如何进行合同档案管理
合同的相应负责人应了解正常的合同程序，规范合同的形式，必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门，从合同的特点可以清楚地知道，合同必须有全面的关联材料，不可随意拟定，应该按照标准的合同规范走，这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳，确保合同的完整性。公司要制定相关的规定，每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。
企业正常的档案管理，是将其分散到档案管理的两大类型当中，因此我们应该进行改革与创新，根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理，其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类，建立单独的归档处理，打破以往过于分散的合同归档，也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理，这样档案就清楚明确了。
各个部门的相关负责人对合同必须重视起来，建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度，认知到合同是公司企业发展关键，也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划，可以对合同进行统一的编号处理，每一份合同都有自己唯一的标号，方便查找与保管。
可以看看红海云的员工数字档案和电子合同在线签署：
员工数字档案
规范员工职业资格证、特殊作业证、健康证等各类资质证照管理，支持在线借用流程，留存完整的借出和归还记录，监控证书使用情况，让人力资源部门能够实时掌握员工证书状态；
员工人事档案、干部档案全面电子化管理，涵盖档案的采集、处理、审核、存储、借阅、检索、统计等7大环节的数字化管理过程，解决员工档案管理难、检索效率低的问题。
电子合同在线签署
合同协议在线签署，帮助企业提高签署时效性，从合同起草、签订、存储到证据保全，均可一站式线上完成；
平台预置丰富的合同、协议模板，同时支持模板自定义，word格式合同一键上传复用；
合同签署设置多重安全防护，从登陆安全、身份识别、敏感信息加密、平台安全等方面全方位保障合同安全合规有效。
目前由于合同管理本身涉及程序多、企业类型庞大等原因，在实际执行中会面临以下问题：信息不顺畅、整理效率低、流程执行慢、管理工作大、法律风险高、事后查询难。
泛微OA系统针对企业合同管理的困境直击要害，构建了以合同管理为主线的“全生命周期的合同管理体系”，合同信息完整记录，让审批有据可循，通过融入电子签名的电子化签署，合同台账及后续的合同履行，实现从签订前、签订中，签订后的全程电子化合同管理。
并通过贯通业务财务数据，实现合同履行过程中对收付款要素的控制，提供对于合同拟制和合同履行全过程风险预警，真正实现全生命周期的合同管理。
为了让更多组织实现真正“无纸化”办公，OA系统为组织提供了具有法律效力的电子合同全生命周期管理：从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行。
全程电子化合同管理系统基本结构
OA系统的合同管理，除了实现合同签订全程电子化之外，还加入了合同风险实时预警功能，通过自定义风险规则，能够自动识别合同审批以及执行过程中存在的相应风险点，并实时预警与提醒。
并且可以将合同信息电子化，形成“合同电子档案”，管理查询更方便；在合同履行过程中，通过与业务、财务系统进行对接，实现合同相关的应收应付、订单信息、项目信息等数据协同，两分钟就能了解业务情况；也可为不同的用户提供可视化、自定义的合同数据分析，并且可以同异构系统对接，形成多元化报表。
最重要的是可以在移动端实现从合同的审批、用印到合同履约的全过程移动化。一条合同从起草、审核到盖章用手机几分钟就能完成，提高了合同的响应效率。
手机端灵活操作
合同由合同主体、合同标的、合同双方的权利与义务、合同的价款、合同的争议解决办法等文件内容构成。
1、当事人的名称或者姓名和住所
如果当事人是自然人，其住所就是其户籍所在地的居住地；自然人的经常居住地与住所不一致的，其经常居住地视为住所。如果当事人是法人，其住所是其主要办事机构所在地。如果法人有两个以上的办事机构，即应区分何者为主要办事机构，主要办事机构之外的办事机构为次要办事机构，而以该主要办事机构所在地为法人的住所。
2、标的
标的是合同权利义务所指向的对象，标的是一切合同必须具备的主要条款。合同中应清楚地写明标的的名称，以使其特定化。特别是作为标的的同一种物品会因产地的差异和质量的不同而存在差别时，更是需要详细说明标的的具体情况。例如，白棉布有原色布与漂白布之分，因此如果购买白棉布，就必须说明是购买原色布，还是漂白布。
3、数量
合同双方当事人应选择共同接受的计量单位和计量方法，并允许规定合理的磅差和尾差。
4、质量
标的的质量主要包括5个方面：第一，标的物的物理和化学成份；第二，标的物的规格，通常是用度、量、衡来确定的质量特性；第三，标的物性能，如强度、硬度、弹性、抗腐蚀性、耐水性、耐热性、传导性和牢固性等；第四，标的物的款式，例如标的物的色泽、图案、式样等；第五，标的物的感觉要素，例如标的物的味道、新鲜度等。
5、价款或者报酬
价款是购买标的物所应支付的代价，报酬是获得服务应当支付的代价，这两项作为合同的主要条款应予以明确规定。在大宗买卖或对外贸易中，合同价款还应对运费、保险费、装卸费、保管费和报关费作出规定。
6、履行期限、地点和方式
当事人可以就履行期限是即时履行、定时履行、分期履行作出规定。当事人应对履行地点是在出卖人所在地，还是买受人所在地；以及履行方式是一次交付，还是分批交付，是空运、水运还是陆运应作出明确规定。
7、违约责任
当事人可以在合同中约定违约致损的赔偿方法以及赔偿范围等。
8、解决争议的方法
当事人可以约定在双方协商不成的情况下，是仲裁解决、还是诉讼解决买卖纠纷。当事人还可以约定解决纠纷的仲裁机构或诉讼法院。
合同管理的主要内容
1、 合同签订管理
（1）签订合同的前期调查。
（2）合同谈判和合同签署。
2、 合同履行管理
（1）合同执行。
（2）合同纠纷处理。
3、 合同变更管理
合同变更的处理由合同变更控制系统来完成。合同变更控制系统包括文书记录工作、跟踪系统、争端解决程序和授权变更所需的批准级别。合同变更控制系统是项目整体管理控制变更的一部分。任何合同的变更都是以一定的法律事实为依据来改变合同内容的法律行为。
合同变更在某种意义上，还应该包括合同的转让和解除，这要视合同实际执行情况而定。这两种变更需要合同双方当事人协商一致，才可以协议执行。如有重大争议，可以通过法律或仲裁手段解决。
4、 合同档案管理
合同档案的管理，亦即合同文件管理，是整个合同管理的基础。它作为信息系统项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自劝化工具。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。合同文本是合同内容的载体。
合同有效性的构成要件有哪些
（1）合同当事人具有相应的的民事权利能力和民事行为能力
合同当事人必须具有相应的民事权利能力和民的事行为能力以及缔约能力，才能成为合格的合同主体。若主体不合格，合同不能产生法律效力。
（2）合同当事人意思表示真实
当事人意思表示真的实，是指行为的人的意思表示应当真实反映其内心的意思。合同成立后，当事人的意思表示的是否真实往往难以从其外部判断，法律对此一般不主动干预。缺乏意思表示真实这一要件即意思表示不真实，并不绝对导致合同一律无效。
（3）合同不违反法律或者社会公共利益
合同不违反法律和社会公共利益的，主要包括两层含义：一是合同的内容合法，即合同条款中约定的权利、义务及其指向的对象即标的等，应符合法律的规定和社会的公共利益的要求。二是合同的目的合法，即当事人缔约的原因合法，并且是直接的内心原的因合法，不存在以合法的方的式达到非法目的等规避法律的事实。
（4）具备法律、行政法规规定的合同生效必须具备的形式要件
所谓形式要件，是指法律、行政法规对合同形式上的要求的，形式要件通常不是合同生效的要件，但如果法律、行政法规规的定将其作为合同生效的的条件时，便成为合同生效的要的件之一，不具备这些形式要件，合同不能生效。当然的法律另有规定的除外。
法律依据：
《中华人民共和国民法典》
第四百七十条 合同的内容由当事人约定，一般包括下列条款：
（一）当事人的姓名或者名称和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。
当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
