（一）核心是对干部实行建库管理
一是要建立健全干部管理权限范围内的领导干部的信息库。我市已经建立起了包括干部的基本信息、简历、职务级别、学历、学位、工资变动、奖惩、配偶等10个信息集，档案扫描件信息集正在采集，今年为省委采集市级领导声像信息后，市委组织部可以借鉴省委组织部的做法逐步建立起四平市县级领导干部的声像信息集。涉及到领导干部的这些信息集全部建立完成后，基本上可以满足干部工作需要。各县（市）区在建立领导干部信息库时，考虑到工作量特别大，可以首先采集可以满足一般需要的几个主要信息集，相对次要的可以分批建立。
二是建立起所管干部档案人员信息库。我市各级组织部大多采取档案的集中管理，四平、公主岭、双辽、梨树所管档案都超过10000卷，要建立这么庞大的人员信息库，其难度可想而知。所以建立这个信息库时，对干部个人采集的信息不宜太大，否则在日后信息维护方面很可能出现顾此失彼的问题。是建立起管理权限范围内的，还是干部档案管理范围内的干部信息库，各级组织部要量力而行，根据我部的实际，可以考虑建立四平市的公务员队伍信息库。
三是要建立起后备干部、企业经营管理者队伍、知识分子信息库。这几个库同样对于提高组织部工作档次有直接益处，它的建立相对来说工作量要小得多，在建库时可与所管干部档案人员信息库同时建立，这样可以避免重复劳动，提高工作效率。
四是建立党员库。党员库的建立，有现成的经验可以借鉴，党内统计工作现在已经实行建库管理，这方面我市的基础比较好。
五是建立单位、组织信息库。这两个库是最容易建立的，在机构改革后要重点对各种编制、领导职数信息进行采集，这项工作主要是做好与各相关部门的协调。
这些工作虽然工作量非常大，但只要规划好，从目前各市各级组织部的人员特别是档案管理人员看，大部分是可以在近两三年内完成。
（二）关键是要理顺工作流程。这项工作涉及的部门很多，从市委组织部看，涉及到的就有干部调配、任免、工资审批、干部审查、出国审批、干部档案、干部教育、发展党员等环节。在建立起信息库的前提下，由于信息的来源非常广泛，信息的维护的工作量又很大，要做好信息的及时更新，就要求必须做好与人事、纪检等形成归档材料的部门的协调工作。
（三）基础是做好干部档案日常办公自动化。所有要建立的信息库，信息源基本上都来源于干部档案，可以说干部档案工作是整个信息化建设当中最重要的工作，那么，如何实现干部档案办公自动化？这里主要的工作是档案材料的收集归档、干部档案的提供利用这两项日常工作，今年我部与金鹰公司联合开发的《干部档案多界面管理系统》，正是基于这种考虑编制的，这套软件的功能可以满足我市各级组织部及各机关单位干部档案管理工作需要。所以，要做好这套软件的推广应用工作，同时也要重视软件的培训工作。
（四）前提是处理好保密与安全的关系。大量的涉密文电、档案如何应用计算机进行管理？
怎样通过网络进行存储、传递和有限共享？信息利用与安全保密之间的矛盾，是各单位都在设法解决的一个难题，也是提高机关办公自动化水平必须解决的关键问题。这就需要正确认识保密与各方面业务工作的辨证关系，既不能不重视保密工作，认为无密可保，或片面相信软、硬件产品自身的安全机制，又不能教条地看待保密工作，只要是涉密信息就锁好看牢，限制了信息的应用，这些都不是正确对待保密工作的观点。这就要求我们必须要建立起一整套的保密、系统安全、备份等制度。只有制度健全了，保密工作才能有章可循，有法可依，只有这样才能适应工作的需要。
（五）下一步是办公自动化。这方面我部的条件比较成熟，一是各科室都配备了电脑，二是使用电脑的水平可以完成正常的操作，三是部内已经建成了局域网，四是办公自动化软件有选择的余地。做好我部的办公自动化，主要是要充分发挥局域网的作用，实现信息共享。
档案数字化包括哪些方面的内容
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
中新社北京6月20日电，十三届全国人大常委会第十九次会议20日审议通过了修订后的档案法，自2021年1月1日起施行。新法强调推动档案开放与利用，将档案向社会开放的期限由三十年缩短为二十五年，并进一步要求加强档案信息化建设。
档案信息化建设就是将传统的档案管理转变为信息化管理。
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档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
如何提高基层单位人事档案管理水平
建立完善的档案管理体制
对于档案管理工作来说，它主要是建立在运行机制的基础之上的。从管理方面来剖析，进行档案管理工作应该根据我国相关的法律法规的规定进行，重视管理的宏观把握，加强档案管理的科学化管理，从而有效的提高工作效率。在此过程中，应该加强各个部门积极配合，将档案管理工作认真落实下去，同时，还要对档案管理工作进行探究，构建健全的管理机制，重视采用工作的责任制，将责任落实到每一个人头上，认真落实专人专岗制度，从而构建一个健全合理的审核制度。通过这样进行档案管理工作能够有效的调动工作人员的工作积极性，鼓舞工作人员的工作士气，从而使档案管理工作变得更加标准化和规范化，避免工作中出现玩忽职守的现象。除此之外，一些上级领导应该重视档案管理工作的重要性，加大对各个部门档案管理工作的管理和监督力度，提高工作审核的质量，从而使档案管理工作顺利的进行，构建一个科学化的管理机制。
加快档案管理信息化建设
所谓的信息化档案管理，就是利用比较现代化的信息技术将一些档案管理资料和信息进行统一化的管理、归类、处理和保存，是国家档案管理总局进行统一制定和规划的一种形式，通过档案管理工作能够实现资源的共享，从而为社会提供更加便捷和优质的信息服务，从而实现科学化的档案管理，实现现代化的档案管理。在档案管理过程中，通过信息化的管理不仅能够有效的提高工作效率，还能够有效的落实科学化的管理工作，使档案管理工作跟上时代的步伐，实现现代化的管理进程以满足现代化社会飞速发展的需要。同时，单位应该加大对档案管理工作的投资，不断增添新的硬件设施，从而拥有现代化多样化的档案载体。除此之外，在管理过程中应该构建一个完善的管理机制，构建一个信息关系网络，建设一个专门的档案管理室，逐渐建立电子档案，并利用现代化的电子通讯技术进行信息之间的交流和传递，从而在构建档案管理工作中进行科学化、自动化的管理。
促进档案管理标准化建设
在档案管理过程中，为了实现科学的档案管理工作，就应该将档案管理资料进行标准化的管理，改善档案管理和保存的环境和条件，加强档案管理设施的保养和维修。在此过程中，单位应该建立一个专门的档案保存室，并招聘专门的保管工作人员将这些档案资料进行妥善的保管，从而有效的提高管理的工作效率。所以，在档案管理中应该摆脱传统管理模式的束缚，改变过去陈旧的管理思想观念，不断提升档案的监督力度，同时，在监督过程中应该在第一时间将档案的开发与管理工作进行有针对性的审核，在保证正确进行档案管理工作的同时努力做到最好。除此之外，档案管理部门还应该相应的构建一个健全的档案评估机制，积极引用比较先进的档案管理硬件设施，采用现代化的管理模式，从而实现档案管理的科学化，保证今后档案管理工作的质量和水平。
提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作事实上属于一种持续性非常强的一项工作，这就要求管理工作人员具备较强的专业素质。随着社会的飞速发展，人才市场对人才的要求也越来越高，各个档案管理单位要求人才不仅要具备一般的档案管理基础知识，还应该使上岗人员具备现代化的管理能力，从而为现代化的科学化档案管理奠定基础。在进行科学化的档案管理的时候，就应该要求工作人员具备较强的工作能力和较高的素质，具备现代化的管理思想，这对于档案管理工作的未来发展意义深远。
