1.目的
为建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定有关文件的管理要求，以方便文件的检索查阅，并确保在质量管理体系运行的各个场合都能使用有效版本的文件。
2.适用范围
适用于本公司与质量管理体系有关文件的管理。
3.职责
3.1文件的制定、修改与废止权责:自己做,这里发不上来
3.2 外来文件：
3.2.1有关客户图纸/资料及品质要求由各部技术组/品管部负责收集,申请登录；
3.2.2与品质系统及产品有关的国际/国家/行业标准由管理者代表负责收集，申请登录。
3.3 文控中心负责文件的编号和所有质量体系文件原件管理工作。
4.定义
4.1外来文件:指客户提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。
4.2 ECN:ENGINEERING CHANGE NOTICE，指对相关工程变更所做的暂定标准。
4.3 BOM:BILL OF MATERIEL，指物料清单。
5.作业内容
5.1文件编号规则
5.1.1文件编号
□□□—□ □—□ □—□ □ □
文件流水号
文件制订部门代号
各文件类别：01手册 02程序 03作业性文件 05外部文件
本工厂英文名简写：HSP
5.1.2质量记录编号
□□—□□□—□
版本（A、B……）
表单流水号(001-999)
各部门代号(参见5.4)
5.1.3 版次编号
5.1.3.1文件版次编码
□ / □
修订次数（0、1……4）
版本（A、B……）
注：同一份文件的各页版本必须相同，各修订次数可不一致，每页修订后上升为A/1，某页修订超过4次，或同一份文件修订等于或大于4处时，可直接更换版本。
5.1.3.2表单只有版本，修订后直接换版。
5.2 部门代码：
总 经 理:ZJ 管理代表:GD 财 务 部:CW
行 政 部:XZ 营 业 部:YY 资 材 部:ZC
电 镀 部:DD 注 塑 部:ZS 喷油丝印部:PS
品 管 部:PG
5.3文件编写的格式:
5.3.1质量手册
5.3.1.1封面：公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。
5.3.1.2正文：质量手册修订记录、目录、手册说明、公司简介、公司组织架构图、品质保证体系图、品质政策、目标、与质量体系相关的各部门权责、分章论述涉及到体系要素点的管理要求。
5.3.2程序文件
5.3.2.1 封面内容包括：公司标志、公司名称、文件名称、文件编号、版本、制定、审核、批准及生效日期。
5.3.2.2正文内容包括：目的、适用范围、职责、定义、作业内容、相关文件、相关记录、流程图。
5.3.3作业性文件
5.3.3.1文控文员控制作业性文件的编号与版本，作业性文件格式由各部门自行确定，同类文件必须使用同一格式，必要时可参照程序文件格式。
5.3.3.2 作业性文件必须包括公司名称、文件编号、版次、页次、制定、审核、批准等。
5.3.4质量记录
5.3.4.1质量记录的格式由编制部门确定, 但应确保编号、标题和内容符合要求，栏目空间大小与所填写的内容相适应。
5.4文件与资料控制程序说明
5.4.1文件的编制
5.4.1.1管理者代表组织质量手册和通用程序文件的编写。
5.4.1.2各部门负责人组织本部门程序文件/作业性文件的编写。
5.4.1.3各部门负责相关技术性资料的编写。
5.4.1.4品管部负责检验标准、检验规格书等品质标准资料的编写。
5.4.1.5文件的编号参见5.1,文件格式参见5.3。
5.4.1.6文件编制者应确保文件清晰、易懂、可操作。
5.4.1.7文件中所需的质量记录/表单应随文件一起编制后提交审批。
5.4.2 文件的审批
5.4.2.1审批权限参见本文件3.1，审批人应确保文件的质量，满足质量管理体系的要求，可操作。
5.4.2.2对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。
5.4.2.3文件与质量记录在制定及审批时，必须注明其制定及审批日期。
5.4.3 文件的发放/回收
5.4.3.1文件受控前由文件编制部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》，确定文件发放范围和数量。公司质量手册和程序文件的发放由管理者代表确定分发范围和数量，其它体系文件由文件批准人确定分发范围和数量。文控文员编制《文件总览表》。
5.4.3.2文控文员在文件发放前应确认：①文件是否清晰、易读、可操作；②格式、内容是否正确无误；③编号、版本及文件是否已得到相关人员的批准；在确认无误后登录，并制定《文件发放/回收登记表》，作为文件制定和发放的依据；然后按规定复印所需份数，不得错页、漏页；制作完成后保留文件原件；副本文件加盖蓝色“受控文件”印章后发放，收文部门应核对页数、页码无误后，在《文件发放/回收登记表》上签收确认。
5.4.3.3外来文件由各相关部门负责识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，由文控文员按本文件5.4.3.1与5.4.3.2办理，加盖“外来文件”识别章，并建立《外来文件清单》，外来文件可直接沿用原编号，原文件无明确编号时，按本文件5.1执行。
5.4.3.4 非发放范围人员需领用文件时，应以《文件登录/修订/废止/补发申请单》向文控中心申请补发。
5.4.3.5 修订/废止文件由文控文员负责回收旧版本，并在原《文件发放/回收登记表》上注明，作废文件应立即加盖“无效文件”章或直接销毁；作废文件原件应加盖“参考文件”章保留二年（保留期限另有规定除外）。
5.4.4文件的使用管理
5.4.4.1文件的使用部门/使用人应妥善保管好文件，置于使用者易取阅的地点，如有丢失、损坏应及时以书面形式向文控中心申请补发。
5.4.4.2受控文件不得私自复印/打印/涂改、书写或加注记号。
5.4.4.3作业性文件停止使用一年以上，由使用部门填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》申请废止，经原审批人批准后交文控中心废止，若申请未获批准，则将文件交文控中心保管。
5.4.5文件的评审
文件使用者在工作过程中，应评价文件的充分性和适宜性，必要时，应提出更新的需要。
5.4.6 文件的修订或作废
5.4.6.1文件发放后，如需修订或作废时，由提出人填写《文件登录/修订/废止/补发申请单》按原审批程序审批，原审批人不能审批时，而改由其接替人或授权人审批。
5.4.6.2文件修订后，由文控文员通知各部门将旧版文件交文控中心后换领新文件。
5.4.6.3发往外部（认证公司或客户及其代表）的参考（非受控）文件在修改或换版时，只作通知并发放新文件，可不收回旧文件。
5.4.6.4外来的技术文件，由技术相关部门跟踪管制，确定本公司之外来技术文件为最新版本。
5.4.6.5外来的国际/国家/行业标准由管理者代表与外界联络，确保本公司作用之外来标准为最新版本。
5.4.7记录保存
有关文件控制之相关记录，按《质量记录控制程序》执行。
6.相关文件：
《质量记录控制程序》
7.相关表单：
7.1 《文件总览表》
7.2 《文件发放/回收登记表》
7.3 《外来文件清单》
7.4 《文件登录/修订/废止/补发申请单》
8.流程图
见附件1：《文件控制流程》
行政管理改进方案
针对公司的逐步发展，公司行政费用也逐步增加，造成了管理成本的
增加，目前公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处。我们须通
过完善流程和优化监控管理模式，提高成本控制意识，节约公司运作成本，
提高公司运作效率。
目前行政管理过程中存在的主要问题和具体改进方案：
一、
车辆管理
：
无完整的车辆信息档案，
卫生检查考核方法不合适
（无
具体评比、处罚和奖励办法支撑）
，油费、过路费、维修费等费用支出无控
制程序
（原来的控制办法执行不到位和不够合理）
，
费用产生的登记不及时，
难形成详细的费用和支出记录；驾驶员管理规范不够（个人形象、行车过
程要求）
；提前预约管理不足；无派车标准。
针对上述问题，建议采用以下具体管理措施
1
、对公司现有车辆信息进行详细登记归档（登记内容为：车辆购买日
期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、
行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件）
2
、车辆卫生检查制定相关实施标准，并附相关
奖惩措施
，和专职驾驶
员进行沟通找到平衡点。
3
、根据各车辆价位，技术参数、油耗等特点综合情况分析，车辆使用
频率和使用范围应适当调整：
（例如：外出办事路程、事情的重要性、客户
的重要性等给以考虑）
，
公司员工树立正确用车意识，
避免发生无车不出门，
无车不办事，因借调不到车辆，宁愿等一等，或是想办法借调车辆才外出
办事，从而导致的工作效率降低。
4
、车辆费用的产生（油费、停车费、过路费、维修保养费由专人负责
严格登记，登记方式为：当日产生费用，一个工作日内必须登记，同步要
登记车辆行驶里程数）
，费用产生要结合出车登记记录综合分析。
5
、对公务用车按时进行日常保养，注意车辆性能维护，严格筛选保养
项目，控制维修保养成本；
6
、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理，用车须审核，出车
须登记，登记内容为：始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期
等相关内容；
公费用管理概念。
具体解决建议：
1
、对以往分公司成立的费用进行统计，作为基础数据，对下一步新公
司成立做预算依据；分公司行政费用预算由分公司经理进行统计分析。
2
、行政费用的划分和监控，明确费用监控责任人，费用控制范围的确
定，提高全员成本控制意识，统计往年行政费用总数，分析人均行政费用
基数，为成本预算管理提供数据支持。
3
、以财务费用划分为标准，明确行政费用划分标准和具体明细，请公
司各部门根据具体情况，对部门内部行政费用作出预算，经行政经理审核，
总经理审批后，公司全员实行预算管理办法，特殊要求经总经理审批以后
方可实施。
4
、预算结合新增人员费用进行分析，估算出公司人员增减情况可能产
生的人均成本（包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能
产生的费用）
，根据公司人员变动情况作出费用预算。
5
、
每个部门申购前做好计划和预算，
上报行政部统一审核批准后执行，
按照部门预算费用进行管理，超出预算费用则由部门自行承担，或从下月
预算中进行扣除。
6
、对于公司即将搬迁至新办公场地办公，因办公场所的扩大，办公环
境的改善，公司须增配人员：前台接待、保洁、保安人员，公司根据相关
标准提出用人要求，进行招聘；同时预算支付成本。并且预算新办公场所
整个网络系统运行平台搭建所需的软硬件设施的费用。
7
、对通讯费用的监控（固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造
册）
；须有详细使用部门、产生费用的明细。
三、日常办公用品费用控制和固定资产管理
1
、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批流程，制定完善的入库
和领用记录，分析日常需求的常用项目和基本开支，定期进行盘点和统计；
2
、
制定完善的资产管理制度，
严格按照资产管理制度进行实施和管理，
对公司资产进行盘点，造册，按个人和部门进行区分和统计，并强化个人
使用资产的规范化、责任感，除公司资产管理专员以外，禁止公司员工私
自调换个人使用资产，每人拥有自己的个人资产表格，须负责个人资产的
保管和使用维护；
3
、各分公司、各项目的行政管理人员需进行培训，在申报流程严格把
关，坚持节约使用、循环使用的原则，尽量精简上报审批的物品，控制在
制度允许范围内。特殊需求须经总经理审批。
4
、固定资产的申购须严格按照公司资产申购流程进行审批，审批通过
后由公司行政部统一购买（特殊物品，须经审核通过后，由实际使用部门
自行购买，明细、发票提供给行政部登记造册统计）
；
5
、固定资产出现故障需要维修时，应统一上报公司资产管理员并详细
说明基本情况，由资产管理员按维修申请流程进行审批后，统一联系维修
厂家进行维修；并且对资产维修的费用、项目做详细登记，结合考虑资产
折旧、维修成本和购买新资产之间的权重；
6
、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程，进行逐级审批，方
可进行资产报废；
7
、定期对公司资产进行盘点，如发生资产转移，资产管理员须及时做
出资产信息更新。大件、高价值部门共用固定资产，须指定相关责任人。
（附：公司物品申购流程图）
使用部门提
出需求
填写需求单
部门经理审批
行政部审核
统计所需物品
明细
询价
购买入库
行政经理审批
总经理审批
签字领用
制作个人领用
记录
结束
需求部门
行政部
行政经理
总经理
四、档案管理
分公司档案管理和地产公司档案管理的划分（哪些要报地产、哪些分公
司保管，如何监督检查和相互调用）
；对公司管理过程知识管理如何实现沉
淀和使用（模板化、借鉴）
。
1
、细化档案管理类别，所有档案公司都必须存原件一份，档案信息按
照《档案管理制度》严格区分，查询快捷、准确。
2
、档案编号和档案目录要能反映档案基本内容，便于档案查询；
3
、公司档案管理员要对项目或分公司档案管理人员进行培训，如下属
分公司和项目档案管理人员出现变更，要及时通知公司档案管理员，分公
司的档案管理方法应和总公司的管理模式一致；
4
、公司档案管理人员要对分公司和项目档案管理工作不定期（建议以
月度为周期）进行抽查和指导，外地分公司和项目应提供合同目录的电子
版本，根据档案管理的情况，给以档案管理人员相关奖惩（可在绩效考核
过程中体现）
。
5
、档案的保存和销毁严格按照公司档案管理制度相关规定实施。
（附：档案归档和维护工作流程图）
档案归档和维护工作流程图
申请
审批
行政部
各分公司和项目部
可归档档案
档案定期移交
装订
分类
配合
排列、编号
制作目录
装盒入档
审批
维护
配合
可归档档案
行政经理
结束
6
、对于公司运营过程的知识沉淀，建议公司按照部门和分公司为单位
这是老头编写的原件，仅供参考
档案管理制度
第一章 总则
第一条：档案是企业在各项经济活动中直接形成的、具有保存价值的、原始记录保存起来的文字、声像、图表等资料。
第二条：档案必须坚持由部门收信管理的原则，达到完整、安全、准确、系统和有效利用的需要。
第三条：档案管理必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度和《档案法》的规定，确保档案的保密安全。
第四条：档案管理人员要熟悉档案管理工作的基本知识和各项规定，按照档案工作的有关规定和要求，认真做好档案管理的各项工作。
第二章 文书档案的管理
第五条：文字档案是全面、真实地反映本厂的历史面貌以及各项经营管理活动的原始记录资料，办公室要认真做好各类档案资料的收集、整理、归档、保存和利用等工作。
第六条：文书档案的收集归档范围
（一）上级党政机关发来的与企业有关的决定、决议、批复、通知、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
（二）企业章程、决定、协议、通知、会议纪要。
（三）本厂的各种上级文件，包括请示、报告等文件材料。
（四）本厂的各种下行文件，包括通知、通报、决定等文件材料。
（五）本厂的各种规章制度、工作计划、总结、统计报表、简报等文件材料。
（六）本厂员工劳动、工资、福利、社会保障等方面的文件材料。
（七）反映本厂的历史变革、大事记及本厂重要活动的会议材料、简报、照片、录像等。
（八）本厂的CI规范管理的相关资料。
第七条：文书档案的管理
（一）办公室要规范档案管理制度，认真执行平时归卷制度，对处理完毕或批存的各种文件材料及时收集归卷，由文档管理人员集中一分类保管，并逐一进行登记。
（二）立卷工作要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的类别和价值，以便于保管和利用。
（三）文件材料的归档要符合规定要求，统一立卷规范，保证案卷质量，案卷的组卷、编目要系统、完整。
（四）所有案卷要保持文件材料的完整性，各种附件一律不准抽存，份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（五）各类文书、档案一般要在次年三月组织专人立卷、归档完毕。
第三章 人事档案的管理
第八条：人事档案是对一人个参加各种政治、社会活动以及学习和工作经历的真实记录，也是反映企业人力资源基本信息的原始材料，办公室要切实搞好企业人事档案的管理工作，为企业人力资源的合理配置提供依据，做到建档规范，管理科学。
第九条：人事档案的建档范围及类别
（一）所有企业职工应统一建立职工档案。
（二）建档范围包括反映职工参加各种活动和学习情况及职工个人情况的一切资料。具体有以下内容：1、履历；2、自传；3、鉴定考核；4、政审；5、组织关系；6、学历、职称；7、任职、业绩、工资资料；8、奖惩；体检等。
第十条：人事档案的管理
（一）归档材料要形式完整，不得损坏残缺。系列材料要齐全，不得遗漏。
（二）归档材料必须客观真实、手续完备。须经厂（或组织）审查盖章或本人签字的，盖章签字后方可归档。
（三）人事档案由办公室指定专人管理，并设置专柜保管。
（四）办公室要建立健全保卫、保密工作制度。防止失密、泄密事件发生。
（五）人事档案管理人员具体负责企业人事档案的收集、登记、整理、保存，传递等工作，应认真负责、严格管理，严守机密。
（六）人事档案材料必须严格按照统一的人事档案规定分类整理，编序存放。
（七）企业内部因工作需要调阅人事档案的，查阅人须持本部门介绍信，经主管领导同意后方可查阅，所需查阅内容须由档案员如实提供。原则上不得抄录、复制。
第四章 工程合同、图纸、技术资料的管理
第十一条：企业在工程建设期间形成的各种工程设计、工程设备、生产工艺等方面的技术资料和工程合同要妥善加以收集和有效保管，为企业正式投入运行提供完备的质量、技术依据。
第十二条：收集的归档范围：
（一）凡在本厂建设期间或投入生产以后形成的各种具有保存和利用价值的工程合同、技术文件、图纸、工艺设备资料、新产品研发方案等原件与复印件，如企业总的布置图、总流程图、安装图和电仪、上建、设备、水文、环保、地质资料、钻井工程全部资料都在归档范围。
（二）成套的重要图纸（包括底图、副图、原图、复印图）、资料。
（三）凡是设备购置招标、基建工程招标期间所形成的招投标文件、附件及合同。
（四）凡是记录企业在基建、设备、电器仪表、技术安装、工艺流程等方面的全部资料。
第十三条：工程合同、图纸和技术文件的管理
（一）企业所有的工程合同、技术图纸和文件均应按具体代表的对象、用途、使用性质加以分类、编号，必须做到直观明了、容易查找。
（二）资料室要对成套的重要图纸（包括底图、副图、原图、复印图）、技术资料、记录本厂在基建、设备、电器仪表、技术安装、工艺流程及联动试车等方面的全部资料按照档案管理规定妥善加以收集、整洁、保管、归档。
（三）购置设备开箱，由生产技术部同计划财务部一同对箱内设备详细清点，造册登记，建帐归档管理。
（四）每项工程竣工时，其资料在项目验收后一个月内交资料室进行归档保管。
（五）设备运行资料，在设备运转正常扣一个月内交设备科归档。
（六）整理好的成套图纸不准随便分发、拆散或丢失。作废的图纸、资料要及时回收、处理。
（七）做好图纸、资料、技术文件的保管工作，防止本厂重要技术情况的外露。
第五章 档案的保管和维护
第十四条：建立查阅档案登记表，凡查阅档案均应履行登记手续。
第十五条：原则上外来人员一律不许查阅各类档案，确需查阅的要经主管领导批准。
第十六条：承办人员借用、调阅各类档案时，档案管理人员应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借阅登记手续。
第十七条：各类档案的查阅只能在档案室进行，严禁查阅人涂改、撕毁。
第十八条：因工作需要或其它原因需转移档案的，须经厂长同意，并依照制度予以转移，办理好相关手续，做好记录。
第十九条：重要图纸、资料的复制，借阅要经部门主管同意，并登记。
第二十条：贯彻执行国家保密制度，自觉维护各类资料的安全，禁止涂改档案资料，严防泄密、失密事件发生。
第二十一条：保证档案资料的物质安全，防患于未然，做好对潮湿，虫鼠等各种自然灾害的防御。
第六章 其它
第二十二条：财务档案的管理及维护由财务科自行负责。
第二十三条：本制度从发文之日起执行。解
一、档案托管申请条件：在双方自愿一致的基础上，由各地人力资源和社会保障局或者人力资源管理中心，接受各类企事业单位和个人的委托，代办档案托管，提供人力资源和社会保障政策咨询等其他人力资源和社会保障服务。
二、申请托管所需资料：
（一）单位集体人事代理：1、单位《营业执照（副本）》原件及复印件；2、职工档案。（二）灵活就业人员个人代理：1、本人身份证；2、户口簿；3、本人一寸免冠照片；4、本人档案。（三）失业人员个人代理：1、《失业证》或《就业失业登记证》；2、个人档案；3、本人身份证;4、本人一寸免冠照片。（四）在职人员个人代理：1、单位终止或解除劳动关系（合同）的决定或与原单位辞职（辞退）决定；2、个人档案；3、本人身份证；4、本人一寸免冠照片。三、办理程序：（一）单位集体代理：1、单位提交《营业执照（副本）》原件及复印件；2、工作人员审查无误后，单位填写《人力资源和社会保障事务代理合同书》；3、受理方打印《人力资源和社会保障事务代理手册》。（二）失业职工代理：个人需携带《失业证》或《就来失业登记证》，填写《人力资源和社会保障事务代理合同书》后到失业科办理提档事宜，然后到劳动力管理科填写《灵活就业人员增加缴纳社会保障费明细表》。（三）灵活就业人员个人代理：1、代理人员提出个人的书面申请材料；2、工作人员对申报材料进行审查，经审查符合条件的，由代理人员填写《就业认定登记表》、《人力资源和社会保障事务代理合同书》；3、工作人员打印《人力资源和社会保障事务代理手册》；4、代理人员凭《灵活就业人员增加缴纳社会保险费明细表》到社会保险服务中心缴纳社会保险金。（四）、在职人员个人代理：1、单位终止或解除劳动关系（合同）的决定或与原单位辞职（辞退）决定；2、个人档案；3、本人身份证；4、本人一寸免冠照片。四、办理时间：在任何工作时间内，只要材料齐全都可办理。
