简介：山东炎黄软件科技有限公司是2015年成立的以软件研发为主的高科技公司，公司位于山东省济南市市中区南辛庄西路276号（山东省建筑材料工业设计研究院内）公司核心产品有： 城乡大数据三维网格化管理平台 二代身份证人像自助采集系统 公安人力资源情报管理平台 公安执法考评暨执法档案管理系统 TW-2/D仿真模拟训练系统 平面调车仿真模拟训练系统 青少年学习能力测评系统
法定代表人：张萌
成立时间：2015-05-08
注册资本：300万人民币
工商注册号：370103200130459
企业类型：有限责任公司(自然人投资或控股)
公司地址：山东省济南市市中区南辛庄西路276号
第一条 为了加强行政执法档案管理，促进行政执法档案规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》等法律、法规规定，结合本市实际，制定本办法。第二条 本办法适用于本市市、区、县（市）人民政府所属的行政执法部门（含依法设立的派出机构），依法授予行政执法权的组织和行政执法部门依法委托执法的单位（以下统称行政执法单位）对行政执法档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定、移交进行规范和管理的活动。第三条 本办法所称行政执法档案，是指行政执法单位在进行行政许可、行政处罚、行政征收、行政强制及其他行政执法活动（以下统称行政执法活动）中形成的具有保存价值的文字、图表、声像和电子载体等不同形式的历史记录。第四条 行政执法档案管理应当遵循全面收集、规范整理、安全保管、方便利用、及时移交的原则。第五条 市档案行政管理部门负责组织实施本办法。
市、区、县（市）档案行政管理部门负责对本级政府所属的行政执法单位行政执法档案管理工作的监督和指导。
市、区、县（市）行政执法单位负责本单位行政执法档案的日常管理工作，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。第六条 行政执法单位应当建立行政执法档案管理制度，配备专兼职档案工作人员，统一管理本单位的行政执法档案。第七条 行政执法单位应当按照本系统确定的行政执法档案归档范围进行归档。
国家和省有关部门对本系统行政执法档案归档范围作出明确规定的，从其规定；未作出明确规定的，由市级行政执法单位依据国家档案行政管理部门《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规定，结合本系统行政执法职能和执法工作实际，会同市档案行政管理部门确定。第八条 立卷归档的文件材料应当按卷整理，由案卷封皮、卷内归档文件目录、归档文件材料、备考表等四个部分组成。多卷合并组卷的，应当用隔页纸卷内分开，使用同一卷内归档文件目录和备考表。
案卷封皮、卷内归档文件目录、备考表的格式及填写要求按照《文书档案案卷格式》等有关规定的标准执行。第九条 不能随卷装订的证物，应当放入证物袋中随卷归档，并在证物袋和证物材料备考表中注明证物名称、数量、特征、来源、提取时间、地点、责任人、存放地点等内容。
电子、磁性载体文件、照片的归档应当按照国家有关规定执行，并与所属的案卷互设参见号。第十条 涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的归档文件材料，应当按照正卷、副卷分别组卷，副卷装订不宜公开的归档文件材料。
适用简易程序行政执法活动形成的归档文件材料或者归档文件材料较少的，可以按照行政执法文书编号顺序或者行政执法活动的起始时间整理，合并组卷，组卷的数量根据实际情况确定。
除本条第一款、第二款规定情形外，其他行政执法档案应当单独组卷。第十一条 行政执法单位的执法人员负责立卷归档的文件材料的收集、整理、立卷、归档，并于立卷后七日内向本单位档案工作人员移交归档。
行政执法单位和执法人员不得随意扩大或者缩小行政执法档案收集范围，不得拒绝、拖延立卷归档或者将行政执法档案据为己有。第十二条 行政执法档案应当按照下列规定审验接收，符合规定的，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续：
（一）立卷归档的文件材料齐全、完整，排列有序；
（二）归档文件材料为原件，无重份文件材料；
（三）案卷封皮、卷脊和卷内归档文件目录、归档文件材料、备考表等纸质文件材料字迹工整，图表清晰，为打印或者用碳素墨水、蓝黑墨水书写；
（四）立卷归档的文件材料需要签字的，由执法人员本人签名。第十三条 行政执法档案保管期限分为定期、永久。行政执法单位应当按照本系统确定的行政执法档案保管期限进行保管。
国家和省有关部门对本系统行政执法档案保管期限作出明确规定的，从其规定；未作出明确规定的，由市级行政执法单位依据国家档案行政管理部门《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规定，结合本系统行政执法职能和执法工作实际，会同市档案行政管理部门确定。第十四条 行政执法单位应当配置保管行政执法档案的必要设施、设备，并定期检查保管情况，对字迹褪变、破损的行政执法档案，应当及时修补、复制或者作其他技术处理。
行政执法单位应当运用现代科技手段，推进行政执法档案存储数字化和利用网络化。
干警执法档案是政法机关对所属执法干警的执法质量和效率等情况的真实记载，是执法干警从事执法活动，执行国家法律、法规、规章、制度等情况的客观纪实。当前，在监狱劳教实际工作中某些干警仍然存在着执法水平相对较低、执法不公、不严等问题。因此全面推行干警执法档案建设，对加强执法干警的有效监督，规范执法行为，构建执法监督长效机制，确保司法公正有着重要的意义。
一、全面推行执法档案建设的基本情况
在2007年开展的“执法质量年”活动中，我局监狱劳教系统根据执法工作实际，以“一人一档、分级管理，定期评查、跟踪考核，动态管理、加强监督”为基本原则，建立“一案一评、一事一评、每月自查、年度综合考评”的考评制度，形成了对执法主体、执法行为、执法环节、执法质量等各方面进行考核评估、跟踪管理和制约监督的一整套工作机制。由于执法档案是一项全新的工作，没有现成的经验可以借鉴和参考，因此执法档案建立之初，只能是摸着石头过河，边摸索、边实践，逐渐积累经验，经过两年多的努力，我局所属的3个监狱、3个劳教所、1个劳教集训队共建立干警执法档案1117本，部门执法档案89本，我们在具体的工作中也逐渐探寻出一套符合司法行政工作实际的管理方法，从而使干警执法档案建设取得了一定的成绩。
（一）一人一档，分级管理
在建立执法档案的过程中，我们专门制定了《哈尔滨市司法局执法档案管理办法（试行）》和《哈尔滨市司法局执法质量考评细则（试行）》，严格划分建档对象，细化建档环节，对单位执法档案和民警执法档案分别建档，对从事执法工作的干警全部建档，如实反映执法民警的个人基本情况，执法职责，每月执法活动情况，执法监督情况以及评优奖励表彰情况等内容。对执法档案实行市局、狱所、监区大队三级管理体系。各监区、大队、执法科室负责建立和管理本单位执法档案和民警执法档案；监狱、劳教所、劳教集训队的单位执法档案由纪检监察部门负责建立，通过一人一档，分级管理，规范干警执法行为，增强了干警的责任意识和大局意识，确保了建档工作的规范化管理。
（二）定期评查，跟踪考核
实践中准确把握执法档案的考核标准难度很大，不进行考核，又会良莠不分，失去建档意义。因此我们坚持执法档案考核与执法质量考评衔接配套、同步进行，对执法情况实行“一案一评、一事一评、每月自查、年度综合考评”制度，要求干警每月有自查，干警执法情况每月有记载，做到日有记载、月有小结、阶段有总结，年终有评定，加大对干警执法档案的跟踪考核力度，将考核结果作为干警评先选优、提职晋级的重要依据。2007年我们通过“五查”，即：自查、互查、复查、开门查、结合典型查，分阶段分步骤地对执法过程中可能出现的问题进行了检查，为建立执法档案打下良好的基础。2008年我局组成检查组，专门检查了局属监狱、劳教所和劳教集训队的执法档案建设情况，进一步健全和完善了执法档案管理。通过“评”与“查”，对执法档案中发现的问题及时进行责令纠正、情况通报或责任追究，并认真总结和大力推广执法中的好经验、好做法。
（三）动态管理，强化监督
执法档案采取日常记载与定期集中收集相结合的方法，档案填写的起止时间与干警在执法单位从事执法工作的起止时间同步。干警执法岗位发生变动的，由政工部门协调执法档案的交接工作，做到档随人走。调离执法岗位的，执法档案由原单位保管，从非执法岗位调入执法岗位的民警，由调入单位建立民警执法档案。各狱所每月对所属部门执法档案建立、管理情况进行监督检查，并采取科室交替互查等方式，对执法档案中发现的问题及时进行整改，并层级上报。在实行动态管理的基础上，全面建立执法档案监督机制，进一步严肃干警的执法纪律，增强执法工作的透明度，促进严格、公正、文明执法，确保执法档案的真实性和完整性，从而实现由自我监督到互相监督，由部门内部监督向内外结合监督转变，有效地维护了监狱劳教场所的安全稳定。
二、存在的问题与不足
（一）档案标准不尽统一，日常管理不够到位
一是在执法档案建设过程中缺少统一的标准或要求，建档范畴不够明确，也没有现成的模式可以借鉴。各单位按自己工作实际来制定档案项目，档案项目不统一，有的采用手写填写，有的用电脑填写。档案的制作也不相同，有的单位采取微机打印装订成册的方式，有的则直接交由印刷厂统一制作，出现了各单位之间的执法档案互不一致的问题。二是档案填写不完整、不规范，干警的基本情况、每月执法活动、学习培训情况等项目不能及时填写。有些项目填写不规范，需要每月记载的，按季度填写，甚至出现空白页。三是日常管理不到位。个别监区、科室干警执法档案卷宗前后顺序颠倒。填写主体不符合要求，应当由监区、科室填写的内容交给干警自己填写，或由某个干警集中突击填写，内容千篇一律，无法真实反映干警的执法动态和日常工作学习情况，直接影响了干警的执法效率。
（二）监督机制不健全，动态管理流于形式。
在执法档案的整个监督过程中，执法情况监督反馈机制相对滞后，监督成效不能及时反馈到相关职能部门，一些档案执法质量评价甚至没有评价结果，对干警的执法过错也未填写，致使干警执法过程中出现的问题难以得到及时纠正，这不仅成了引发涉法涉诉信访的诱因，更形成了制约执法监督工作的“瓶颈”。同时对执法干警岗位流动情况填写不及时也影响了执法档案的动态管理，致使干警的调离、调入执法岗位以及在执法岗位间相互调动等情况无法在档案中得到真实的体现。
（三）考评不够认真，档案无法完全发挥效能。
干警的执法档案主要是真实记载干警个人的执法活动和执法效能从而提升干警的执法质量。然而事务多、人手少的现状不仅使“一案一评、一事一评、每月自查、年度综合考评”制度难以达到全面落实，使得执法档案在干警执法绩效考核中的作用大打折扣，工作忙时难免会造成考评工作不细致、不严格，甚至是走过场，造成了执法档案与单位及干警个人的评先选优、提拔任用工作联系不紧密，可操作性不强，从而在一定程度上影响了干警执法的积极性。
三、对策与建议
建立执法档案的出发点和落脚点就是规范执法行为，提升干警的执法质量。影响执法档案建设的因素很多，但只要抓住诱发问题的根源，就能保证执法档案乃至执法规范化建设始终沿着正确的方向健康发展。
（一）强化意识，不断提高执法档案管理质量
执法档案管理中存在这样或那样的问题，从表象上来看是执法档案管理工作做得不够细致，不够规范化。究其根本，是对执法档案管理工作的认识程度不够深入，有敷衍了事的思想在作祟，致使执法档案无法完全发挥其应有的效能。因此我们必须从强化意识入手，明确建立执法档案的指导思想和重要意义，充分认识其必要性。一是要及时督导检查执法档案的管理情况，定期组织执法档案管理人员进行业务培训，以提高其业务素质；二是对档案管理的每个环节要考虑其可操作性和实效性，在如何加强执法管理，如何提高执法质量，规范执法行为等方面上下功夫，决不能图形式、摆样子、简单应付；三是要及时记录干警的执法情况、执法岗位变动情况以及执法过程中出现的问题等，真实反映干警的执法、学习、培训等各方面情况，从而自觉增强干警的责任意识和竞争意识，对进一步调动执法干警的工作积极性，提高执法质量，提升干警整体素质起到积极的促进作用。
（二）“统”“分”结合，把握工作灵活性
一是要统一。就是统一基本的建档标准。从档案管理办法、档案制作、基本资料、执法内容、执法监督等基本环节入手，统一建立干警执法档案的基本标准和原则、明确方法和要求，促使执法档案逐步转向规范化、有序化轨道。二是要区分。根据监狱和劳教所的不同业务职能进行建档，着力突出业务特点、职能范围，结合各自的业务职能和执法工作特点，建立符合实际需要的执法档案，避免出现档案内容“千篇一律”，防止建档工作模式化。三是要灵活。在周、月、季、年对干警执法活动正常考核的基础上，根据各部门业务工作的阶段性特点灵活安排，适当调节，既要有利于执法档案工作的管理，又不影响其他业务工作的有序开展。
（三）健全机制，构建高效有序的评查体系
一是要搞好日常考评。将执法档案作为考核干警的重要依据，纳入个人量化考核，制定工作分解表进行细化，落实八小时工作制度跟踪考核，做到阶段有小结、每月有记载，年终有考评；二是要做好绩效考评。要把量化考核作为干警执法工作绩效、评先选优的最直接依据，记录在执法档案中，通过日常考核和绩效考评，对干警的业务能力、执法水平等方面做出全面客观公正的评价；三是要抓好重点考评。将干警在执法中出现的突出问题作为评查的重点，认真研究，深入分析，做到不回避问题，不逃避责任，共同寻求解决的方法。
（四）拓宽渠道，加强执法监督
一是扩大内部监督。充分发挥单位内部监督机构的职能作用，加大对干警执法的事前、事中监督，及时发现执法过程中的瑕疵，及时纠正，从源头上确保执法档案的严肃性。二是引进外部监督。聘请关心司法行政工作发展、具有较高法律素质的普通群众或政法部门离退休干部为社会监督员，定期邀请他们与执法干警进行交流座谈，对干警的执法行为或现有执法档案进行监督评价，及时反馈监督评价意见，使广大干警能够既在学习中执法，又能在执法中学习。三是通过开展“以案析理大家谈”、“正反案例辩论会”等多种形式的活动，解决干警执法活动中遇到的新情况、新问题，防止只注重扣分不讲求方法的情况发生。
法律分析：归档材料应当内容真实、签署完备、印鉴齐全，任何人不得涂改、伪造、损毁执法案件材料。行政执法案件承办机构、承办人员对归档材料的完整性、准确性和系统性情况负责，检查归档材料是否齐全、完整、准确。归档材料遗漏或者不符合要求的，应当补正。对于归档材料中的复印件、影印件、抄录本，与原件核对无误的，加盖“本件与原件相符”字样的证明章，注明日期、证据出处，并由有关执法人员签名；依有关规定未核对原件，或者仅对材料信息进行其他形式核验的，无需加盖该类证明章。移交归档后，归档材料确需变更、补正的，应当报分管领导同意，并作补正说明。
法律依据：《中华人民共和国政府信息公开条例》 第七条 各级人民政府应当积极推进政府信息公开工作，逐步增加政府信息公开的内容。
第八条 各级人民政府应当加强政府信息资源的规范化、标准化、信息化管理，加强互联网政府信息公开平台建设，推进政府信息公开平台与政务服务平台融合，提高政府信息公开在线办理水平。
第九条 公民、法人和其他组织有权对行政机关的政府信息公开工作进行监督，并提出批评和建议。
