一、扫描处理规范
1、扫描处理规范
（1）扫描前准备工作
1.1 文件准备：文件应按照规定格式准备，文件的尺寸、页码、页边距、页眉、页脚等都应按照规定格式准备，以保证文件的质量。
1.2 确定扫描份数：根据文件的数量，确定扫描份数，以保证文件的完整性。
（2）扫描处理
2.1 扫描设备：使用高清晰度、高质量的扫描设备，以确保扫描效果。
2.2 扫描质量：保证扫描质量，以确保图像的清晰度和完整性。
2.3 扫描格式：文件扫描后，应以PDF格式存储，以保证文件的完整性。
2.4 文件备份：扫描后的文件应备份，以防止文件丢失。
二、文件存储规范
1、文件存储规范
（1）文件存储结构：文件应按照主题、类别、时间等进行分类存储，以方便查找。
（2）文件存储路径：文件存储路径应明确，以便查找文件。
（3）文件命名：文件命名应简洁明了，以便查找文件。
（4）文件备份：文件应定期备份，以防止文件丢失。
1、基本原则：
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对象的确定原则：
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
3、符合国家法律法规的原则：
纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4、价值性原则：
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
5、安全保密管理原则：
确保档案原件和数字化档案信息的安全。
6、完整性原则：
纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
扩展资料：
档案整理的步骤：
1、目录数据准备：
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。
2、拆除装订：
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
3、区分扫描件和非扫描件：
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整：
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、 档案整理登记：
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6、装订：
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
参考资料来源：安乡县档案局-中华人民共国行业标准纸质档案数字化技术规范
任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。
档案数字化加工流程
前期档案整理
档案借出
从档案室接件，填写档案移交清册，一式两份。拿到档案后，开始核对档案数量，数量核对无误后签字确认，将档案拿回加工现场。
目录数据准备
按照各类档案整理规定的要求，在档案管理系统著录目录数据。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、日期、起止页号等，应进行修改。
拆除装订
在不去除装订物情况下，会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，褶皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
档案扫描
扫描方式
（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描。
（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。
扫描色彩模式
（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。
扫描分辨率
（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应设为200-300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
图像处理
图像数据质量检查
（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
纠偏、去污、图像拼接、裁边处理
（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
（4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
图像存储
存储格式
（1）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用PDF格式存储。
（2）采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用PDF格式存储。
图像文件命名
（1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。如图像文件较大，不便于网络浏览，可拆分为多个图像文件，文件名后增加A、B、C等区别。
（2）分别建立文件夹，以文件档号命名，并存储对应图像文件。
数据挂接
将每一份纸质档案扫描所得的图像存储到相应档号的文件夹后，认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中文件的总页数是否相同等。通过每一份图像文件所在文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005
1 范围
本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235.1 连续色调静态图像的数字压缩编码
GB／T 17235.2 连续色调静态图像的数字压缩编码
GB／T 18894?2002 电子文件归档与管理规范
ITU(CCITT)G3 二值图像压缩算法
ITU(CCITT)G4 二值图像压缩算法
DA／T18?1999 档案著录规则
档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发[2001]6号
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
数字化 Digitization
用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
3.2
纸质档案数字 化Digitization of Paper?Based Records
对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
3．3
数字图像 Digital Image
表示景物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4
黑白二值图像 Binary Image
只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
3．5
连续色调静态图像 Continuous?tone Still Image
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字
图像。
3．6
失真度 Distortion Measure
对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原
件色彩、几何、压缩算法等差值。
3．7
可懂度 intelligibility
表示数字图像向人或机器提供信息的能力。
3．8
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表现。
3. 9
分辨率 Resolution
指单位长度内图像包含的点数或像素数。
3.10
TIFF Tagged Tmage File Format
标记图像文件格式。一种基于标记的无损（不丢失信息）压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。因为它存储图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。
3.11
JPEG Joint photographic Experts Group
联合照片专家组。一种丢失少量信息的压缩格式，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要计算机平台和Web浏览器。JPEG格式文件小，影像质量多数情况下均可接受。考虑储存空间及传输效率，原件为彩色的档案可迁此格式复制储存。
4 数字化基本流程
纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序。
4．1 案卷整理
对需要扫描的案卷进行适当整理，做出标识。
4．2 目录建库
为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库。
4．3 批量扫描
按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描。
4．4 数据处理
4．4．1 对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。
4．4．2 对裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件，以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份。
4．5 信息存储
根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存。
4．6 检索利用
按用户需求提供检索利用。
5 案卷整理
在批量扫描之前，按下述步骤对案卷进行整理，确保档案数字化质量。
5．1 分件
5．1．1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开。
5．1．2 在扫描件中将大图、照片插入指示页，便于扫描工序批量扫描，实际图像放在图像处理时进行重扫，替换指示页。
5．1．3 填写《数据加工过程处理单》(见附录A)，对需要特殊处理的页，标识清楚。
5．2 分页
对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注。如在标注中与原档案中的件数、页号不一致，应以此为准。
5．3 拆卷
去除档案中原来的装订物，以便后续扫描工作的进行。
5．4 装卷
按档案保管要求恢复原装订。
6 建目录库
6．1 目录著录
根据DA／T18确定档案著录项，并进行著录。
6．2 数据格式选择
所选定的数据格式通用，应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文
档进行数据交换。
6．3 目录输入
将著录好的目录输入计算机内，建立机读目录数据库。
7 批量扫描
7．1 扫描方式
纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式。
7．1．1 页面为单色文字的纸质档案，宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件，可采用连续色调图像扫描。
7．1．2 字迹清晰、不带图片的档案材料，采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料，可采用连续色调图像扫描。
7．2 分辨率选择
7．2．1 单色页面档案文件，扫描分辨率一般建议选择100~200dpi。
7．2．2 彩色页面档案文件，扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行。
7．2．3 大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(如A0)、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接。扫描分辨率应选择1OOdpi以上。
7．2．4 需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准。
7．3 特殊页面的扫描
7．3．1 粘贴页与表格
对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决
7．3．2 一般文本流程图
采用适当的分辨率扫描及局部深化技术，确保文本流程图清晰。同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作。
7．3．3 插图
采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证原来的页面布局和插图清晰。
7．3. 4照片
对于页面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式扫描，确保照片清晰度，同时可避免图像存储空间过大。
7．4 文件命名方式
7．4．1 建立文件夹
扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立，其中的每一份文件也需要单独建立文件夹。
7．4．2 文件夹命名方法，以档案实体中的档号命名，一般为3位数，不足3
位数的左边补“0”。
8 数据处理
8．1 图像处理
8．1．1 纠偏
对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于1度。(图像偏斜不超过页面内半个文字)。
8．1．2 去污
去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
8．1．2．1 局部去污，如去除黑边、污点。
8．1．2．2 整体去污，可一次性去除页面上的污渍。
8．1．3 拼接
为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的数字图像进行拼接。
8．1．4 校对
8．1．4．1 一次校对，检查扫描完的图像质量情况，对不合格的图像进行标记退回重新扫描。
8．1．4．2 纠错处理，根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质
量等问题，结合《数据加工过程处理单》(见附录A)情况，对每份图像进行相应的处理。
8．1．4．3 二次校对，对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查，并
标记图像处理过程中不清晰的页面。不合格的退回重新处理。
8．2 数据质量检查
8．2．1 文字录入质量
对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制，保证错误率低于3‰。
8．2．2 图像质量
对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量。
保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写、印刷字的情况。
8．3 数据挂接
档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制。
在生成裸数据光盘之前，根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等，如不相等则不能生成裸数据光盘，可打印出清单，回退给图像处理人员补扫。
8．4 数据检验
8．4．1 将裸数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件。
8．4．2 对数据进行检验，给出合格或不合格结论。
8．4．3 将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式，拷贝到活动硬盘上。
8．4．4 系统应自动记录检验进度。
8．5 数据上载
档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总，其中数字图像自动搜索对应的目录数据，加入对应的电子地址数字图像文件名，建立起一一对应的关系。
8．6 数据备份
定期对服务器的各类数据进行备份，防止数据丢失。
9 信息存储
以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式。采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储。
数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储。
9．1 压缩存储格式
档案数字图像格式采用TIFF和JPEG数字压缩编码。
9．1．1 黑白二值图像
黑白二值扫描图像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值图像压缩算法，压缩率就绪（Cr)为15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值图像压缩算法，压缩率(Cr)为3 O：1。
9．1．2 连续色调静态图像
连续色调静态图像采用JPEG数字压缩编码，平均压缩率(cr)为15：1。
9．2 编码方式
应尽是采用实时操作性强的编码方式。失真度编码，用较少的比特率获得较好的图像质量；无失真编码，以低压缩保持信息的不失真。一般情况下
宜采用国际通用编解码算法。
9．3 存储方式与载体
可选用在线和离线、不同载体进行存储。
10 检索利用
10．1 检索利用方式
档案数字图像检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式。
局域网中传输利用，应保证数据在内部局域网10Base?T带宽下，平均1秒内显示响应完成。互联网中传输利用，互联网56Kbit／s带宽下，平均5秒内显示响应完成。为此要求一般每页档案数字图像的存储容量为50K以内。
10．2 检索软件配置
检索软件应符合国家档案局制定的《档案管理软件功能要求暂行规定》的各项要求。检索软件应具备目录检索与档案数字图像方便调阅的基本功能。
要求为应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。
登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等，如需要进行OCR识别的档案应注明。在登记的同时应注意核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单填写扫描件的页数是否一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫，并在登记表上注明原因和处理方法。
一、档案人员岗位责任制 1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。 2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。 3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。 4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。 5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。 6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。 7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。 8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。 9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。 10、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。 11、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。 二、档案保管制度 1、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。 2、保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。 3、档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。 4、随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。 5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。 6、库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。 7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。 8、档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。 三、档案复制制度 1、要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。 2、复制档案中的内容，须经处领导同意，由档案管理人员进行复制。 3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。 4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。 四、档案查借阅制度 1、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。 2、本处有关科室因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。 3、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经本处领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。 4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。 5、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。 6、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。 五、档案库房管理制度 为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。 1、保持库房内清洁卫生，整齐美观，坚持不定期查库，并认真做好记载。 2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁，不允许非库房管理人员进入库内。 3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%范围内，并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。 4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。 5、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。 六、档案立卷归档制度 1、归档范围 凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。 2、归档时间 （1）各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。 （2）堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。 （3）财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。 3、归档要求 （1）归档的文件材料一般一式一份，本单位发文、基建项目档案一式贰份，堤防建设项目档案按上级要求制定份数。 （2）自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。 （3）归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。 （4）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。 （5）归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。 4、归档手续 移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。 七、“三纳入”、“四参加”制度 1、将档案工作纳入到堤防处工作计划，领导工作议事日程、岗位责任制中。 2、堤防处有关会议要有档案部门或专（兼）职档案人员参加。 3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专（兼）职档案人员参加。 4、科技项目的鉴定，有档案专职人员参加。 5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。 档案人员参加以上活动中带回的图片资料，必须及时登记和整理，分类立卷归档，不得作为私有，一经发现，从严处罚。 八、档案史料编研制度 1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门，编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料，坚持做到经常不断的搞好编研和开发，以满足各方面利用档案史料的需要。 2、根据堤防处各项业务工作需要，档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。 3、深层次的编研工作，可根据堤防处的特点，由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。 4、编研的档案史料，只限堤防处内部使用，不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要，外借或向社会公布档案资料时，必须经处分管档案工作的领导批准后，方可办理手续。 九、文书材料归档制度 1、本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。 （1）文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。 （2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，向综合档案室移交。 （3）科技档案，应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。 （4）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。 2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的，凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、帐簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。 3、归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。 4、凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。 5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。 6、按年度归档的档案（如文书、会议……档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年；非诉讼案材料，归入结案年。 7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；非诉论案件卷，结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。 8、卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即： 装订的卷，在有文字的每页文件的下面右上角，背面左上角编全卷文件统一的顺序页号； 不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号； 图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。 9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。 （1）填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）； （2）对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制； （3）对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内； （4）会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容； （5）填写卷内文件目录的字迹要工整； （6）填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上； （7）卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。 10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。 11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。 12、凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依预先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。 13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。 14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。 十、档案移交制度 1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本处必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。 2、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。 3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作作好准备。 4、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。 十一、会计档案管理制度 为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。 1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室保管。 2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。 3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。 4、调阅会计档案，须由财务科长陪同借阅。 5、对保管期已满的会计档案，由综合档案室提出销毁意见，经处档案鉴定销毁小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员在销毁清册上签字盖章。 十二、声像档案管理制度 为了加强声像（照片、录相带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。 1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。 2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。 3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。 4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。 5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。 6、严格做好声像档案的保密工作。 十三、实物档案管理制度 为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。 1、对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。 2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。 3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。 4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。 5、实物档案的借出，必须经处领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。 6、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。 7、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。 十四、档案保密制度 1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。 2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。 3、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。 4、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。 5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。 6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。 7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。 8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。 9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。 10、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。 十五、档案鉴定销毁制度 1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。 2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。 3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。 4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。 5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。 6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。 7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。 8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。 十六、档案利用制度 1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。 2、外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅。 3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。 4、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。 5、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借手续，最多不得超过7天，借用份数每人每次不得超过3份。 6、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究。 7、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。 8、凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作。 9、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按《档案法》及有关规定严肃处理。 10、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。 11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构，编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料，以提高档案的查全率。 十七、档案统计制度 1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。 2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。 3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。 4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。 5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。 6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。 7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。
