什么是OA办公管理系统？企业员工需要了解OA系统的这些特征。
OA是什么？
什么是OA办公系统？OA办公系统是指利用计算机网络技术帮助企业实现方便，高效，自动化协同办公效率的办公自动化系统。传统的办公方法需要大量的人力和物力资源，并且需要花费大量时间来处理轻微和重复的任务，这导致效率低下并且不能更好地专注于工作。 OA系统的自动化已成为社会发展的主要趋势。如果是这样，OA系统的具体功能是什么？各个公司会更喜欢吗？
什么是OA
OA系统应具备哪些功能？
1.建立内部沟通平台通知，公告，工作报告，工作日志，工作计划，即时消息和其他内部通信功能。这使公司员工能够快速沟通和沟通，帮助他们第一次实现协作目标。2.辅助办公室私人办公室，会议管理，办公用品管理，特殊管理，车队管理等各种辅助办公室与日常办公工作相结合。 OA办公系统使这些二级办公室自动化。
OA是什么意思
信息披露和文件管理自动化
4.建立信息发布平台在组织内部建立有效的信息传播和交换场所，可以广泛传播给公司内部的员工，如电子公告板，电子论坛，电子出版物，内部规章制度，公告，技术交流等。员工可以了解公司的动态。5.自动化文档管理您可以创建各种文档，文件，知识，信息等，并且可以根据您的权限进行存储，共享和使用，并且可以轻松找到它们。自动文档管理允许您将各种文档数字化，文档以云盘和电子文件柜的形式保留，并根据您的许可使用和共享。
各类重要资质证书、合同、产品技术文件、人员信息都是组织重要的档案材料，如果全靠人工一一收集整理和维护，不仅耗费精力、人力成本高，会不会遗漏还不能确定。
OA系统电子化的档案管理是以“权限+文档”两大功能板块为基础，帮助组织统一“纸质档案”与“电子档案”，用一套系统高效管理档案存储、借阅、归还和查询4大环节。
灵活适应各类组织档案管理需求：包括各大企事业单位、政府机关等，建模灵活落实具体管理制度。
“电子档案+纸质档案”相结合：在很长一段时间里，企业依然习惯使用纸质档案，两者相结合的方式更符合企业需求。
4月30日，国务院令明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
未来，随着电子档案法律效力被肯定，电子签章助力业务实现全程电子化管理，OA可以帮助组织打造一个真正无纸化的电子档案管理闭环，以电子档案代替纸质档案，全面优化档案管理成本。
企业档案真实地记录了企业生产、技术、科研和经营等活动，是企业的无形资产和宝贵的信息资源。OA系统通过电子化管理，实现档案收集、借阅更加便捷，减少手工化操作，实现档案借阅共享，简化借阅手续。
OA系统档案管理方案
1、档案分类编号，有序管理
对于大型企业来说，公司的各类纸质档案数量大，种类多，涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等，进行及时归档和科学的整理十分必要。
1）档案归档：档案员按各部门提交的档案标准，收集有效纸质档案和电子档案，档案相关信息可通过excel批量导入OA系统中，同时，在OA系统中形成的重要文档，也将自动归入档案管理中进行管理，不需要进行重复的筛选和录入。
2）档案分类清晰：根据企业的档案分类要求，编制分类目录，将档案归入所属的目录，并且维护相应类别编号；通过表单建模搭建档案类别，树状显示，更加直观，方便维护人员进行类别维护。
3）档案编号生成：OA通过字段属性自动生成档案编号，按照档案的大类+小类+流水来进行编号，实现了每份档案有归属，查阅简单方便，易于管理。
4）档案盒管理：根据档案分类，建立电子档案盒，将相同类别的档案文件放在一个“盒子”里，档案员可以增加盒类目，生成档案盒序号、公司名、档案盒题名、柜号、备注、录入人、录入时间等信息，档案盒的背脊信息同时产生，可打印卷内目录、档案背脊，方便查询，实现档案的线上与线下管理统一。
5）建立档案信息库：OA系统根据档案基础信息建立档案信息库。通过建模搭建了档案类别，将档案通过档案状态分组展示；为了能够对档案的总体情况进行把控，管理员可以在档案信息库中定期导出收集档案文件的汇总数据，月/年的收集情况和档案销毁情况。
6）档案有效期管理：为了保证公司各种资格证书和证照信息能够及时地在失效前销毁或者更新，OA系统设置了到期提醒管理。档案存放到期，系统自动提示档案管理员，不需要一个个去查是否到期，不容易遗漏且效率高。
2、档案借阅管理流程化
1）档案查询：实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。管理员可以查阅具体的档案借阅明细。
2）档案借阅申请：借阅人在填写借阅单时，自动过滤了已销毁、已借出的档案，只能选择未借出的档案，在档案借阅单上需要填写借阅日期和预计归还日期，便于追踪。
3）档案的状态追踪：档案的状态根据流程的流转而自动变化，不需要人为进行修改。申请人提交后回写相应信息状态改为出借中，档案管理员执行操作后状态改为已借出，档案管理员归还确认后状态改为未借出。在已借出的状态下，如果借阅人需要进行延期续借，可通过之前的借阅流程中选择需要续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。
4）档案借阅提醒：OA系统通过打造表单建模提醒功能，实现借阅超期系统自动提醒借阅人。档案管理员可自定义到期日期和到期前提醒天数。借阅人在预计归还日期两天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借阅电子档案，则OA系统将自动控制当前借阅人的可查阅时间，预计归还日期结束后将自动收回文档查阅权限。
5）档案安全保护：为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，保证公司信息泄露可进行追究。
6）档案借阅记录：根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台账。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。管理层可以分享OA系统中借阅记录台账的数据，根据借阅各类资料的次数、共享价值，更新或销毁信息，提高档案的利用率，避免无效档案占用资源。
随着各行各业办公自动化系统的广泛应用，日常办公、业务中组织产生了大量的电子文件，这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。
近年来国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，已出台若干规章制度和规范性文件。
泛微OA以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则，以OA系统为基础，以电子化流程为脉络，同时与其他专业档案管理系统集成，为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。
泛微OA电子档案管理特色功能
一、电子档案采集
国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对企业文件材料归档范围和档案保管期限做了相关规定。
对于内部电子文件，系统中包括所有收文、发文、签报、会议纪要等流程内容都可作为电子档案数据来源，真实发生，快速采集。
通过新建档案流程，填写档案有关的关键信息：档案号、编号二维码、盒号、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等，在线生成档案的规范模板。
同时，泛微可以与档案系统无缝集成，各类公文、人员、产品等信息，会随着OA流程的审批变动，根据信息类型自动同步到档案系统，建立电子档案库。
对于外部纸质档案，泛微可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成，将纸质档案转化为电子档案，方便档案管理员录入。
用户通过使用高拍仪进行档案的拍照，填完档案表单信息后，扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。
二、电子档案编码
1、自动编号
对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。泛微的OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。
泛微OA系统通过详细登记档案信息，包含档案名称、档案编号、档案有效期、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案所在档案室列号、层号、盒码、盒号、电子档等信息。
管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在一个管理员几天就能完成。
此外，需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。
2、档案信息“条码化”
每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。
三、电子档案安全借阅
实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。
《电子档案管理系统基本功能规定》中要求落实责任部门和责任人，确立统一的管理机制，明确电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录。
泛微采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段，保障电子档案安全。
在OA系统内，针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。
无权限的档案，可进行临时授权申请，申请审批通过后，具有短期的查阅权限，授权期结束后，权限自动取消。
全程无纸化操作，更节省时间。
同时，为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追究。
四、电子档案移交和销毁对于到期档案，泛微通过档案报废申请流程，审批归档后档案状态更改为档案报废状态，销毁的档案不再参与借阅业务。
五、电子档案相关数据统计
根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。
借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。
可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。
管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。
目前，国务院令已明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。泛微将借力电子签章系统，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。
纸质档案管理的繁重正在为众多企业带来困扰，组织中海量的档案资料，管理过程随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，管理起来工作量不小。
OA系统以“权限+文档”两大功能板块为基础，帮助组织统一“纸质档案”与“电子档案”，用一套系统高效管理档案存储、借阅、归还和查询4大环节。
（档案管理系统基本功能展示）
1、“存”不费时
借助OA的电子表单就能把组织的所有纸质档案录入系统，形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库，让管理人员在OA系统就能高效管理档案。
1）档案分类、分组，目录清晰：将档案进行分类是高效整理的第一步，OA可以借助知识文档目录的方法，按照组织档案实际内容，进行分类管理，无论是合同类、产品类、人事类还是经营管理类，每样档案都能快速锁定。
2）档案快速编号，查、存方便：对档案进行编号更有利于文档的归档和查找，OA系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号，管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类。
3）档案信息“条码化”：每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。为了方便和纸质档案对应，客户可以直接在系统批量生成二维码或者条形码，打印后黏贴在对应的纸质档案上，扫一扫就能了解基本信息。
2、“借”不求人
电子化的借阅管理过程更加规范，不仅使用必须经审批，整个借阅过程都有严格监控，借多久、还没还一目了然。
1）纸质档案借、还流程化：档案室的每份纸质档案无论借还是还，必须从经过OA的电子流程审批，谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息，都会一一记入系统，随时核查。同时还可以通过电子表单根据关键字筛选文件，实现一键“批量借阅”几十份文件资料。
2）电子档案查阅智能收回：如果没有使用纸质档案的必要，还可以直接在系统上借阅电子档案。只要登记好借阅的材料和归还时间，系统会通过“查阅权限”的控制为借阅者下发阅读权限，到期自动收回，全程无纸化操作，更节省时间。
3）机密档案“扫码”借阅：对于一些保密级别较高的档案，OA将此类文件的借阅需求和一般档案借阅区分开，必须在档案室扫描二维码才能发起借阅，确保文件信息不随意泄漏，借阅更灵活。
3、“还”不超期
OA全程电子化的流程管控，可以智能掌控档案的整个借阅过程。
1）智能标注到期档案：每份被借出去的档案，管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况，即将到期或已经超期的文件，会直接通过色块标记出来。
2）紧急提醒防止超期：到期未还的情况一出现，系统会通过短信、流程或者微信消息代替管理人员智能提醒借阅人。
4、“查”不用等
借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。
可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。
OA档案管理方案将电子档案和纸质档案相结合的方式更符合企业需求。
