像档案的管理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十条分类、编号。
照片档案按年代、问题分类。同一类型的照片按时间顺序编号，并填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号—流水号；
录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，属于一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；
编注与其他裁体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号、（档案形态）档号。
第十一条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，确定保管期限。
第十二条文字说明的编写。
文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等’
编写文字说明的要求：
准确揭示档案材料的内容，概括其反映的信息，标注项目准确齐全；
按照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。其中联系密切的声像资料应辅以文字说明；
文字说明简洁、通顺；
时间用阿拉伯数字表示。
第十三条编制格式。
照片编制采用横写格式：照片、底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者；
录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上逐项填写要求内容。
第十四条案卷要求。
集中编放具有共同主题内容的若干份声像资料组成的案卷；
卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录；
卷内备考表。用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十五条编目。
编排声像档案的目录要依照GB37925－85《档案、著录规则》进行。
第三章声像档案的保管
第十六条声像档案入库前要进行检查，对已被损坏的，要进行必要的技术处理。
第十七条保管条件。
底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间，相对湿度应保持35％~45％；
照片库温应保持14~24℃，相对湿度应保持375％~675％；
录音、录像带库温应保持18~24℃，相对湿度应保持40％~60％。
第十八条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁带盒与盒的间距不小于3毫米；铁皮柜不宜存放磁带。
第十九条对库存的照片档案，每两年要检查一次。
第二十条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记注册。
第二十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案的统计工作，如收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等。
第四章声像档案的开发利用
第二十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，以使利用更方便。
第二十三条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，以声像档案的机密程度决定其利用范围。
第二十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十五条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
第五章附则
第二十六条本办法经核准后实施。
一、财务档案会计资料的保管
每年度终了决算结束后应对财务档案会计资料全面分类整理编号、登记，由专人保管。
二、档案的内容
1会计凭证（原始凭证和记账凭证）。
2账簿（银行日记账、现金账、明细账和总账）。
3会计报表（预决算报表、季度报表，月份库存物资报表）。
4银行存款对账单，各种发票存根，凭证编号，作废支票。
三、保管期限
根据国家规定年度会计报表永久保存，日报和季报保管3年~5年，各种会计账簿和会计凭证保存10年。
四、销毁
各种报表凭证、账簿到期需要销毁时，填写会计档案销毁清册，报经上级财务部门批准后，方可销毁。
五、调阅
调阅会计档案时，要办理调阅批准手续。本单位人员调阅会计档案时，经会计主管人员同意。外单位调阅会计档案时，要有正式介绍信，经会计主管人员同意，单位领导批准，批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅理由、归还时间等。
调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的要经过本单位主管领导批准。
每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。
