导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。
一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。
要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。
一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;
二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。
档案管理标准化包括：
档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。
因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：
首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。
其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。
再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。
干部人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好干部人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事干部工作服务。而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着干部人事档案的质量。因此，做好收集与整理工作是干部人事档案工作中的重中之重。
一、档案材料的收集是做好干部人事档案工作之关键
1.主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为己有，不及时移交管档部门。因此，作为管档部门要随时了解干部人事档案材料产生的信息，应主动深入材料形成部门收集归档，不能被动等待，避免材料形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.建立部门人员网络联系图，重点收集。管档人员建立部门人员网络联系图，各部门设立一名联络员，再根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料。如：三类考核材料，四类学籍材料、职称评聘材料、培训材料，五类政审材料，六类加入党团组织材料，九类工资材料、干部任免材料、调动录用材料、聘用合同书及退休审批表等重要材料，及时与联络员联系，尽快收集归档，以防止散落在部门或个人手中，从而影响档案的完整性。
3.追踪收集与经常收集。档案管理人员要经常关注个人基本信息，随时掌握所有人员的变化情况，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：学历深造、参加各类培训所掌握的技能、出国等相关信息，广泛收集材料。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，发现缺漏的材料，要及时与相关人员或单位取得联系，尽快把所缺材料补齐入档，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。
二、档案材料的整理是干部人事档案工作之基础
1.材料鉴定。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，尽量避免长时间摆放或先归档不及时完善手续，导致材料形成不归范。对不属于归档范围的材料及时转送或按有关规定进行销毁。对弄虚作假者坚决反对，以确保档案的真实性。
2.技术加工，分类准确，编排有序。对折皱、破损的材料进行裱糊，对过长或过宽的材料，在不影响或损害档案材料文字内容和保持档案历史原貌的前提下，对其进行裁剪。裁剪时注意上下左右，避免裁到内容，如内容太多会被裁到可对档案材料进行折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其它材料相等。装订整齐，高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关，通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、方便利用。
3.及时、准确做好目录，录入计算机。对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。
三、档案从业者的职业素质是干部人事档案工作之必须
1.人事档案工作具有很强的政策性。干部人事档案工作目标考核中明确指出：档案管理干部必须是中共党员。这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，用科学发展观来指引自己的工作，起好党员模范先锋带头作用，永葆共产党员先进性。
2.人事档案工作具有很强的专业性。干部人事档案工作目标考核中要求：档案人员具有中专（高中）以上学历，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。档案人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要完成好这些工作，都需要我们的档案人员有较好的协调与沟通能力，并且具有极强的工作责任意识，把当前档案工作局面变被动为主动，保证工作顺利开展。档案人员还必须具备一定的计算机操作能力，掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中。
3.人事档案工作具有保密性、服务性。档案人员要忠于职守，一丝不苟，乐于奉献。要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，做到不该说的坚决不说。要不断思考、勇于创新，结合本单位实际情况积极探索出适合现代化的档案管理措施，以便更好地为人事干部工作服务。
企业档案管理信息化建设研究
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。
摘要： 档案管理是在企业经营发展过程中对各项业务活动的记载，其中涵盖大量的珍贵资料，能够清晰的反应出企业的发展过程。通过对档案信息资源的开发利用，能够对企业的发展状态做出清晰的预测，从而为企业制定经营决策提供有利的依据。在信息技术快速发展的时代背景下，企业档案管理应该及时创新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高档案管理水平，进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
关键词： 档案管理;信息化;建设途径
在社会快速发展的形势下，信息技术已经广泛的应用于各个领域中，为了适应时代的发展需求，档案管理应该逐步实现信息化建设，以更好的为企业的发展提供服务。档案管理信息化建设，是在企业档案管理工作中充分利用现代信息技术，工作流程更加顺畅、信息存储更加方便、信息传输更加快捷，同时更有利于档案信息资源的开发和利用。通过档案管理信息化建设，能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析，并且对企业的未来发展方向做出科学的预测，对于企业制定经营决策具有重要的意义。
1企业档案管理信息化建设的现状
档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革，所以在前期开展的过程中会面临很多的困难，需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的，而在实行信息化建设之后，所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施，所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度，有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高，但是对于档案管理信息化建设中使用的`操作软件不够熟练，所以还需要一个适应的过程，在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同，所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段，各方面的体系建设还不够完善，所开发的软件系统比较单一，而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件，所以在实际应用的过程中，无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全，档案管理信息化建设的覆盖范围较小，没有在企业内部形成完成的网络体系，所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度，阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的，所以需要不断的努力，克服各种困难，推进档案管理信息化建设工作的高效开展。
2企业档案管理信息化建设的途径
2.1加强对档案管理信息化建设的重视
企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用，所以必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对企业核心信息资源档案的收集与管理;加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动;注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。
2.3加快档案信息化标准规范的制定
标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。所有档案信息文件的收集和传递都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4加强信息化人才培养
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成，所以为了促进档案管理信息化建设的顺利开展，应该加强对工作人员专业水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。所以要对档案管理人员定期开展培训，转变其思想意识，认识到档案信息化建设的重要性，从而积极的投入到专业知识和软件操作的学习中来。档案管理人员要熟练掌握档案信息化运作过程中的每个环节，在完成档案管理的基本工作后，能够投入一定的时间进行档案信息资源的开发和利用，从而进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
3结束语
企业档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的重要途径。在档案管理信息化建设的过程中，还面临诸多的困难，需要不断的改进和完善。为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，需要得到企业管理层的高度重视，加强对档案管理人员在专业知识和信息化软件操作方面的培训，配置齐全的硬件设施，根据企业实际发展状况，选择适宜的操作软件和应用系统，制定完善的规章管理制度，为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定坚实的基础。
参考文献:
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