试论电子档案管理系统操作
随着计算机技术及其互联网的普及，档案管理出现了新的发展机遇，电子档案管理系统也成为了公共部门电子政务的一个重要组成部分。
1档案查阅者的实践操作
1.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
1.2档案申请归档。
点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。
1.2.1归档申请。
点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。
1.2.2查看申请记录。
点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。
1.3档案申请查询
1.3.1申请查询。
点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。
1.3.2申请记
录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。
2档案管理员和领导者(主管)的实践操作
2.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
2.2档案申请归档。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。
2.2.1审核归档。
点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。
2.2.2申请记录查看。
点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。
2.3档案申请查询。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。
2.3.1审核查询。
点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的.申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。
2.3.2申请记录查看。
具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。
2.4档案申请销毁。
该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。
2.4.1销毁申请。
选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。
2.4.2申请记录查看。
点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。
3系统管理员的实践操作
首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。
3.1档案信息管理。
此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。
3.1.1查看。
点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。
3.1.2查询。
点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。
3.1.3删除：
管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。
3.2档案申请归档记录管理。
此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。
3.2.1查看档案申请归档记录。
点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。
3.2.2删除档案申请归档记录。
选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。
3.3基础信息维护。
此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。
3.3.1文件类型管理。
点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。
3.3.2档案文件等级管理。
点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。
参考文献
[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津：天津大学,2012.
[2]张鲁宁.档案管理系统的设计与实现[D].长春：吉林大学，2010.电子档案管理系统的基本操作韩黎明
随着信息技术及网络技术的发展，学校内部的各个角色，都对文档管理有着自己的实际需求。学生、教师、教务都希望电子文档的管理能够结合更新的技术，实现易用性的改善，带来更好的教学质量，方便校园生活。云创智企公司的网盘，让很多人青睐。学校档案管理系统软件网盘可以满足什么需求?
教师需求：
1、 希望能够实现教学办公文件网络存储，能够在教室、办公室、家庭、外出会议室等场所，都能够方便查找自己的教学文件、科研资料。
2、 希望能够实现个人电脑中的数据与网盘进行同步，在办公室对文件的修改，回到家中，或者在其他地点都可直接打开最新版本，不需要随身携带U盘拷贝最新版本。
3、 科研数据的安全性需要得到保障，避免因为个人电脑问题，导致重要资料丢失。
4、 科研项目协作过程中，需要共享和协作编辑文件，需要将项目文件统一存储，文件夹按照项目人员授权访问。云企网盘解决很多问题。
5、 在教学过程中，希望快速的分发电子资料给学生使用。
6、 在教学过程中，希望快速的收集整理学生提交的作业及论文。
学生需求：
1、 希望有软件使用，替代U盘工具，云企网盘能够方便的上传下载资料。
2、 希望能够建立起内部的文件共享系统，同学之间可以分享学习或者生活相关的资料。
3、 社团活动产生了大量的图文或影视资料，需要存储并且能够传递给学弟学妹。
4、 学习资料能够与教师互动，快速完成作业或者论文。
5、 希望能够有针对知识文档的社交化平台，能够展现自我。
教务管理需求：
1、 希望有教务文件的统一发布平台，可让师生下载各种规章制度，并将更新推送至师生手机中，及时了解查看。
2、 通过网盘平台，及时发布学校图文动态，让学生及时了解校园活动，了解学校重大事项。
3、 云企网盘可以通过文件使用的用户行为分析，更好的为师生提供服务。
4、 希望有统一的文件管控平台，可以及时管控，对校园内流传的违规文件及时查处删除。
教育信息化不仅带来了教学方式的改革，还带来了教学管理新模式，培训学校纷纷使用学校管理系统来对学校进行信息化管理。那么什么是学校管理系统？学校管理系统有什么作用？有哪些功能呢？
什么是学校管理系统
学校管理系统是一个集信息技术、经济管理理论、统计学、运筹学、管理学、数据库等技术为一体的综合性系统，是一个集中信息管理（学生、教师等）、经济管理（考勤、费用等）、统计管理（总结等）等密集型的一个项目。学校管理系统主要以手机端或者电脑端模式，对学校管理信息进行全面管理的系统。
学校管理系统作用
1、学校管理系统能准确、及时地反映学校各项工作的当前状态，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助学校各职能部门。
2、学校管理系统具有强大的数据处理功能，能大大提高学校管理人员的工作效率，减轻劳动强度；
3、学校管理系统应当采用管理数学模型，将仿真、优化结合起来，为学校管理者的管理行为提供有效信息。
学校管理系统功能
根据学校管理各职能部门的性质及任务，可将学校管理系统划分为教学管理、学生管理、教务管理、财务管理、招生运营管理，排课管理，家校服务等。
教学管理
教学管理系统通常包括学生编班、课程表编排与教学档案管理等子系统。系统要注意学生编班是按照课程、班别性质等情况分析处理，并按照某些给定的原则把新生分配到各个班级。
学生管理
实现了学生档案管理、支持学生续报，转班，上课时间等状态管理等。
导语：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
一、深化档案管理意识
现阶段，我国许多高职学校对档案不够重视，认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据，它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的，因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性，深化档案管理意识的具体工作如下。
1.学校要组织全员培训，定期或不定期学习学校档案相关知识，强化全体教职员工档案意识，理解档案对其作用，如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动;基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中;
科研档案与科研活动有关(包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等)，另外，学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面，这些对个人和学校的发展有着重要的价值，是高职学校持续发展的基础。
2.学校领导要站在科学发展观的思想高度，在档案管理中起带头作用，做到以身示范，做到对学校各个方面的档案材料进行信息化、网络化，真正把档案管理工作纳入学校工作的重要议事日程、学校总体规划以及管理制度之中，并且要经常在会议活动中广为宣传《档案法》，才能有助于形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
二、培养高素质档案管理人才队伍
学校档案工作是一项基础性管理工作，虽是“配角工作”，却至关重要，档案管理人员素质高低关乎档案管理工作的质量。只有进一步提高学校专兼职档案人员的素质，才能为高职学校做好档案管理工作提供人才保障。
优秀的档案工作人员虽是“为他人作嫁衣”，但必须具备良好的政治素质、业务素质、知识素质，这三种素质缺一不可。
1.政治素质，即档案工作人员要用科学发展观指导自己的工作，做到爱岗敬业、忠于职守、实事求是。
2.业务素质，这是档案工作人员做好档案管理工作的关键。档案管理人员要精通计算机网络技术、多媒体技术以及具备信息处理和分析能力，才能更好地适应知识化、信息化迅速发展下档案信息繁多的新形势。
3.知识素质。档案工作实质上是专业性、服务性很强的工作，因此档案人员还要掌握相应的科学文化知识，以适应档案工作发展与需要。
为了培养高素质档案管理人才队伍，一方面，学校必须要强化档案管理人员的在职教育、继续教育，制定相应的培训计划。另一方面，学校要完善人才选拔、聘用工作，选用那些对档案专业知识熟悉和专业技能过硬的人员，做到专职专用，使“死档案”变成有生命力的“活档案”，最终促进学校档案工作不断向前发展。
三、构建档案管理制度和信息系统
在计算机现代化日益普及的今天，为了科学管理档案，还需要建立相关制度和信息系统，这是档案工作逐步实现规范化、科学化、智能化管理的有力措施和保证。
1.规范档案管理工作制度，建立健全档案工作管理体制
例如，有的学校制定了《档案人员工作职责》《档案保密制度》《档案室收集制度》《档案室安全消防制度》《全宗档案分类大纲》等一系列与档案工作相关的'各项制度，使学校的档案工作有章可循。再如，为了促使各科室人员重视档案工作，有的学校将档案工作做得优秀与否纳入年终评优选先的依据，通过这一制度，有效促使学校各科室人员认真研究、落实档案工作。
2.构建档案管理信息系统，这是快速开发教学档案信息资源的有效途径
现如今，学校档案的载体由纸质档案为主逐渐转变为磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，已经发生了巨大的变化。并且，随着高职学校的扩招，档案种类多、时间跨度大、形式多样，一定程度上为档案管理工作带来难度和新的挑战，因此，学校要尽快构建档案管理信息系统，使档案管理朝着信息化的方向发展，为档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的技术保证，最终有助于学校档案管理水平的整体提升。
四、挖掘学校档案的服务潜能，保障资源利用
学校档案好比一座资源库，其管理的初衷和归宿就是更好地为学校服务。目前，许多高职学校档案工作者还存在“重管轻用”的观念，缺乏“服务第一”的意识，因此，只有挖掘学校档案的服务潜能，积极探索档案资源开发和利用的新思路、新方法，才能保障档案这种信息产品得到真正发挥作用。
为了充分发挥档案的服务作用，档案管理人员要对档案资源进行深层开发，更好地将档案信息传递校领导、各处室及教研室教师等，可通过完善检索工具、开通校园网站等多个途径和角度，方便教职工对所需档案资料的查寻，由此丰富了服务手段，真正体现档案工作的价值，更好地为教育、教学服务。
另外，档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息，并对这些信息进行有针对性的整理，使其形成实用性和权威性较强的教学档案信息，更好地提供给学校领导和有关部门，也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。
综上所述，档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分，起着承前启后的作用。高职学校可以采取深化档案管理意识、培养高素质档案管理人才队伍、构建档案管理制度和信息系统以及挖掘学校档案的服务潜能等具体措施，做好档案管理这项系统工程。
