档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢？笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
实现档案管理信息化可以从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。
1、将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备；
2、在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，需要从实际出发建立规范的管理机制；
3、档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。
一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
干部人事档案工作只有与时俱进，采取措施，立足实际，切实抓好干部人事档案管理以提高档案质量，才能更高效地为人事干部工作服务。而档案材料的收集与整理工作是否齐全规范，将直接影响着干部人事档案的质量。因此，做好收集与整理工作是干部人事档案工作中的重中之重。
一、档案材料的收集是做好干部人事档案工作之关键
1.主动收集。目前，有些档案材料形成部门和个人的档案意识淡薄，材料产生后把材料据为己有，不及时移交管档部门。因此，作为管档部门要随时了解干部人事档案材料产生的信息，应主动深入材料形成部门收集归档，不能被动等待，避免材料形成时间过长未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。
2.建立部门人员网络联系图，重点收集。管档人员建立部门人员网络联系图，各部门设立一名联络员，再根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料。如：三类考核材料，四类学籍材料、职称评聘材料、培训材料，五类政审材料，六类加入党团组织材料，九类工资材料、干部任免材料、调动录用材料、聘用合同书及退休审批表等重要材料，及时与联络员联系，尽快收集归档，以防止散落在部门或个人手中，从而影响档案的完整性。
3.追踪收集与经常收集。档案管理人员要经常关注个人基本信息，随时掌握所有人员的变化情况，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：学历深造、参加各类培训所掌握的技能、出国等相关信息，广泛收集材料。对新进入单位人员，要认真审查档案材料，发现缺漏的材料，要及时与相关人员或单位取得联系，尽快把所缺材料补齐入档，避免时间过长造成档案材料无法收集归档。
二、档案材料的整理是干部人事档案工作之基础
1.材料鉴定。凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，尽量避免长时间摆放或先归档不及时完善手续，导致材料形成不归范。对不属于归档范围的材料及时转送或按有关规定进行销毁。对弄虚作假者坚决反对，以确保档案的真实性。
2.技术加工，分类准确，编排有序。对折皱、破损的材料进行裱糊，对过长或过宽的材料，在不影响或损害档案材料文字内容和保持档案历史原貌的前提下，对其进行裁剪。裁剪时注意上下左右，避免裁到内容，如内容太多会被裁到可对档案材料进行折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其它材料相等。装订整齐，高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关，通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、方便利用。
3.及时、准确做好目录，录入计算机。对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。
三、档案从业者的职业素质是干部人事档案工作之必须
1.人事档案工作具有很强的政策性。干部人事档案工作目标考核中明确指出：档案管理干部必须是中共党员。这就要求档案人员要有较高的思想政治素养、作风正派、脚踏实地、责任心强，用科学发展观来指引自己的工作，起好党员模范先锋带头作用，永葆共产党员先进性。
2.人事档案工作具有很强的专业性。干部人事档案工作目标考核中要求：档案人员具有中专（高中）以上学历，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能。从事干部档案管理工作，要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术，这就要求档案人员要有一定的学习能力，才能准确领会、掌握和运用相关知识及理论指导。档案人员要经常与档案材料形成部门联系，开展好档案材料收集工作。要完成好这些工作，都需要我们的档案人员有较好的协调与沟通能力，并且具有极强的工作责任意识，把当前档案工作局面变被动为主动，保证工作顺利开展。档案人员还必须具备一定的计算机操作能力，掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中。
3.人事档案工作具有保密性、服务性。档案人员要忠于职守，一丝不苟，乐于奉献。要有高尚的职业道德，严于律己，认真负责，坚持原则，做到不该说的坚决不说。要不断思考、勇于创新，结合本单位实际情况积极探索出适合现代化的档案管理措施，以便更好地为人事干部工作服务。
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、
基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2、档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
4、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
