监理单位档案管理工作流程
一、组织编制监理单位档案：
1.根据监理单位工作职责，编制监理单位档案，包括建设项目管理档案、建设项目审核档案、建设项目监理报告档案、建设项目监理报告审核档案等；
2.组织工作人员按照监理单位档案编制要求，按照规定的格式填写档案内容，并将档案归档；
3.每年定期对监理单位档案进行归档、更新和清理，以确保档案内容的准确性和完整性。
二、管理监理单位档案：
1.建立健全监理单位档案管理制度，明确档案管理职责，健全档案管理流程，规范档案管理操作；
2.建立监理单位档案管理信息化系统，实现档案的电子存储、查询、调取等功能；
3.定期对档案进行清理、整理，建立档案索引，提高档案管理效率；
4.定期对档案进行安全检查，确保档案安全；
5.严格实施档案管理制度，建立档案台账，定期对档案进行复核，确保档案的真实性和完整性。
档案管理的流程是什么
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
监理单位档案管理工作流程
1、收集档案：档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散而形成的，为便于将来使用，需要挑选散乱的文件，选择其中重要部分集中保存，以便将来利用，从而形成档案收集工作。归档工作是指档案从分散到集中的过程，是档案工作的起点。
2、档案整理：档案工作人员拿到档案后，首先要把档案归类，包括归档编号，归档页码，撕开粘贴页，页号写错，重新编号，对可拆订的文件做拆订处理，以便在扫描时进行分批处理。
如发现褶皱不平影响后期扫描质量的文件，应作相应的处理；如果文件有破损，应首先进行技术修复，并做好标注；对破损严重无法修复扫描的文件，要做好区分标注。
3、档案鉴定：随着档案数量的不断增加，一些档案失去了保存价值，为了防止庞杂，需要剔除那些失去保存价值的档案，同时也要区分档案不同的保存价值，以实现档案的分级保管，发挥重要档案的作用，从而形成档案鉴定工作。
4、影像检查与处理：
扫描仪完成后，采用自动处理和人工逐幅检查图像质量，包括图像顺序与原始档案记录是否一致，有无漏扫、重张等现象，图像有无黑边、折角及图像偏斜度、清晰度、失真度等图像质量，并及时进行调整，保证图像顺序正确。
5、完整的OCR识别：
若项目需要实现全文检索，则扫描图像处理完毕后需要使用专业的识别软件对数字图像进行全文OCR。若使用者对识别成功率有严格要求，还需另加手工校对，校对结束后将版式还原转换为双层PDF文件格式，可实现无障碍的全文检索。
6、提供利用：保存档案的目的是为各项工作提供服务，充分发挥档案功能。为使档案的作用能及时、充分地发挥，需要开辟各种途径，采取各种形式、方式，将档案的利用方法介绍给利用者，从而形成对档案的利用。
监理单位档案管理工作流程
为了系统完整地的保存和科学地管理我所的建设监理档案，根据本所《监理工作管理规定》和国家《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程监理规范》的有关规定，结合本所的具体情况，制定本办法。
第一条建设监理档案，是指我所在对受托建设项目实施监理的过程中形成的各种文字材料、图纸、图表、照片、音像记录等技术文件的总称。是我所全体工程技术人员和管理人员的.劳动成果和智慧结晶，也是我所对监理的建设项目实施专业化管理和科学控制的真实记录。它对我所的业务拓展和进一步发展具有极其重要的意义。
第二条建设工程文件的归档包括两方面含义：一是项目监理机构将监理过程中形成的文件向本所监理部移交；二是项目监理机构将监理过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
第三条监理档案的形成、收集、整理责任人是项目总监理工程师。项目总监理工程师应在项目竣工验收后的一个月内，将根据本办法整理的监理文件完整地移交给监理部，由监理部进一步编目、组卷、装订并保存。只有合格地完成了归档工作，项目的监理工作才算告一段落。
第四条为便于监理档案的编制和查阅，监理文件的分类和编码统一规定如下：每一份监理文件均采用一组九位代码来表示，例如：
D J 2 0 1 0 2 0 1
第1位：D含义是“档案”类，以区别于“图书”“资料”；
第2位：填写字母J或S。J含义是“建筑安装工程”；S含义是“市政基础设施工程”；
第3位：表示文件的大类，以数字来表示。“1”代表工程准备阶段文件；“2”代表监理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工图；“5”代表竣工验收文件；
第4、5位：表示文件的小类，以阿拉伯数字编码。编制人按照《建设工程文件归档整理规范》中的附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》（以下简称附录A）的顺序编号；如“立项文件”为1、“建设用地、征地、拆迁文件”为2等等。
第6、7位：表示文件属类，是小类项下的分项，依照附录A中“○”的数字编写，如不划分属类时可分别填写“0”、“0”。
第8、9位：为文件流水号。
本例代码含义为：建筑安装工程挡案—监理文件—监理规划—监理实施细则一份。
第五条一切依法监理的证明文件和监理质量的证明文件及作为监理成果的结论性文件，均应属于归档范围。具体内容如下：
1工程项目监理机构及负责人名单；
2施工合同文件及委托监理合同；
3勘测设计文件；
4施工许可证和安全许可证；
5监理规划、监理实施细则；
6分包单位资格报审表；
7设计交底及图纸会审会议纪要；
8施工组织设计（方案）、专项施工方案、安全施工组织设计报审表；
9工程开工/复工报审表、工程开工/工程暂停令；
10测量核验资料；
11工程进度计划及控制资料；
12工程材料、购配件、设备的质量证明文件及检查、试验资料；
13施工试验资料；
14设计变更和工程变更资料；
15隐蔽工程验收记录；
16工程计量单和工程支付证书；
17监理工程师通知单、监理工作联系单、会议纪要、往来函件；
18各种报验申请表；
19监理日记、监理月报；
20质量缺陷和质量事故的处理文件；
21检验批、分项（子分项）、分部（子分部）、单位工程的验收资料；
22索赔文件资料；
23竣工结算审核意见书；
24工程项目施工质量评估报告等专题报告；
25监理工作总结；
26鉴于每个项目具体情况不同，归档资料不一定都如上所列齐全，但绝不能少于附录A中规定监理单位应保存的文件内容。
第六条归档的工程文件应为原件，其幅面尺寸为A4幅面。
第七条监理档案的保存期限和密级从《建设工程文件归档整理规范》的规定。
第八条监理档案应有专人保管；监理档案的到期销毁必须经所主管领导批准并登记造册，由指定人员见证销毁。
第九条外单位来所查阅或复印档案资料，须持单位介绍信，并经所主管领导批准。有密级的档案一般不外借。如工作需要确需借阅时，须经所主管领导批准。
资料员工作的具体流程资料员岗位职责
1．2．1在项目上负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
（1）负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作
（2）收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档。
1．2．2参加分部分项工程的验收工作
（1）负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档；
（2）监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步；按时向档案室移交；
（3）负责向市城建档案馆的档案移交工作；
（4）指导工程技术人员对施工技术资料（包括设备进场开箱资料）的保管
1．2．3负责计划、统计的管理工作
（1）负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表；
（2）负责与项目有关的各类合同的档案管理
1．2．4负责工程项目的内业管理工作
（1）协助项目经理做好对外协调、接待工作；
（2）负责工程项目的内业管理工作
1．2．5完成工程部经理交办的其他任务
档案管理的工作流程与内容
档案管理工作流程：
一、立卷归档
档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。
二、借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
三、收集、交接、整理、统计工作
1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整
2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷
3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）
4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导
5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷
6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案
7、档案室对案卷进行分类、整理
8、编制档号
9、编制案卷目录等各种检索工具
10、入库
11、做好档案的统计、保安
12、开展档案的利用
13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工
四、鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。
兼职档案管理员做好档案整理的工作流程？
年中即将来到，不少企业或者机关单位要开展档案的规整工作。兼职档案管理员，在这段时间主要进行档案的规整以及录入。所以要做好一个合格的兼职档案管理员，首要要了解以下几点兼职档案管理员的工作职责：
1、负责管理各个部门产生的档案材料，包括文件材料的接收、整理，档案的提供利用等。
2、责任心强，维护档案历史真迹，确保档案的真实性和安全性，据实用档，切实履行保密义务。
3、确保档案收集工作的规范性，并督促各部门及时归档。
4、完整接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。
5、完成领导下发的任务。另外兼职档案管理员也要对档案整理工作流程及要求了解清楚一、收集了解部门职能职责，将平时在工作活动中形成的文字，图表，声像等材料完整地收集起来。
二、鉴定对收集的材料逐份鉴定，看是否属于部门文件材料的归档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于部门归档的文件材料，按照档案整理流程及要求逐一整理。
三、分类根据文件、图表的形成规律，将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。
四、组卷组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；
设备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
五、案卷及卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列；
2、竣工图按专业、图号排列；
3、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。此外，卷内文件页号、加盖档号章与档号、卷内目录、案卷封面和案卷脊背的编制，填写案卷目录以及档案盒的规格各单位都有独立具体的要求。
在档案整理完毕后，根据档案盒的盒号顺序依次放入档案密集架，档案整理工作也就结束了。
