档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
陈贤
(广西壮族自治区第六地质队)
摘要 地质档案是记录地质信息资源的载体，伴随着信息技术及信息产业高速发展，传统的地质档案管理模式已经难以满足如今数字化和信息化对于地质档案的全新需求。笔者分析了推动地质档案信息化建设的必要性，针对当前地质档案信息化管理存在问题进行了科学的探讨并提出了解决这些问题的方法，指出推动地质档案信息化建设需要领导重视，加大经费投入，需要档案管理人员更新观念，提高素质和技能，加快数字化进展，确保地质档案信息安全，以实现地质档案管理信息化的社会效益和经济效益最大化。
关键词 地质档案 信息化 建设
在信息技术及信息产业高速发展的今天，加快地质档案工作融入信息社会的步伐，大力推动地质档案信息化建设，迅速、有效地为社会各行各业提供地质档案信息，充分发挥地质档案在矿产资源保障和地质技术服务中的作用，已是各地勘单位和广大地质档案工作者刻不容缓的重要任务。笔者结合广西壮族自治区第六地质队的工作实际，就推动地质档案信息化建设进行若干思考。
1 地质档案信息化建设的必要性
地质档案信息化建设，主要是指将现代信息技术及其设备，如计算机、光盘刻录机、照相机、扫描仪等运用到地质档案管理工作中，建立档案信息系统，能够更加方便、快捷、高效地完成对地质资料的接收、编目、著录、统计、检索等，使档案管理方法更具科学性，大大提高地质档案管理工作效率，提升整个单位的技术水平，实现地质档案信息资源的社会效益和经济效益最大化。
1.1 方便检查查询，提升工作效率
传统的纸质档案查找利用起来相当麻烦，首先档案管理者要翻账本从目录中找出档案，然后按照记录，到浩如烟海的档案库进行查找，这个过程中费时费力，并且不可避免地对档案造成损坏，而且同一份档案在同一时间只能由一个人借阅，无法满足多人的需要。在实现档案的信息化管理之后，利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现在计算机上即时查询，将所需档案检索出来，省略了手工操作的重复劳动，还能同时满足资源多人共享，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率，使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些地质档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。
1.2 改善档案管理，提高时效性
实现信息化的档案管理，档案管理人员可提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时提出档案信息中存在的问题并提出解决方案，让档案管理方式从档案的保管转变成档案的信息化服务、管理和采集，进而使档案资源能实现科学配置，从而为地质工作提供更及时、更高效的服务。
1.3 支撑科研活动，促进开发利用
地质档案的管理是手段，开发利用才是目的。地勘单位多年的地质工作集存了数量众多的地质档案，它是地质工作成果的主要表现形式，是国民经济建设和进一步开展地质工作、科学研究的依据和基础，具有巨大的商业价值和使用价值。不论是国家重点工程建设、基础设施建设，还是生态环境保护、矿产资源调查等，都离不开地质档案作为重要依据。相比传统的纸质载体档案，通过扫描技术、光盘技术，一份电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音等各种媒体信息，从而为地质技术人员提供更为翔实的科研材料，促进地质档案的充分利用。
2 地质档案管理存在的问题
2.1 保管状况不佳
新中国成立以来60多年的地质工作，使地勘单位积累和保存了大量珍贵的地质档案。如广西壮族自治区第六地质队截至2014年6月底，库存地质档案达到2764档，总计123045件。相当一部分地质档案，特别是20世纪60～70年代形成的地质档案资料，大多为低质蓝图和手抄本，随着时间的流逝，蓝图正在褪色，字迹正在消失，逐渐变得模糊不清，手抄本的纸张亦正在逐步老化，造成信息丢失而无法正常使用。还有一些重要矿区、典型矿床的“热点”地质档案资料，由于借阅次数多，也造成一定的破损。这些地质档案都是地质工作者长期在艰苦的环境中辛勤工作的智慧结晶，既是野外勘查过程的真实反映和记录，也是地勘单位得以发展壮大的重要基础。要想保存利用好宝贵的地质资料只能加强信息化建设，进一步加快地质资料档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，实现地质资料档案信息资源数字化，这将大大减少对纸质资料的查询，降低了纸质档案遭到破坏的可能性。
2.2 地质档案管理人员素质不高
长期以来，档案资料工作给人的印象就是几个中年妇女在故纸堆中“钢笔抄抄、糨糊刷刷、绳子扎扎”，暮气沉沉。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面，造成了档案室人才配备不合理，人员素质整体不高，表现为档案管理人员工作责任心不强、安于现状、懒于学习、计算机的操作能力不强、对地质档案数字化、信息资源开发能力不足等。
2.3 对地质档案管理工作缺乏重视
一些地勘单位的领导对地质档案认识不足、重视不够。在地质档案管理人员配备、待遇和工作经费等方面差强人意，导致高素质人才不愿从事地质档案管理工作。
3 加快地质档案信息化建设的建议
3.1 保障地质档案信息化建设的组织领导与经费投入
地质档案是一种具有特殊价值的信息资源，对经济社会发展具有重要的、不可替代的作用，是地质工作事业发展的重要组成部分，地勘单位各级领导应予高度重视，加大人力、财力的投入，尽力满足档案信息化建设所需经费，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。
3.2 提高地质档案管理人员素质，优化队伍结构
地质档案信息化建设要稳步开展，就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化建设核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员要掌握地质、物探、化探等地学专业的基本知识，了解地质勘查工作的基本过程，知道不同专业不同阶段应该形成哪些地质资料，才能按照档案管理的法律法规及相关规定、标准，根据本单位馆藏资料的类别特点，对已经收集的文字、图纸等资料，在方便查找便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目。地质资料管理人员还要能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、多媒体技术等技能。只有掌握了地质档案的形成过程和手段等专业知识，才能充分利用现代信息技术手段提高服务水平，才能更好地管好档案。因此，一方面档案管理人员必须认清形势，转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，牢固树立终身学习理念，提高自身素质；另一方面地勘单位应注意引进信息管理方面的人才，优化队伍结构，建立适合地质档案信息化和现代化需要的复合型的专业队伍，以适应地质档案信息化建设的需要。
3.3 加快实现地质档案信息化、数字化进展
地质档案是广大地质工作者长期从事艰苦野外地质工作和室内汇编整理出来的辛劳和智慧的结晶，为了便于保存、使用，纸介质地质资料数字化迫在眉睫。地质档案工作者要加快实现地质档案信息化管理，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，逐步建立起目录检索数据库和全文数据库，使档案信息能够以数字化的形式存储、传递和被使用，这既是地质工作现实要求，也是档案管理的必然取向。建立档案目录检索数据库后，档案管理人员根据借阅者的要求，只要在计算机输入资料名称、工作时间、矿种类别等任意一项或两项关键词，就可以马上从数据库中检索出有关的地质档案资料信息，方便、快捷、准确地为借阅者提供服务，极大地提高工作效率。全文数据库就是采用扫描、拍摄等方式，将纸质档案录入计算机，并建立相应的电子文档号，查阅时只要输入所需档案的电子文档号，就可以很方便查阅，不需要再到库房调用纸质档案，延长纸质档案的保存寿命。
3.4 加强地质档案信息安全管理
地质档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题，尤其是随着网络应用越来越普及，计算机的脆弱性和潜在威胁也日益凸显，涉密的地质档案，一旦通过不正当渠道泄露出去，就会对地勘单位经济利益乃至国家安全造成重大的损失。首先，要提高档案管理人员的安全防范意识，让他们了解到档案流失、泄密的严重后果，以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识，计算机要安装加密软件，实现文件的强制自动加密，自动加密文件离开单位电脑环境无法使用，这样就可以防止别有用心的人把地质资料带出。其次，要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要镜像备份，还要用光盘、磁盘、移动硬盘等工具另外储存，确保档案信息的安全。再次，地质档案工作用计算机要全部为涉密计算机，要与互联网完全隔离，并安装保密监控软件，计算机USB接口要封存，严把数据的入口、出口关。
地质档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，内容广泛，涉及地质资料的整理、开发利用，相关人才的培养等。在地质档案信息化建设过程中，必须从多方面入手，改变传统的档案管理理念，树立新的观念，加大资金投入，加强地质档案工作队伍的建设，优化档案管理的各个环节，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。
参考文献
[1]任改莲.浅谈电子时代的地质档案信息化管理[J].档案与社会，2013(2)：32～33.
[2]黄少芳，刘晓鸿.大数据时代地质资料信息化发展探讨[J].中国国土资源经济，2013(10).
导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。
一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。
要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。
一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;
二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。
档案管理标准化包括：
档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。
因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：
首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。
其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。
再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、
基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
档案信息化建设要做好，需要解决下列几个问题：
1、要有电脑室建设，将电脑维护好；
2、要有专门的电脑操作人员；
3、要有一款好用、适用的档案管理软件，如果找不到对口的，就选万能档案，在百度上搜“万能档案”就可以下载到；
4、根据单位的档案特点，建立相应的档案管理模板，然后将档案转为电子文件保存到软件里就可以了。
