如何建设有效的档案管理信息系统
一、信息系统建设在档案管理中的作用
1.管理便捷、节省物力和人力。建设档案管理的信息系统，利用现代化信息技术对档案进行分类别、分区域、分段和分期的管理，充分发挥信息技术的优势，有利于实现档案管理信息系统的建设目标。在企业单位中，档案管理信息系统作为一种新型的管理手段，节省了物力和人力，管理更加便捷，档案管理工作效率提高。
2.实现存储信息化和管理自动化目标。其一，实现了编目整理的自动化，对档案进行整理和分类，优化档案管理系统。其二，档案信息和文件统计更加自动化。计算机技术可以准确、快速地统计出档案的数量等各种数据，对不同类型的数据进行统计，加快了档案统计工作的进度。其三，检索更加自动化，同时，检索达到全面、准确。
二、 档案管理信息系统建设期间存在的不足
1. 人才建设存在的不足。受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响，使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需求等理解存在误区，影响信息系统建设工作的深入开展，也无法对用户需求进行分析，导致用户的参与度低，双方无法进行交流，用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现，主要是企业单位人才不足，企业单位缺失专业性和复合型人才，对现有人才也没有再教育和培训，以致影响企业单位档案信息化建设。
2.档案人员业务能力不足。企业单位档案人员，无法很好地掌握和应用现代化技术，如数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，使得其在工作过程中，无法适应档案信息系统建设，以致影响对信息的加工和信息的处理。同时，档案工作人员掌握检索技术的能力不足，也无法与各个图书馆建立联系，严重影响系统的实际应用。
三、档案管理信息系统建设中应注意的几个问题
1.注重人才培养和建设，为系统建设储备人才。档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的先进技术，使自己的能力满足岗位需求。
2.探索完善档案信息管理方法。数字图像扫描方法、复印机应用技术、光盘和网络技术以及多媒体技术等，均是企业档案管理工作人员应掌握的，在掌握这些不同技术基础上，系统建设人员可大胆探索档案管理信息化建设方法和全新的管理模式，掌握先进的档案信息的传播、加工处理和检索等技术，构建电子文件与电子档案，明确电子文件档案管理的新标准。加强与其他档案馆之间的联系与交流，建立合作关系，各个档案馆分工合作，共同建立档案信息等资源共享平台。
3.实现标准化、规范化管理目标。标准化、规范化的档案管理，是衡量一个企业单位管理水平和业绩的主要指标。实现档案工作标准化、规范化，是保证档案管理和档案资料完整化的基础。所以，在档案管理信息化建设期间，要倡导标准化与规范化管理目标，信息文件在立卷后及时归档，明确文件立卷和归档的重点，而后合理地分工，依据以本单位为主的档案管理原则，实现本单位文档资料标准化、规范化管理的目标。
用友GRP-U8财务管理软件功能简介2017
用友GRP-U8财务管理软件是一款专业服务于政府行政事业单位财务管理的软件，多年来软件开发设计紧跟国家财政、行政事业单位财务体制改革步伐。在2013年1月1日事业单位新会计制度的推广实施后，用友U8财务管理软件率先研发出全面适应事业单位新会计制度实施应用的升级软件(用友GRP-U8政府财务管理软件、用友GRP-U8行政事业财务管理软件)，预制新科目体系与报表模板，调整会计核算管理细节，实现新旧两套体系的平滑升级，为事业单位新会计制度的顺利实施提供信息化支持。下面是我为大家带来的关于用友GRP-U8财务管理软件功能简介的知识，欢迎阅读。
一、主要功能
·预算管理：全面预算管理系统;
·基础核算：账务处理系统、电子报表系统、工资管理系统和出纳管理系统;财产物资：资产管理系统、物资管理系统;
·财务监管：集中监督与分析-预算执行分析系统、集中监督与分析-分级预警系统、集中监督与分析-集中财务查询与分
析系统;
·决策分析：领导决策支持系统;
·信息门户：综合信息管理系统;
·其他模块：会计平台、档案管理系统、票据管理系统、合同管理系统、网上报销系统。
二、新特点
(一)新旧会计核算体系的自动衔接
·预制或调整新的会计科目及相关报表模板
系统已预制新的事业单位会计科目核算体系、新增财政补助收入支出表、调整资产负债表及收入支出表等事项。
·新旧科目关系对照及科目余额的自动结转
系统内置新旧科目对接关系表，提供科目余额自动结转升级工具，快速实现新旧科目的余额结转调整。
·报表公式调整和报表自动生成
根据新的会计科目调整各报表项目的取数公式，自动生成资产负债及相关的报表。
(二)基建并账自动化
提供基建并账转化工具，实现基建账相关数据并入事业单位会计“大账”工作的自动化及常态化。事业单位可随时进行基建账并入，解决基建账游离“大账”的现实问题，满足财政改革及事业单位提升财务管理水平的需求。
(三)财务核算功能精细化
提供凭证、预算、科目、预警、审批权限的开关参数设置，功能设计丰富灵活，满足不同角度不同应用的个性化管理
需求。
提供会计科目与部门、项目、功能科目、经济科目、资金来源、往来等辅助核算项目的多项交叉核算，细化了辅助核算功能;设置固定核算项目默认值，并使其与固定核算项类别关联，减少凭证编制输入工作量，能够有效的避免人为错误，提高工作效率。
(四)资产管理与价值管理相结合
资产购置受预算管理的控制，固定资产是否计提折旧设置可选项按钮，资产计提折旧后自动生成相应会计凭证，实现预算和财务的双重管理，有效的'贯彻了“价值管理与实物管理”的资产管理思想。
(五)财政与财务管理一体化
用友GRP-U8财务软件产品构架图在事业单位新的会计科目体系中，新增与财政改革相关联的科目体系，加强财政资金核算管理。
(六)预算核算决算一体化
将预算、核算、决算三个环节作为一个有机的整体，实现从预算编制、财务核算、预算执行控制、预算调整与预算分析、预算考核评估到最后出具决算报告的整体应用流程，构建一个预算编制常态化、预算执行秩序化、预算核算一体化、预算全过程可监控、预算体系说得清的管理应用体系。
由“记账、算账”的“核算型会计”向“事前预测、事中监督、事后分析”的“管理与经营型会计”转变，建立“事前、事中、事后一体化”的预算执行动态监控机制。积极发挥财务的参谋、助手作用，使财务管理向“决策型、控制型”拓展。提高会计信息的综合程度，增强会计信息的内部效用和使用价值，为决策分析提供支持信息，强化宏观财务管理。
(七)财务内部控制与财务监管一体化
建立预算、收支、政府采购、资产、合同、建设项目全方位全流程业务处理体系，采用预算控制、会计控制、资产控制、单据控制、信息内部公开等控制方法，全面提升单位财务风险防控能力。
一、主要功能
·预算管理：全面预算管理系统;
·基础核算：账务处理系统、电子报表系统、工资管理系统和出纳管理系统;财产物资：资产管理系统、物资管理系统;
·财务监管：集中监督与分析-预算执行分析系统、集中监督与分析-分级预警系统、集中监督与分析-集中财务查询与分
析系统;
·决策分析：领导决策支持系统;
·信息门户：综合信息管理系统;
·其他模块：会计平台、档案管理系统、票据管理系统、合同管理系统、网上报销系统。
二、新特点
(一)新旧会计核算体系的自动衔接
·预制或调整新的会计科目及相关报表模板
系统已预制新的事业单位会计科目核算体系、新增财政补助收入支出表、调整资产负债表及收入支出表等事项。
·新旧科目关系对照及科目余额的自动结转
系统内置新旧科目对接关系表，提供科目余额自动结转升级工具，快速实现新旧科目的余额结转调整。
·报表公式调整和报表自动生成
根据新的会计科目调整各报表项目的取数公式，自动生成资产负债及相关的报表。
(二)基建并账自动化
提供基建并账转化工具，实现基建账相关数据并入事业单位会计“大账”工作的自动化及常态化。事业单位可随时进行基建账并入，解决基建账游离“大账”的现实问题，满足财政改革及事业单位提升财务管理水平的需求。
(三)财务核算功能精细化
提供凭证、预算、科目、预警、审批权限的开关参数设置，功能设计丰富灵活，满足不同角度不同应用的个性化管理
需求。
提供会计科目与部门、项目、功能科目、经济科目、资金来源、往来等辅助核算项目的多项交叉核算，细化了辅助核算功能;设置固定核算项目默认值，并使其与固定核算项类别关联，减少凭证编制输入工作量，能够有效的避免人为错误，提高工作效率。
(四)资产管理与价值管理相结合
资产购置受预算管理的控制，固定资产是否计提折旧设置可选项按钮，资产计提折旧后自动生成相应会计凭证，实现预算和财务的双重管理，有效的贯彻了“价值管理与实物管理”的资产管理思想。
(五)财政与财务管理一体化
用友GRP-U8财务软件产品构架图在事业单位新的会计科目体系中，新增与财政改革相关联的.科目体系，加强财政资金核算管理。
(六)预算核算决算一体化
将预算、核算、决算三个环节作为一个有机的整体，实现从预算编制、财务核算、预算执行控制、预算调整与预算分析、预算考核评估到最后出具决算报告的整体应用流程，构建一个预算编制常态化、预算执行秩序化、预算核算一体化、预算全过程可监控、预算体系说得清的管理应用体系。
由“记账、算账”的“核算型会计”向“事前预测、事中监督、事后分析”的“管理与经营型会计”转变，建立“事前、事中、事后一体化”的预算执行动态监控机制。积极发挥财务的参谋、助手作用，使财务管理向“决策型、控制型”拓展。提高会计信息的综合程度，增强会计信息的内部效用和使用价值，为决策分析提供支持信息，强化宏观财务管理。
(七)财务内部控制与财务监管一体化
建立预算、收支、政府采购、资产、合同、建设项目全方位全流程业务处理体系，采用预算控制、会计控制、资产控制、单据控制、信息内部公开等控制方法，全面提升单位财务风险防控能力。
