一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
。
C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
建立办公室档案管理的方法：
(一) 建立档案管理制度：
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室借阅。
(二) 建立档案库房管理制度：
1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、库房内保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
有较强方向性是工作方案的特点之一。当计划开展某项工作时，上级通常会要求我们先准备几份工作方案，是不是无从下笔、没有头绪？以下是我帮大家整理的档案整理工作方案范文，仅供参考，大家一起来看看吧。
为使政法委机关工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设，力争档案工作提档升级。
基本设想及工作内容如下：
一、档案整理目标
按重庆市档案局号文件标准（省（市）一级）。
二、分类
按照政法委的职能、业务特点及档案管理的要求，分成三大类：
1、文书档案
主要内容是：上级文件、同级文件及各类材料。
2、财务档案
主要内容是：帐目、凭证、票据、报表等。
3、人事档案
主要内容是：干部人事档案、人事调动文件、受奖惩情况、党员基本信息资料等。
4、科技档案
主要内容是：重大科技（学术）创新成果、学术协会资料、调研成果等。
5、基建档案
主要内容是：基础建设的方案、设计图纸、预算等档案资料。
三、整理方式及内容
文书档案：收集、整理上三级和本级文件的正文及底稿，将机关有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)。
声像档案：收集有关工作、会议、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带、磁盘等，分类归档。
财会档案：帐簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。科技档案包括：重大科技（学术）创新成果。对所有重大科技（学术）创新成果按件立卷、打目录、打页号、填写备考表、编号等。
基建档案包括：设计图纸档案、竣工图纸档案、工程前期文件材料等。
四、编制档案检索工具和各种统计、登记册
1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）；
2、声像档案（声像档案总目录、照片档案总目录、分类目录）；
3、财会档案（三册案卷目录）；
4、科技档案（总目录、案卷目录、分类目录）；
5、基建档案（总目录、案卷目录、分类目录）；
6、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度
1、借阅制度；
2、归档制度；
3、管理人员岗位责任制；
4、保密制度；
5、其它工作制度。
六、大致时间表
12月底前，完成机关20XX年各类档案整理、归档及编制相关检索工具。之后，进入正常管理阶段。
七、建议
1、为使我委20XX年各类档案及时统一归档管理，建议外请一名经验丰富、政治立场坚定、保密意识强的同志协助整理各类归档资料，整理前与其签订保密协议书，预计经费2000元，经费可以视整理情况适当调整。
2、为使我委各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门将保存在个人手中的所有文件、材料、图纸、光盘、照片、录音、录象带等，向档案室移交，并填写移交目录。时间为12月25日前。
为加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案：
一、加强领导，明确职责
为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。其成员组成如下：组长：XX理事长，副组长：XX副理事长，成员：办公室工作员兼档案工作人员，负责具体操作和日常工作。
二、加强协作配合
档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成机关档案目标管理任务。
三、工作步骤
第一阶段：准备阶段（时间：年3月1日至3月5日）
1、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。
2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。
3、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。
4、完善和添置档案的硬件设施，如：，调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
第二阶段：实施阶段（时间：4月11日至5月30日）做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、人事档案由办公室负责；会计档、基建档案案由财务科负责。
第三阶段自评自查，总结迎检。
对照《机关档案工作业务建设规范》的要求自我检查，做好迎接县局检查的准备。
四、几点要求
（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各股室要不折不扣、毫无保留地移交办公室集中管理。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，由责任股室和责任人员承担相关责任。
（二）在收集整理工作开始之前，制定详细的计划，分段整理，按时完成。
（三）实行档案整理定期调度和通报制度。在档案交由本县档案局规范化整理之前，办公室对档案整理工作在办公会上通报档案整理进展情况。
为提升我镇党员档案管理工作水平，实现党员管理规范化管理，保护盒利用好党员档案资料，我镇决定对全镇农村党员档案进行一次全面整理，现将实施方案制定如下：
一、目标任务
1、严格按照有关规定，对确实的党员档案资料进行补齐，无法补齐的要求党员填写好党员信息登记表并予以归档，对每名农民党员的档案材料予以整理，形成规范的农村党员档案。
2、建设好专门的农村党员档案室，由党政办成丽负责日常管理和使用工作。
二、内容及步骤
（一）准备工作（3月下旬）
成立档案整理工作领导小组，由曹巍任组长，邓红梅、刘慈玲、成丽、刘娜、易明弘、刘康为成员，确保工作顺利完成。
（二）档案的收集整理（4月—6月）
按照归档要求，对党员档案资料进行收集整理，做好档案收集、立卷、编号、装盒等工作，对立卷的档案进行分类存放，并编制好台账。
（三）完善硬件设施设备的建设（7月—8月）
合理建设好党员档案室，配齐档案柜、防光窗帘等设备设施，并将党员档案管理制度上墙。
（四）总结（9月—10月）
开展一次”回头看”，认真检查各项工作是否存在纰漏，并总结好经验教训，做好其他资料的收集整理。
为全区农村居民建立健康档案制度是落实国家基本公共卫生服务项目的重要内容，是促进基本公共卫生服务逐步均等的重要举措，居民健康档案是居民享有基本医疗卫生服务的重要体现，是医疗卫生机构为居民提供医疗卫生服务的有效工具，是各级政府制定卫生政策的参考依据。根据《国务院关于印发医药卫生体制改革近期重点实施方案（20xx—2011年）的通知》（国发〔20xx〕12号）、《国务院办公厅关于印发医药卫生体制五项重点改革20xx年工作安排的通知》（国办函〔20xx〕75号）和《卫生部、财政部、国家人口和计划生育委员会关于促进基本公共卫生服务逐步均等化的意见》（卫妇社发〔20xx〕70号）等有关文件提出的建立居民健康档案相关工作任务，现就建立全区农村居民健康档案制定以下工作方案：
一、工作目标
以镇（街道）为单位，按照《农村居民健康档案管理规范（20xx版）》的内容要求，到20xx年底，建立健康档案的农业人口数不低于辖区农业人口数的95%，到20xx年建档率达到98%以上。同时把老年人、孕产妇、儿童、残疾人、慢性病人等重点人群健康档案建立作为工作重点。
二、基本原则
（一）政策引导，居民自愿。在医疗卫生服务过程中，加强宣传，引导农村居民积极参与建档。
（二）重点突出，循序渐进。以老年人、慢性病患者、孕产妇、0－3岁儿童等为重点，逐步扩展到全人群。
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（三）规范建档，有效使用。规范健康档案的建立、使用和管理，保证健康信息的连续性，并逐步实现电子健康档案信息化。
（四）资源整合，信息共享。以基层医疗卫生机构为基础，充分利用辖区相关资源，共建、共享农民居民电子健康档案信息。
三、健康档案的建立、管理和使用 本文来自
（一）建立健康档案。
坚持农民知情同意并自愿参与的原则，结合实施基本公共卫生服务逐步均等化和推行新农合制度等医改重点改革任务，在区卫生局的统一组织领导下，由镇卫生院和村卫生室通过周期性健康体检、院内外医疗卫生服务、入户调查等多种形式，获取农民健康基本信息，建立居民健康档案。坚持以家庭为单位统一建立农村居民健康档案，健康档案应包括农村居民个人健康档案和家庭健康档案。首次建档原则上由镇卫生院（社区卫生服务中心）负责，村卫生室协助完成。更新档案可由镇、村医疗机构共同完成。
建立农民家庭健康档案时要照卫生部下发的《20xx版规范》和《健康档案基本架构和数据标准（试行）》（卫办发〔20xx〕46号）等有关文件要求建立电子化的健康档案。逐步实现农村居民健康档案与疾病控制、妇幼保健、医院管理、新农合等各有关信息系统之间的`互联互通，构建以健康档案为基础的区域卫生信息平台，实现健康信息资源共有共享共用。
（二）管理和使用健康档案。
镇卫生院（社区卫生服务中心）和村卫生室要指定专兼职人员负责健康档案的管理。在建档农村居民复诊或接受随访过程中，要及时记录、补充、更新和完善相关的健康档案资料，并定期进行整理、核查，以掌握辖区内农村居民的健康动态变化情况。要有效使用农村居民健康档案，乡、村医务人员根据健康档案提供的动态信息，采取相应的适宜技术和措施，有针对性地开展健康教育、医疗、预防、保健和康复等服务。
（三）促进乡村医疗卫生机构服务模式转变。
镇卫生院和村卫生所要充分发挥健康档案的作用，推进转变服务模式，为农民群众提供更多的上门服务、定期访视等便民服务，积极开展健康促进，实现对农民的健康管理。鼓励充分利用电子化健康档案等有关信息资源，为农村居民提供更加方便、快捷、高效的公共卫生和医疗服务，最大限度地方便农民群众看病就医。
五、加强组织管理
（一）切实提高认识。
各镇卫生院（社区卫生服务中心）要把建立农村居民健康档案工作作为落实促进基本公共卫生服务逐步均等化和转变基层医疗卫生服务模式的重要举措，提高认识，加强领导，确保扎实开展农村居民健康档案工作，将预防为主的卫生工作方针落到实处。
（二）建立严格的绩效考核制度。
要严格按照工作要求，建立绩效考核制度，制定以结果为导向的考核评价标准，对健康档案的建立、使用和管理等情况进行全面考核，考核结果与财政安排的相关补助资金挂钩。 大学排名
（三）完善工作制度和方案。
各镇卫生院（社区卫生服务中心）要结合实际确定各自工作目标，发挥好技术指导作用，制定切实可行的实施方案，完善有关健康档案建立、使用和管理等方面的长效制度，注重加强相关制度建设。
（四）做好信息统计工作。
要加强动态监测和管理，做好健康档案有关数据和相关资料的汇总、整理和分析等信息统计工作。20xx年农民健康档案统计基数暂以按照《20xx版规范》建立的农民健康档案份数予以统计。
六、全面做好20xx年规范建立农村居民健康档案工作 中国大学排名
20xx年是按照《20xx版规范》建立农村居民健康档案工作的启动年，各单位要认真贯彻落实有关文件精神，从以下几方面做好建立农村居民健康档案试点工作。
（一）做好宣传发动工作。
（20xx年10月）各镇（街道）要对建立健康档案的重要意义进行广泛宣传，提高农民群众的健康意识，引导农民自觉自愿参与健康查体建档工作。
（二）开展全员培训。
（20xx年10月20日-30日）对本单位及村卫生所相关医务人员进行培训，使其充分了解相关政策和工作要求，掌握健康档案建立、使用和管理的基本技术和方法。 大学排名
（三）制定方案和工作制度。
（20xx年xx月xx日前）各镇卫生院（社区卫生服务中心）要结合本地实际，制定切实可行的工作方案，要制定建立、使用、管理健康档案等方面的工作制度和相关技术方案，确保试点工作顺利开展。
（四）建立规范农民健康档案。
（20xx年xx月-xx月）以镇（街道）为单位对各行政村开展农村居民健康调查，对重点人群进行健康查体，完成《20xx版规范》农民健康档案的建立，建档率以镇（街道）为单位达到95%以上，电子健康档案输入完成达到30%以上。
为贯彻落实国家档案局《电子档案移交与接收办法》，确保我市电子档案的真实、完整、可用和安全，保存历史记录，促进档案信息资源开发利用，积极开展创建国家级档案馆活动，结合我市实际，制订本实施方案。
一、目标任务
依托市电子文件中心平台，推动市直单位对市统一办公平台产生的电子文件进行整理归档，实现电子档案的在线移交接收。20xx年的任务是，依法接收65家市直单位在市统一办公平台上形成的，20xx年及以前的期限为永久或定期30年的电子文件。
二、实施步骤
（一）局（馆）内部培训。全局干部职工负责对市直单位移交电子档案审核工作。由管理科负责对全局干部职工进行手把手培训，使全局工作人员熟练掌握通过电子文件中心平台对电子文件进行整理归档、接收审核的操作。
（计划时间：2月10日-2月21日责任科室：管理科）
（二）移交单位培训。印发《关于开展电子档案移交接收工作及下达2014年工作计划的通知》文件，同时组织移交单位档案人员集中培训电子档案整理归档操作方法。重点引起各单位对该项工作的重视和支持，使各移交单位档案人员了解掌握电子档案整理移交方法。
（计划时间：2月24日-2月28责任科室：管理科法宣科）
（三）现场审核把关。根据《电子档案移交单位和市档案馆审核人员分工表》的安排，全局干部职工上门服务、现场指导、审核接收，确保按期完成任务。
（计划时间：3月1日-4月15日责任科室：全局各科室）
（四）加强督查通报。管理科负责电子档案移交接收工作监督检查，每半月向局领导和各科室通报一次进度。
（计划时间：3月1日-4月15日责任科室：管理科）
（五）及时总结经验。管理科要及时总结电子档案移交接收工作经验，对各单位整理移交情况进行统计，分析存在问题，采取有效措施加以解决，并对下一步工作提出意见。
（计划时间：4月16日-4月30日责任科室：管理科）
三、工作要求
（一）提高认识。电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子档案移交与接收工作，对确保电子档案真实、完整、可用和安全具有重要意义。做好电子档案移交接收工作也是积极创建国家级档案馆必然要求和迫切需要，我们要高度重视，强力推进，加强督导，狠抓落实，务必取得实效。
（二）全员参与。创建国家级档案馆已列入市政府《工作报告》和2014年工作重点，也是全局干部职工的多年心愿。开展电子档案移交接收工作已成为创建国家级档案馆重点和难点工作，而且这项工作涉及面广、任务重、时间紧，需要全局上下共同努力，齐心协力，才能圆满完成。全局干部职工要强化责任感、使命感，积极参与，主动指导，认真审核，确保按期完成任务。
（三）注重质量。全局干部职工要牢固树立质量意识，自觉加强电子档案移交接收工作的业务学习，熟练掌握操作方法，主动联系沟通对口单位，争取移交单位的支持，主动上门服务，开展指导工作，履行审核职责，高标准、高质量地完成任务。
一、措施要求
1、深入学习宣传和贯彻《档案法》等法律法规。全镇上下要广泛开展学习宣传活动，提高全社会档案意识，尤其是各级单位领导要重视学习和贯彻，把档案工作列入本单位议事日程，扎实抓好本单位档案建设工作。
2、提高认识，切实加强领导。档案是各单位和部门过去和现在从事各项活动形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录，建立和完善本单位和部门的档案，是维护自身合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，各单位和部门要充分认识档案工作的作用，加强领导，科学管理，切实解决本单位档案建设和完善所需的经费、设施等，做到档案建设与经济建设同步协调发展。
3、加强管理，充分发挥档案信息资源的作用。各单位和部门的档案管理人员要按照档案工作业务建设要求，认真收集、规范整理，严格保管，采取必要的防盗、防火、防光、防潮、防虫、防尘、防高温等“七防”措施，定期检查，确保档案的完整与安全，并积极开展档案利用工作，编制必要的档案检索工具，快速有效地提供档案为各项工作服务。
镇档案管理部门要加强对各单位和部门档案工作的监督、检查和指导，不断地提高我镇档案管理工作的质量和水平。
二、目标任务
1、镇机关档案工作目标认定。根据市档案局年初下达的年档案工作考核目标，今年我镇机关档案室必须完成以前永、档案的计算机录入工作和档案工作各类台帐，检索工具、汇编资料的续编和更新，建成文书档案（永久、期）全文数据库。在此基础上达到和完成省一级档案室创建工作。
2、镇劳动和社保所的建档和工业集中区档案工作的巩固和提高。根据档发[]10号文件精神，镇劳动和社保档案管理统一纳入镇机关档案工作现代化的统筹规划中，提高了对劳动和社保档案的认识，明确归属、流向和归档范围。按照要求，镇社保档案今年要完成向镇档案室移交工作。工业集中区的档案要继续巩固和提高，并做好前园区档案向镇档案室移交等工作。
3、加强村级和社区档案管理工作的巩固和提高。通过镇、村（社区）各级几年来的共同努力，我镇各村、社区的档案室已全面通过了市合格档案室的检查和验收，并且有8个村，已于去年顺利地通过了度村合格室的复查验收工作。根据规定，复查的内容主要有：⑴档案管理的组织网络情况；⑵档案管理制度的执行情况；⑶文件材料收集、立卷情况；⑷档案管理和开发利用情况。请有关单位对照要求作好相应的准备工作，争取在10月底前通过上级部门的验收。
综合档案室管理暂行规定
为了进一步加强中能集团公司的档案管理工作, 促进集团公司各单位部门各类档案的收集、整理、归档管理和利用，有效地保护和利用档案资料,维护与保障集团公司的合法权益,促进集团公司健康的发展，集团公司的档案管理工作，按照“集团公司统一领导,统一管理 ”的方针，施行“集中定点与分散保管，分级查阅”相结合的管理原则，全面做好集团公司的档案管理工作。 根据集团公司档案管理工作的相关要求、施行办法及有效贯彻执行的精神，特制订本暂行规定。
第一条 综合档案室是在中能集团公司的统一领导下，主管全集团公司各类档案（除财务档案）的工作部门。本规定所称的档案是指过去和现在中能集团公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 综合档案室所保存的各类档案（资料），系中能集团公司档案的一部分，其所有权属中能集团公司，任何人不得私自挪用、毁损。档案工作由中能集团公司统一领导,综合档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作,并监督各部门,各下属子公司的档案管理工作，各分公司各部门指定兼职专人负责档案管理工作(即资料员)。
第三条 综合档案室挂靠集团总裁办公室。设专职工作主管一人，兼职档案管理人员若干人。总裁办公室主任兼任综合档案室主任。综合档案室在业务上接受上级档案局、处（室）的业务领导（指导），行政上接受集团公司的领导与监督。
第四条 综合档案室对全集团公司的生产、科学技术、质量管理、人事、行政文书、基建、财务、设备等档案资料，按照“统一领导、统一管理”的方针，遵照“集中定点与分散保管、分级查阅”相结合的原则，全面做好集团的档案管理工作。其主要职责是：
1.积极贯彻、认真执行国家档案法和中能集团档案管理工作的具体规定要求，及时制定与修订集团公司档案管理工作的具体操作条例和办法；
2.督促指导集团公司各单位部门对各类档案实施预立卷和资料的积累、收集、整理、成卷、归档、编目、统计工作，并对全集团公司的档案实行集中统一管理；
3.属于中能集团公司综合档案室保管的档案，各分公司单位部门的资料员要做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后,或在每季度第一个月的十日前,将上季需归档的预立卷的文件整理成册,移交综合档案室保管,任何人不得据为己有；
4.属部门保管的档案资料,在每季度第一个月十日前汇编成册，上报集团综合档案室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交集团综合档案室；
5.积极开展档案知识的宣传教育培训，收集和整理档案资料信息，提供档案信息利用服务；
6.严格执行集团档案管理保密安全制度，确保档案完整安全；
7.及时承办与完成主管领导交办的有关档案工作的事宜。
第五条 中能集团综合档案室根据集团公司档案管理的有关规定，结合与遵照执行国家档案法和上级档案机关的有关条例规定，有权组织参加集团公司的生产经营管理等专项课题项目执行情况的检查、成果鉴定、生产经营及重点工程的竣工验收等重大活动（事件）的筹措组织。
第六条 集团公司综合档案室工作人员必须坚持四项基本原则，热爱本职工作，认真钻研业务，不断提高自身素质和管理水平，为做好和发展中能集团公司的档案管理工作做出贡献。
第七条 对积极认真做好档案的收集、整理、保管、利用并做出显著成绩的部门或个人，集团综合档案室有权向上级主管领导提出表扬或申报奖励等建议的责任。
第八条 对违反档案法或不执行集团有关档案管理规定的部门或个人，造成档案破损、丢失的，综合档案室有权给予批评或视情节轻重建议给予以批评教育、罚款、行政处分等违规处罚的责任。
第九条 处理条例：有下列行为之一,据情节轻重,给予20---500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1、毁损,丢失或擅自销毁集团企业档案；
2、擅自向外界提供,抄摘集团企业档案；
3、涂改、伪造档案及一切违反集团公司档案管理规定的行为；
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。
第十条 责任：
1、本管理制度适用于中能集团公司各单位部门及员工；
2、本管理制度执行与监督责任部门为集团公司总裁办公室和企划部,第一责任人为集团专职档案管理员和各部门指定的专职或兼职资料员;第二责任人为专职或兼职资料员所在部门的部门经理（部门负责人）。
第十一条 本制度条例如与国家档案法、上级档案机关的有关规定不符时，依上级的规定为准。
第十二条 按照档案管理达标升级规范的要求，集团公司综合档案室对档案管理制度，要根据中能集团企业发展的需要，及时修订与逐步进行全面完善，逐步制订档案管理制度和档案管理法律法规的牌板，逐步分阶段在集团公司综合档案室全部规范上墙。这些制度包括档案工作人员职责、档案借查阅制度、档案归档制度、档案鉴定销毁制度、档案管理员岗位职责、声像档案管理办法、实物档案管理办法、档案安全管理制度、档案保密制度、档案库房管理制度、兼职档案员岗位职责等。
第十三条 附则：档案室常规管理制度、档案收集、档案整理、档案立卷、档案保管与销毁、档案的开发和利用、档案借阅、档案的保密等制度。
（一）档案室常规管理制度
1、中能集团公司各种档案的管理工作，要符合科学性、规范性、系统性的要求，做到存放有序，查找方便，按规定要求将档案分类排放、排列整齐。
2、保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作；定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
3、档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。
4、严格保密制度，做好档案安全保密工作；未经允许，外人不得随便进入档案室。未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。
5、档案管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。
6、熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，按规定要求及时复制。
7、有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
8、借阅档案资料须经档案管理工作主管领导同意，并办理借阅登记手续。未经集团公司主管领导批准，不允许外借档案资料，同意外借的档案资料，一般也只允许外借档案复印件，原则上档案原件不允许外借，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。（重要档案未经集团总裁批准同意，任何人不得外借）
9、切实做好日常防范工作，做到人离灯灭，切断电源，消除火灾隐患，保证档案安全。
（二）档案的收集制度
集团公司的档案工作者，要按照有关规定，把公司各部门及每个人手中分散的有关生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务、经营管理等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于集团公司指定的档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。
1、依法按章
档案的收集必须依法按章，按照中能集团公司的规定要求保质保量严格及时分类归档 。公司各部门全体员工都要明确档案管理的目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人学术、科技发明等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
2、完善机制
建立档案收集的工作制度和考核制度，必须建立必要的机制，明确对收集的范围、对象、时限等要求。
（三）档案的整理制度
中能集团公司的档案整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。
1、规范分类：公司档案的整理要服从整体调控，不各行其是。整理办法:
（1）方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷.
（2）步骤:
A、档案收集
文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷；在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》管理归档.
生产科技档案类:以生产科技的项目、产品类别等资料整理成册.
B、档案整理 根据分类和按时间整理.
C、档案分类 依据档案来源、时间、编目、内容、单位、编码顺序分成若干层次和类别；归档前按规定要求将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
D、立卷整理 区分不同价值，确定保管期限:永久,长期,短期.
2、保持结构完整性
公司档案的整理，要按照生产、技术、质量、基建、设备、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料、自身规律等进行档案整理，保持其结构的完整性。
3、保持整体系统性
集团公司档案的整理，要按照各类档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。
（四）档案的立卷制度
1、为了有利于集团公司立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，按照规定要求，推行预立卷制度。
2、集团公司各有关部门兼职档案员，首先要进行培训学习，按规定要求、按预立卷类目进行档案材料的及时收集、积累，并定期进行整理。
3、集团公司档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好档案预立卷工作。
4、组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用。
5、组卷的技术要求：
（1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过 150页；
（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；打印在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列；
（3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角；
（4）填写卷内目录及备考表。每份文件材料必须注明单位部门、责任者、时间；
（5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补；
（6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现编著审定者、问题（内容）、文种三要素；
（7）档案封面和卷盒按有关规定要求执行。
（五）档案的保管制度
1、必要的硬件保障
为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，必须要做到档案库房独立。档案库房要保证通风、干燥，配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，要有可行的防盗设施。
2、完善的软件建设
建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、
借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。
3、认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕后档案进行入档存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格后才能归档。
4、按集团公司的规定要求做好分类编号工作。
5、按集团公司的规定要求做好编目工作。目录每条目基本著录项目包括：顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计等机上操作。
6、按照档案顺序号，依次排列上架。
7、要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。
8、要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经集团公司总裁授权的主管领导批准。销毁档案，必须报集团公司总裁或总裁授权的主管领导批准,销毁档案时必须有两人以上监销，并在销毁清单上签字。
9、认真做好档案统计工作与重要档案备份工作。
（1）建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐，及时报送统计报表。
（2）建立档案备份制度，集团公司所有有重要价值的文件、报表、业务记录等必须备份.；各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存；对存入电脑的资料档案,按《计算机管理办法》管理.；备份盘与原盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
10、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏，集团公司组织各部门应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位。
（六）档案的开发和利用制度
1、提供利用
（1）集团公司档案室按借阅制度规定，办理档案的出借、查阅手续，并做好借阅记录，对借出档案，应定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报集团公司主管领导；根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。
（2）档案室应提供检索工具，指导利用者查找档案，并解答利用者各种有关问题。
2、信息开发
（1）集团公司要组织专业人员利用各类档案编辑各种形式的、能有效服务于生产经营的参考资料和汇编，如生产科学技术工艺汇编、设备开发改制利用与管理汇编、生产经营管理等科学技术革新经验汇编等，为生产经营管理工作提供信息服务。
（2）档案室要注意收集技术革新、生产经营管理等档案的利用事例，并将典型事例汇编成册，鼓励和推动利用现存档案为集团公司的生产经营管理工作改进报务。
（七）档案借阅制度
1、调阅一般的会议记录、会议纪要和不重要的文件，须经主管部门办公室领导或其它有关部门档案主管领导批准。调阅集团办公会议记录和集团公司的重要文件，须经集团公司的主管领导批准。
2、集团公司各单位因工作需要查阅本单位归档的档案，经主管部门办公室领导批准，可以直接到档案室调阅。查阅非本部门单位的重要档案，须经文件归档单位领导同意，并经集团公司主管领导批准。
3、查阅生产技术等科研档案，本课题人员按有关规定可以直接到档案室调阅。非本课题人员查阅时，须经课题负责人和主管部门领导批准。
4、公开的档案，凭单位部门介绍信、证件、说明利用档案的目的和范围，在档案室办理相关手续可查阅。须借出时，不得超过五天，并经主管领导批准。逾期不归还者，档案室工作者要及时催还。
5、阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借，违者要追究责任。
6、因公司工作需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经部门办公室领导核准，集团公司主管领导批准,方可带出,用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。外单位借阅档案，须持本单位介绍信，经集团公司主管领导同意后方可到档案室调阅。原则上档案原件不允许外借，一般只允许外借档案复印件；重要档案原则上都不外借，按规定要求在档案室查阅。
7、借出后归还的档案，档案人员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况进行记录，并向主管领导报告。
8、摘录或复制档案，须经档案人员校对无误后，加盖印章，以资证明。对重要的或密级的档案资料需要复制时，必须经有关单位主管领导同意，否则，不能随意复印。
9、借阅档案，必须进行登记签名。查阅者利用档案后要填写《利用效果登记表》，由档案室存查。
10、严格控制外借档案，认真履行借出档案审批手续。
（八）档案保密制度
1、认真学习与贯彻执行国家《保密法》和《保密法实施办法》，严格执行集团公司档案管理规定，增强保密意识，正确认识和处理市场经济条件下的企业档案保密工作。
2、档案工作人员必须遵守保密法规，履行保密职责，对中能集团企业的秘密具有高度责任感，无论在任何情况下，都要以确保中能集团企业的秘密安全为重。
3、严格履行档案的收进、移出、借阅、消毁登记手续，严防失泄中能企业档案秘密。
4、严格按照中能集团公司的有关规定开放档案，不得任意扩大开放范围。
5、特殊情况需要复制和摘抄带密的档案材料，必须经集团总裁或总裁授权的主管领导批准，方能复制和摘抄。
6、档案室工作人员不得向无关人员泄露档案室藏情况。
7、不得在办公室与非工作人员谈论档案秘密。
8、不该说的秘密绝对不说，不该问的秘密绝对不问。
9、不得将秘密文件材料带进公共场所。
10、不得在公用场合、公用电话等议论档案秘密事项。
（九）本规定自颁布之日起实施
