第一条 为了加强科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合科研工作和档案工作实际，制定本规定。第二条 承担科研项目（包括科研课题，下同）研究、计划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科研档案管理工作适用本规定。第三条 科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。第五条 科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。第六条 各单位应当按照集中统一管理原则，建立健全科研档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、可用、安全。
任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。第七条 各单位应当把科研档案工作经费纳入本单位预算；科研档案工作产生的支出列入科研项目预算相关科目。第八条 按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则，国家档案主管部门对全国科研档案工作实行监督和指导，国家科技主管部门在国家科技计划（专项、基金等）组织实施过程中加强科研档案工作的统筹协调。科研项目承担单位的上级主管部门（机构）应当把科研档案工作纳入本系统整体工作范畴，切实加强领导和管理。地方科技主管部门（机构）会同档案主管部门对本区域内科研档案工作实行监督和指导。第九条 中央和地方各级科技主管部门（机构）会同档案主管部门，对本级财政支持的科技计划（专项、基金等）的科研档案工作建立工作机制，并进行监督和指导。
中央财政资金支持的科研项目管理单位对所负责科研项目的档案工作负责，按照科技计划管理要求制定工作制度，建立工作机制。第十条 科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目的档案工作负总责，对科研项目参加单位提出科研档案管理要求，明确档案归属与流向，并按照有关规定进行审查或验收。
科研项目参加单位应当按照国家有关规定及科研项目承担单位的要求做好所参加科研项目的文件材料收集、整理、归档及档案保管、利用、鉴定、处置等工作。第十一条 各单位档案管理部门集中统一管理本单位科研档案，对本单位科研文件材料的归档工作进行监督和指导，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作。第十二条 科研项目负责人对归档科研文件材料的完整性、准确性、系统性负责。第十三条 科研项目应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，结题验收后按照要求及时归档。第十四条 各单位应当根据科研内容和科研管理程序，结合科研项目特点确定归档范围。科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入归档范围。
归档范围主要包括但不限于：
（一）立项论证阶段
项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。
（二）研究实施及过程管理阶段
研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据；研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。
中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。
专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。
建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。
（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段
验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。
验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等。
绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。
研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料。
产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。
科研档案管理暂行办法
为使学院科研工作稳步、快速、有序地发展，规范科研工作的管理，充分利用科研信息和科研资源，进一步形成学院以教学为中心，教学、科研相互促进的良好机制，特制定如下暂行办法。
一、建档的主要目的
（一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部分，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行规范化管理是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。
（二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。
（三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。
二、 科研档案管理原则
（一）我院科研档案实施院、分院二级建档，由科研处统一管理。
（二）凡分院（部）建档的材料均需上报一份给科研处。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析。各分院（部）负责本分院（部）的科研成果建档管理工作。
（三）科研成果以保存原始材料为主，至少应有成果的复印件。
（四）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。
（五）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。
（六）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。
三、科研档案归档范围
凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的文、理、工、艺等领域的文章、论文、有学术价值的自编教材和实验报告、专利及教学科研成果的系统资料均属重点归档范围，具体作如下分类：
（一）科研文书档案
1．上级机关有关科研工作文件、通知。
2．本院（分院、部）科研管理条例、制度、办法。
3．本院（分院、部）科研工作文件、工作计划、总结。
4．本院（分院、部）科研成果的统计分析资料。
5．科研项目的申请及批复。
6．科研成果的评审结果和获奖情况登记。
7．科研学术活动审批存单。
8．科研项目、学术活动、财务核算清单。
9．本校教职员工在各类学术组织任职情况。
（二）科研信息档案
1．国内外相关专业的`科研动态。
2．国内外高校管理及教育研究动态。
3．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。
4．全国职业本科院校系列学术交流活动动态。
（三）科研成果档案
1．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。
2．已出版的著、译作或主要部分的复印件。
3．国内外各类报刊上发表的论文、文章的复印件（包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。
4．在省级以上各类学术会议上发表的论文复印件。
5．获省级奖励多媒体课件。
6．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片
7．专利证书、编文证书复印件。
8．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。
四、归档要求和程序
（一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。
（二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，纸张规格统一为16开（或A4）书写纸。
（三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。
（四）一般成果归档一份，重要的使用频繁的归档两份。
（五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；分院（部）科研材料由分院（部）主任审核后归档。
（六）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。
五、档案管理与交接
（一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。
（二）档案主要为校内教师和职工服务，一般不对外。
（三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。
（四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。
（五）院、分院（部）两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。
六、本暂行规定由科研处解释。
科研项目档案在整理归档应该注意归档范围的全面性,完整性,规范性,准确性,标准的统一性,文控人员的稳定性和档案移交的时效性.
张增峰
第一章 总则第一条 为了加强机械电子工业科学技术研究档案（以下简称科研档案）的管理，充分发挥科研档案在机械电子工业发展和社会主义现代化建设中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和《机械电子工业档案工作暂行条例》，结合科研工作的特点，特制定本规定。第二条 科研档案是机械电子工业档案的重要组成部分，是机械电子工业在新理论、新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等科学研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）系统工程研制档案、产品研制档案、专题科研档案等。第三条 机械电子工业科研档案，是机械电子科学技术研究活动的真实记录，是科学技术重要的信息资源，是国家的宝贵财富，各单位必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各单位必须把科研档案工作纳入科研管理工作，与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合，实行科研工作与建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料的形成同步；验收、鉴定科研项目与验收鉴定科研档案材料同步；上报科技成果评奖或科技人员评定技术职务与档案部门（综合档案部门，下同）出具已归档合格证明同步。第五条 科研档案工作要列入本单位的发展计划，对经费、库房、设备和人员配备等工作条件，应给予保证。按国档发〔1987〕6号文件规定，即每年从本单位科研经费总额中拨出一定数额作为科研档案工作经费。第二章 科研文件材料的形成与归档第六条 科研文件材料的形成、积累、整理、归档是科技人员的职责。监督、检查和指导科技人员做好科研文件材料的归档工作是档案人员的责任。应分别纳入各自的职责范围，作为检查科研管理水平和考核科技人员工作的依据之一。第七条 科研文件材料的归档范围，应包括从科研立题开始到成果推广应用等全过程形成的全部文件材料（见附件一）。第八条 科研文件材料归档的要求
（一）实行由科研项目负责人立卷归档的制度。科研项目结束或告一段落时，项目负责人必须把具有保存价值的科研文件材料收集齐全，并系统整理立卷，经审核后移交档案部门保管，任何人不得私自留存。
（二）归档的科研文件材料，必须字迹工整，格式统一，图像清晰，签字手续完备，装订整洁美观。
（三）以纸张为载体的科研文件材料，必须纸质优良或用统一稿纸书写。禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，以利长期保存。
（四）归档份数。凡是原始资料，各种文件材料手稿及正本，一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。报告、论文等可随手稿多归档1～2份，以便保护原件。
（五）归档时间。一般科研项目在技术鉴定或设计定型时归档，复杂的、周期长的科研项目可分阶段归档；理论研究项目在论文、著作定稿后归档；中断和负结果的重要项目，在批准停止研制时归档。
（六）凡几个单位协作的项目，由主办单位负责立卷归档保存一套完整的档案。协作单位保存自己所承担的部分任务中所形成的科研文件材料，并复制一套送交主办单位保存。
（七）为确保文件材料的完整性，有关科研项目的任务书、协议书、合同、会议纪要、鉴定文件、移交文件、受奖文件、报告及批复等重要文件，由承办单位随时移交档案部门归档。第九条 科研文件材料归档工作程序
（一）科研任务确定后，由科研项目负责人提出“科研文件材料归档计划表”（见附件二）。经科技、标准化、档案等部门会签，主管科研的领导（总工程师）批准后纳入科研工作计划，作为考核归档的依据。
（二）按“四同步’管理要求，将形成的科研文件材料归档计划表中规定的内容逐条落实到具体人。科技人员根据归档计划进度，按照SJ207《设计文件的管理制度》（部标）、《科技文件编写格式规定》等，认真执行。
（三）科研任务完成后，根据《科研文件材料归档计划表》规定的内容，由立卷人将已形成的科研文件材料，按照立卷归档的要求组成保管单位，经档案部门检查合格后，方可申报科研成果鉴定。
（四）成果鉴定时，鉴定委员会内应设立“科研文件材料审查组”由档案部门人员参加，负责科研文件材料的完整性、准确性、系统性的审查，并提出《科研文件材料审查报告》，由鉴定委员会审定后将审定结论写入《科技成果鉴定证书》。
（五）鉴定、视同鉴定或验收后，由归档部门填写科技文件材料交接清单，将应归档的全部科研文件材料，向档案部门办理归档手续，经交接双方签字后留一份存查。
