声像档案管理办法
声像档案管理办法 (一)总则
一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
四条 收集范围
.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
.其它具有保存价值的声像资料。
五条 收集时间
.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
六条 收集要求
.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
七条 声像档案资料的征集
.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的`整理〖ht〗
九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
十一条 分类、编号
.照片档案按代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
.录音带、录像带、摄像带按代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
十三条 文字说明的编写
.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
.编写文字说明的要求：
()准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;
()照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
()文字简洁、语言通顺;
()时间用阿拉伯数字表示。，
声像档案管理办法
十四条 编制格式
. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
. .录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注。按要求逐项填写。
十五条 案卷要求
.将具有同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
十六条 编目
声像档案的著录依照gb.-《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在-℃之间，相对湿度应保持%-%;
照片库温应保持-℃，相对湿度应保持.%-.%;录音、录像带库温应保持-℃，相对湿度应保持%-%。
十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
二十条 对库存的照片档案，要两检查一次。
二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案
，
第一章 总则第一条 为了加强对声像档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用声像档案，为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规规定，制定本规定。第二条 声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。第三条 本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的声像档案收集、整理和管理工作适用本规定。第四条 县级以上人民政府档案行政管理部门，对本行政区域内机关、团体、企业事业和其他组织的声像档案工作实行监督和指导，确保声像档案的安全和齐全完整。
各单位档案部门对本系统、本单位的声像档案工作实行监督和指导；对本单位声像档案进行收集、保管及有效利用。第五条 声像档案是立档单位全部档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。第二章 声像材料的归档与整理第六条 声像材料按下列范围归档：
（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；
（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料；
（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；
（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料；
（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；
（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；
（七）其他具有保存价值的声像材料。第七条 声像材料按下列要求归档：
（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为己有；
（二） 归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；
（三）归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；
（四）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；
（五）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存；
（六）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；
（七）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。第八条 声像档案应当按照其保管期限和载体的不同，分别进行整理、编号。
声像档案的保管期限分为永久、长期和短期。保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》等有关规定执行。第九条 照片档案应当在全宗内按保管期限-年度-问题进行分类。照片的排列应当在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列，组成案卷。照片档案的编号（即照片号）由全宗号-保管期限代码-卷号-张号组成。
照片档案的说明包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明七项内容。题名应当简明概括，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。文字说明仅对题名未及内容做出补充，其他需要说明的事项亦可在此栏表述。照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。
照片档案的卷内目录包括：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。第十条 底片档案的编号（即底片号）由全宗号-保管期限代码-张号组成。
底片档案号应当粘贴在胶片乳剂面边缘处，不得污染胶片。
底片档案放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方注明底片号。无底片的照片应当翻拍底片，对翻拍底片，应当在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应当在底片袋的左上方标明“K”字样。
按底片档案号顺序将底片袋依次插入底片册。第十一条 录音带、录像带、磁带、光盘的整理，在全宗内，录音带、录像带、磁带、光盘一般按其反映的内容分类。同一内容的按归档时间顺序编流水号，数量少的可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号。其编号由全宗号-盒（盘）号组成。
归档的录音带、录像带、磁带、光盘上应当粘贴标签，标注编号及简要说明。
归档的录音带应当简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级、带长（时间）等。
归档的录像带应当简要说明内容、制式、语别、密级、规格、声道、带长（时间）等。
归档的磁带、光盘应当简要说明存贮文件的内容，运行的软、硬件环境，版本号，文件的完整性和准确性等。
声像档案管理制度
声像档案是本馆馆藏的重要组成部分，为了更好地保存和科学地管理利用声像档案，特制订本制度。
一、本馆由专人负责声像档案的管理工作，声像档案人员应刻苦钻研业务，不断总结经验，提高管理工作水平，做到声像档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
二、声像档案的保管必须有专用库房和用具，库房内应保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。
三、库房内的声像档案必须按照国家声像档案管理的要求进行科学地整理和管理。声像档案要求从左到右，从上到下排列，顺序编号，提调声像档案时要清点核对。
四、管理人员应定期检查声像档案的保管状况，开展经常性防虫、防霉工作，对破损或变质的声像档案要及时地修补和复制。
五、库存的声像档案应每年全面清点一次。
一、声像档案资料的归档范围
建设单位报送声像档案资料的归档范围如下：
1、2000平方米以上所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料。
2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料：
7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；项目总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；市政主要道路；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。
3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片：
列为市级以上重点（或实事）工程的项目；需申报市级以上优质工程的项目。
二、建设工程声像档案资料归档内容
（一）开工前原貌
1、原址、原貌及周边状况；
2、重要建（构）筑物、纪念物；
3、拆迁情况。
（二）基础工程
1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；
2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；
3、建筑物位移、沉降、变形及处理。
（三）主体工程
1、主体设计模型；
2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；
3、砌体、砼灌注、屋面工程；
4、主体结构布局、大型构件安装等现场；
5、防水、保温、防腐工程的工艺现场；
6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；
7、质量事故及处理情况。
（四）竣工后新貌
1、工程整体外观和立面状况；
2、消防等主要设施情况等。
（五）其它方面
1、工程总体规划、设计方案图
2、开工、竣工仪式；
3、施工建设中的重要活动、重大事件；
4、工程质量检查验收情况；
5、竣工验收情况。
其中：开工前原貌、基础处理、隐蔽工程、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。
三、声像档案资料的归档要求
1、总体要求
移交归档的声像档案资料，应当真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，制成光盘，并填写声像档案著录卡。
2、照片档案资料归档要求
（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；
（2）照片应一律洗印成6寸的彩色照片；
（3）数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；
（4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；
（5）照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。
3、录像档案资料归档要求
（1）录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄；
（2）录像档案资料应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实；
（3）录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象；
（4）录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明；
（5）专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。
4、录音档案资料归档要求
（1）录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好；
（2）每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、人物。
5、声像档案的编制、整理由建设单位指定专人负责，依照工程声像档案的编制要求，根据工程进度和阶段进行编制，在编制过程中，及时与城建档案馆联系，接受城建档案馆的业务指导。
四、建设工程声像档案归档程序及有关事项
1、建设工程声像档案是建设工程竣工档案的重要组成部分,应与建设工程档案一道进行监督管理和备案。工程建设单位应当对建设项目全过程形成的声像档案进行收集和归档，在工程竣工验收前，一并和其它载体形式的工程档案报送市城建档案馆进行提前预验收；验收合格后，由城建档案馆出具《建设工程档案预验收意见书》，方可办理工程竣工备案等手续。不报送声像档案的，市城建档案馆不予验收竣工工程档案。
2．建设工程竣工验收合格后三个月内，建设单位应当向城建档案馆报送包括声像档案在内的一套完整的竣工档案。
